Um Chief Financial Officer estabelecendo diversas empresas na Europa aprendeu do jeito mais difícil sobre o compliance. Suas experiências, incluindo ter uma vez enfrentado uma possível conta de US$50 milhões em IVA insuficientemente pagos e multas, levaram ele a prestar mais atenção para estar com uma boa reputação com as autoridades locais quando estava estabelecendo empresas internacionalmente. Obviamente, ele quer se manter anônimo enquanto reflete sobre alguns dos aspectos mais difíceis de se entrar em novos mercados.
A expansão da minha antiga empresa para a Alemanha é algo que eu nunca vou esquecer – e isto não é por bons motivos. O negócio começou com alguns poucos vendedores, mas nós rapidamente começamos a contratar em todo o país. Até agora, tudo bem.
Mas nós negligenciamos a pletora de diferentes regras estatuais e federais e criamos muitas complicações em um curto espaço de tempo. Estávamos enfrentando multas em quase todos os níveis – e, para piora, haviam consequências fiscais para a empresa sede nos EUA.
Nós eventualmente resolvemos a situação estabelecendo uma nova entidade e transportando todos os funcionários para ela.
É fácil ser pego
A experiência de expansão alemã me ensinou quanto trabalho é necessário para estar em compliance e quão vital é obter a consultoria local certa antes de entrar em um país.
Aqueles que parecem ser culturalmente similares em uma primeira avaliação nem sempre o são. As regras da União Europeia podem parecer uniformes, mas podem ser interpretadas de maneiras diferentes.
Uma outra empresa para a qual trabalhei, desta vez na Suécia, não tinha um entendimento disso. Nós tivemos problemas depois de começar a vender um produto para o qual a diretiva de IVA era interpretada de uma maneira diferente em comparação com outros países da UE. Nós não tínhamos um escritório local e ficamos em desvantagem porque todas as comunicações eram em sueco – nossas negociações com as autoridades sofreram.
Os fiscais tributários vieram atrás da empresa com cerca de US$ 50 milhões em IVA inadimplente e multas. Tivemos que ir ao tribunal para descongelar nossas contas bancárias. No entanto, a empresa conseguiu consultores locais. Como falantes de sueco, eles nos ajudaram a resolver a situação e evitar as multas. Nós então mudamos completamente nossa estrutura do grupo para garantir que a empresa estivesse protegida no futuro.
Estas experiências demonstram como empresas de rápido crescimento podem começar com o pé esquerdo quando estão entrando em um novo território. Não ter ajuda localmente ou as capacitações certas dentro do time pode apresentar desafios em relação aos registros de empresas, empregos, impostos e leis trabalhistas. É muito fácil subestimar o que está envolvido – e o tempo que isso consumirá.
Hoje em dia, quando olhamos para uma jurisdição, planejamos três coisas principais antecipadamente: primeiro, como estabelecer a estrutura de impostos. É melhor ter uma filial ou uma entidade? Segundo, como vamos enviar os documentos de impostos corporativos de acordo com os requerimentos do país, enquanto garantimos que podemos repatriar lucros para a matriz? Terceiro, em relação às contratações: quais são os diversos complementos governamentais além do salário? Como eles devem ser gerenciados para oferecer uma visibilidade completa de todos os custos e requerimentos – evitando surpresas desagradáveis?
Você tem que olhar para cada país com olhos novos. Na Itália e Grécia, pode haver grandes penalidades para a falta de pagamento de impostos. A Grécia tem muitos períodos diferentes de envios de documentos e fazer isso corretamente é quase sempre um processo complicado.
Boa comunicação e controles
Quando uma empresa cresce rapidamente, as linhas de comunicação serão esticadas, exacerbadas por diferentes fusos horários. É necessário ter uma boa comunicação interna entre os times de RH, finanças e jurídico. Agora nós temos um processo de aprovações entre todos os líderes funcionais antes de entrar em um novo país ou mercado.
Os controles certos são vitais também. Por exemplo, estabelecer um grupo de orientação para a expansão internacional para garantir que os gerentes não estão tomando decisões descoordenadas. É fundamental que as pessoas na empresa entendam que elas não têm todas as respostas e que estejam dispostas a buscar conselhos locais. Além disso, é melhor usar um único conjunto de consultores com todas as habilidades necessárias para melhorar a coordenação.
Estar em compliance requer tempo, paciência e expertise. As regras são frequentemente difíceis de entender, especialmente em alguns países.
Com o tempo, aprendi que com a estratégia e consultores certos, você pode manter seu foco em maximizar o crescimento e lucros além de manter as autoridades satisfeitas.
A TMF Group ajuda empresas de todos os tamanhos a estar em compliance com leis e regulações nacionais e internacionais e recentemente auxiliou muitas empresas a entender os alívios fiscais, incentivos e obrigações de relatórios relacionadas à COVID-19. Com experts em mais de 83 países, podemos agir como uma extensão do seu departamento financeiro, mantendo-nos em dia com relatórios e regulações, a fim de que você possa focar em gerenciar sua estratégia e operações diárias. Leia mais sobre nossa oferta completa, incluindo serviços de contabilidade, impostos e folha de pagamento aqui.