Empregar pessoas traz consigo uma variedade de documentos – desde informações sobre treinamento, habilidade e recrutamento até detalhes pessoais e confidenciais, tais como endereços, salário e registros disciplinares.
Ainda que muitas dessas informações costumassem ser armazenadas em armários de arquivos nos escritórios de RH, elas vêm sendo cada vez mais digitalizadas. Isso traz imensas vantagens – mas também riscos.
Com o aumento de análises de RH em nuvem, também aumenta o risco de vazamento de dados. E com um aumento nas regulações que focam em como dados pessoais devem ser cuidados, os times de RH devem ter um processo claro, rígido e transparente para o armazenamento e uso de qualquer dado que tenham sobre seus funcionários.
O que é considerado “dado do colaborador”?
Isso se refere tanto à informação que você tem sobre colaboradores individuais quanto sobre o quadro de funcionários em sua totalidade. É qualquer dado que você armazene para análise, tais como o monitoramento de férias, bônus, licenças maternidade, planos de saúde e outros benefícios e até mesmo performance, diversidade ou faltas em todos os escritórios.
Estes dados podem ajudar administradores de RH a ter uma visão geral das tendências do quadro de funcionários, o que pode por sua vez ajudar na tomada de decisão nos níveis mais altos. Por exemplo, se seus principais tomadores de decisão têm informações sobre a performance dos colaboradores ou lacunas de habilidades, podem alterar a estratégia de negócios de acordo com elas.
Quer esses dados sejam armazenados online, em um servidor ou em um arquivo, há regulações que ditam como você deve lidar com a informação e como armazená-la.
Mantendo-se atualizado
A manutenção contínua dos dados de colaboradores já é um desafio por si só.
Durante o tempo de um funcionário com sua empresa, um indivíduo pode tirar férias, casar-se, ter filhos, ficar doente ou ser bem-sucedido em uma promoção. Cada uma dessas mudanças exigirá uma atualização de seus registros. Multiplique isso pela totalidade de um quadro de funcionários e o volume de dados se torna imenso – mas as consequências por erros são severas.
É a magnitude de manter esses dados de colaboradores que se torna uma carga administrativa para profissionais de RH,, onde pontos de pressão comuns incluem a manutenção correta de registros e atualizações periódicas para atender as expectativas de funcionários ou regulações governamentais.
O risco do não compliance local
Uma das maiores mudanças recentes em termos de compliance foi a implementação da Regulação Europeia de Proteção Geral de Dados (GDPR) para o gerenciamento dos dados pessoas de indivíduos – e esses dados pessoais podem incluir as folhas de pagamento de seus funcionários e até mesmo suas matrículas. Teoricamente, as consequências de quebrar o GDPR podem ser imensas, então o compliance deve ser checado cuidadosamente em todas as jurisdições.
Outro exemplo é o eSocial, um projeto do governo brasileiro para unificar o envio de dados de empresas e funcionários. Ele é uma ferramenta de registro digital de escrituração, impostos, previdência social e obrigações trabalhistas transformados em uma coisa só. O sistema único substituirá a necessidade de enviar relatórios separados para a Previdência Social, Receita Federal e Ministério do Trabalho Brasileiro. A expectativa é que o eSocial reduzirá a burocracia e aumentará a responsabilidade das empresas de prover informações. Mas, novamente, esta é uma mudança nova que empresas com operações no Brasil precisam levar em conta se não quiserem sofrer penas.
Onde um único profissional de RH está dando suporte a muitos países, pode ser muito difícil se manter em dia com mudanças em regulações e procedimentos locais. Portanto, é importante trabalhar com parceiros locais que possam suprir este conhecimento e as habilidades necessárias para ajudar você a se manter em compliance localmente.
Como podemos ajudar
Ainda que as diferenças culturais possam estar dentro das expectativas, uma coisa é certa onde quer que você esteja: os funcionários esperam um registro preciso, já que erros podem ser muito pessoais para eles.
Gerenciar dados de colaboradores de uma maneira em compliance e eficiente pode ser trabalhoso se você não estiver atualizado com as regulações de todos os países ou jurisdições onde você tem um escritório – e parcialmente para aqueles escritórios menores e mais remotos onde não há presença local de RH.
A TMF Group ode ajudar. Nossos serviços de administração de RH incluem a manutenção e monitoramento de dados, e a administração de aspectos que incluem licenças, benefícios e contratos temporários. Faça o download do nosso eBook (disponível em inglês) para descobrir a importância da administração de RH, ou contate um de nossos especialistas locais. Com operações no mundo todo, a TMF Group pode dar suporte a seus funcionários em todo seu tempo com a sua empresa – desde a integração até o desligamento.