Soluções de tecnologia devem colaborar perfeitamente com a expertise local para que empresas internacionais cuidem de seus funcionários e mantenham a boa reputação onde quer que operem.
Esta foi a principal conclusão de Maxine Gardner, Diretora Internacional de Folha de Pagamento da Lenovo, em uma conversa recente com Anne Clifford, Head Global da TMF Group de RH e Folha de Pagamento no Instituto Global de Gestão de Folha de Pagamento.
As pressões e oportunidades para que as empresas operem cada vez mais em muitas partes do mundo levam a uma maior mobilidade e maior flexibilidade em acordos de trabalhos para muitos de seus funcionários.
Ao mesmo tempo, autoridades locais e nacionais estão impondo mais leis, regras e regulações em relação a impostos, compliance e direitos trabalhistas e benefícios. Elas querem mais e mais informações para checar se as empresas estão agindo corretamente.
Gerenciar folhas de pagamento em uma empresa global nunca foi mais complexo, ainda mais quando se considera a remuneração apropriada e em tempo adequado para funcionários e que as empresas precisam se manter com uma boa reputação.
Aqui estão as principais dicas da Maxine para fazer isso da maneira correta.
1. Utilize locais – lembre-se: Inglês não é tão falado quando você pensa
Ainda que as soluções tecnológicas estejam cada vez mais relevantes, executivos de empresas devem prestar muita atenção a línguas e culturas locais.
Inglês é a língua global dos negócios, mas para funcionários na maioria dos países, é uma segunda língua no melhor dos casos. Profissionais de folha de pagamento locais devem lidar com funcionários, autoridades e reguladores em sua língua nativa.
2. Não seja enganado pela aparente semelhança das regras e regulações entre jurisdições
Apesar das aparências, requerimentos jurisdicionais são quase infinitamente variáveis ao longo do espectro de remuneração de funcionários e estruturas de benefícios – salário-base, horas extras, contribuições de aposentadoria, esquemas de ações, férias pagas, licença paternidade e maternidade, planos de saúde e treinamentos pagos.
Gestores responsáveis por muitas jurisdições devem esperar terem que lidar com vastas variações em cada uma delas em termos do que as autoridades requerem das empresas e como elas processas impostos de funcionários e outras deduções. O que pode ser muito parecido ‘no papel’ para mais de uma jurisdição pode muito bem ser interpretado de uma maneira muito diferente em outra.
Por exemplo, há diferentes limites para reembolso de educação em diferentes jurisdições. As regras de impostos e relatórios para programas de ações de funcionários (esquemas de ações) variam muito. O relatório de um funcionário e seu tratamento fiscal pode mudar em uma transferência para outro país.
3. Não espere portais online onde quer que você vá
A digitalização não é universalmente aplicada. Você precisará de pessoas no local para lidar com certos processos. Em alguns países, os funcionários ainda precisam aparecer pessoalmente para preencher documentos de restituição de impostos.
4. Para evitar penalidades de compliance no futuro, garanta que seus sistemas de software foram configurados da maneira correta desde o começo
O software de folha de pagamento deve satisfazer os requerimentos locais de privacidade, proteção e segurança de dados e ainda poderem ser facilmente atualizados, dada a frequência com que regras e regulações mudam. Implementar e atualizar plataformas de software requer um plano de projeto robusto com tempo o suficiente para testes. Para evitar a responsabilização pelo não compliance, a empresa deve checar que seu sistema de software seja configurado corretamente desde seu lançamento. Se o tratamento fiscal for tido como incorreto por autoridades locais, mesmo anos depois, podem haver penalidades severas.
5. Lembre-se que trabalhar de casa nem sempre é uma opção barata
O trabalho remoto ou de casa avançou com a tecnologia à medida em que alguns funcionários buscam melhorar seu equilíbrio entre o trabalho e a vida profissional, mas isso pode ser custoso para os empregadores. Regulações e tratamentos fiscais tipicamente variam ao longo de fronteiras nacionais, estaduais e provinciais. Algumas autoridades podem até considerar o estado ou província no qual um funcionário trabalha regularmente como uma entidade separada – com cargas específicas jurídicas, de saúde e segurança, além da tributária.
6. Combine a análise de dados com o acesso à expertise jurídica local
Os times locais de folha de pagamento devem ter acesso constante a mudanças na legislação via comunicação interna, fornecedores bem informados e participação individual em eventos da indústria. No nível macro, as empresas podem ter um controle melhor sobre as tendências globais de folha de pagamento e compliance por meio da análise de dados. Com um sistema global bem gerenciado de folha de pagamento, é muito mais fácil analisar e reportar dados de folha de pagamento e validar pagamentos para corpos estatutários.
7. Dê a você mesmo tempo para estar em compliance
Prestar atenção aos requerimentos de compliance é particularmente importante quando se está estabelecendo ou adquirindo outra empresa em um novo território. Profissionais de folha de pagamento precisam se engajar com seus negócios locais adiantadamente para garantir que tempo e recursos suficientes foram separados para atender a requerimentos legais e de entidades fiscais.
8. Comuniquem-se
Acima de tudo, é essencial estabelecer uma cultura onde profissionais capacitados de folha de pagamento têm confiança para identificar possíveis problemas e aconselhar a gestão sobre o que precisa ser feito.
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A TMF Group tem profissionais de RH e folha de pagamento em mais de 80 jurisdições para atender aos seus requerimentos de folha de pagamento e oferecer o conhecimento que você precisa além da folha de pagamento: um profundo conhecimento de RH e compliance local.
Entre em contato conosco para saber mais sobre nossos serviços.
- Maxine Gardner, Diretora Internacional de Folha de Pagamento na Lenovo, e Anne Clifford, Head Global de RH e Folha de Pagamento na TMF Group, falaram recentemente em um painel organizado pelo Instituto Global de Gestão de Folha de Pagamento (GPMI). Ouça a gravação do webinar.
- A TMF Group publicou um relatório sobre as complexidades de construir e gerenciar um quadro de funcionários global como parte de sua série anual do Índice Global de Complexidade Corporativa. Você pode fazer download do relatório aqui.
- O relatório completo, uma investigação independente sobre a facilidade de se fazer negócios em 76 jurisdições, resultou em uma análise profunda, cobrindo a expansão internacional e operações sustentáveis em três áreas-chave: contabilidade e impostos, RH e Folha de Pagamento e Secretariado Corporativo. Faça download do Índice Global de Complexidade Corporativa completo.