Lutando para manter o controle sobre seus provedores de folha de pagamento? Você não está sozinho

A gestão de provedores é um problema que está aumentando a agenda da folha de pagamento. Este é agora o segundo desafio mais urgente para profissionais de folha de pagamento em todo o mundo.

Mais de um terço dos entrevistados em nossa pesquisa mais recente com a Global Payroll Association (GPA) acredita que a gestão de provedores é um dos desafios mais significativos que eles enfrentam. E, parece estar se tornando um desafio para as organizações à medida que continuam a expansão internacional.

"Um dos principais benefícios que as empresas esperam que seus provedores ofereçam é o conhecimento e o idioma local”, diz o diretor de RH e folha de pagamento da TMF Group, Darren Beal. “Mas, muitas vezes, o provedor externo de RH e folha de pagamento opera em um centro de serviços global. Sim, eles podem oferecer uma pessoa de contato como gerente de conta, mas essa pessoa não tem necessariamente experiência em folha de pagamento local e conhecimento do idioma local em todos os países. Essas pessoas interagem regularmente com provedores externos para responder a consultas, mas se a mensagem mudar devido a um mal-entendido, a resposta verdadeira é muitas vezes mal interpretada, causando frustração ao cliente.

“Existe apenas um pequeno setor de empresas que oferece expertise local direta, sendo a TMF Group uma delas.”

Contatos inacessíveis

Um dos problemas mais comuns identificados foi o fato de que os gerentes de contas não são tão acessíveis quanto deveriam. Pode demandar algum tempo localizar a pessoa certa para responder a uma consulta ou resolver um problema e ter que telefonar ou responder os e-mails não respondidos várias vezes.

As vezes, há muitas camadas de pessoal ou da administração para navegar antes que uma resposta satisfatória a uma consulta de folha de pagamento seja obtida.

Outro ponto problemático é a dificuldade enfrentada quando um cliente identifica um problema. Os procedimentos de escalonamento na empresa fornecedora podem ser lentos e ineficientes, e o problema pode se tornar uma crise antes que a ajuda possa ser contratada. “É aqui que o acesso direto aos especialistas locais e à gestão do assunto é uma grande vantagem”, acrescenta Darren.

Problemas de coordenação

Para clientes que operam em vários países, os desafios da gestão de provedores podem ser arriscados e árduos. A contratação de um provedor local para cada país faz com que o intercâmbio de conhecimentos e a coordenação de tarefas nas diferentes regiões seja complexa e demorada. Diferentes provedores oferecerão diferentes níveis de serviço e produção, sem indicadores-chave de desempenho comuns. Isso causa problemas desde uma perspectiva central de geração de relatórios e significa que não há uma visão única do processamento da folha de pagamento global. A falta de coordenação dos resultados negociados em múltiplos contratos foi outra questão destacada na pesquisa da folha de pagamento global.

A contratação local de contratos individuais pode fornecer uma solução barata em cada país, mas significa negociar e gerenciar diferentes acordos e níveis de serviço. A carga administrativa pode ser pesada, e as empresas podem ter que estabelecer um departamento interno apenas para controlar inúmeros provedores no país, verificando constantemente se estão em dia com a legislação e os regulamentos locais.

“Aqui é onde um provedor externo experiente como a TMF Group se torna um parceiro de confiança”, explica Darren. “Podemos fornecer conhecimento local com alcance global, oferecendo uma abordagem consistente à folha de pagamento global em todos os países onde nossos clientes operam. Alertar de forma proativa os clientes para as necessidades regulatórias de cada jurisdição que se aplicam ao seu negócio, ajudamos a garantir o compliance em toda a empresa”.

Um provedor global pode oferecer economias de escala, com risco reduzido, mantendo a confiança do cliente em sua solução de fornecimento inteligente e deixando-a livre para se concentrar em alcançar suas metas de negócios.

"Muitas pessoas não conseguem entender que não há um sistema de folha de pagamento global, mas há empresas como a TMF Group que gerenciarão tudo para elas", diz Darren.

A TMF Group oferece uma solução especializada em software de folha de pagamento global, o TMF Horizon, com um portal interativo e seguro para fornecer uma visão clara dos dados da folha de pagamento em vários países. O serviço, respaldado por contatos locais com know-how, conhecimentos linguísticos e experiência no mercado, garante uma abordagem consistente e bem gerenciada que reduz riscos e agrega valor com recursos analíticos para maximizar o potencial dos dados de folha de pagamento de uma empresa.

“À medida que as empresas expandem geograficamente, elas buscam ajuda especializada para gerenciar sua folha de pagamento global. Se trabalhar com um provedor externo é a melhor opção, é essencial contratar um provedor que possa fornecer o serviço e os padrões exigidos, sem colocar a empresa em risco por meio de procedimentos inadequados, problemas de comunicação ou processos ineficientes”, acrescenta Darren.

Saiba mais sobre as últimas tendências em folha de pagamento em vários países fazendo o download do relatório: A mudança está chegando: a pesquisa anual de folha de pagamento em 2017.

Descubra como nossas soluções de RH e folha de pagamento podem ajudar a impulsionar a eficiência em sua organização.