Como a folha de pagamento pode se tornar um obstáculo em tempos de mudanças

Acertar na folha de pagamento tem a ver com muito mais do que apenas pagar os funcionários mês a mês – engloba confidencialidade, segurança e continuidade dos negócios.

A pandemia de coronavírus colocou um grande foco na importância dos básicos dos negócios, como a folha de pagamento, assim como na necessidade de flexibilidade em um ambiente que está mudando rapidamente.

Por um lado, empresas estão lutando com mudanças legislativas, à medida em que alguns governos estiveram mudando suas leis trabalhistas quase mensalmente. Isto pode ter um grande impacto no cálculo de folhas de pagamento.

“Errar na folha de pagamento pode ter implicações significativas,” afirma Gary Wright, Líder de RH e Folha de Pagamento na TMF Group. “Isto pode ser desafiador, e você vai querer alguém que tenha o conhecimento local certo. Podemos tirar a maior parte do peso sobre os clientes, garantindo o compliance com regulações, e temos os recursos certos para auxiliar em todos os momentos.”

Movendo-se para o digital

Frente a uma nova realidade, e um cenário econômico diferente, muitas empresas podem escolher terceirizar uma maior parte de seus trabalhos de recurso humanos e ter uma melhor coordenação entre as jurisdições.

“Planos de Continuidade de Negócios (PCN) são frequentemente implementados, mas eles tendem a ser específicos para países e relacionados a incidentes específicos, como ataques de hackers”, afirma Wright. “Agora é necessário expandir estes planos para incluir folhas de pagamento e pensar em estratégias onde tarefas possam ser compartilhadas por outros escritórios.”

Este redirecionamento de pensamento frequentemente resulta em uma mudança geral na maneira como o PCN é abordado – por exemplo, um escritório na Bélgica apoiando processos de folha de pagamento na França. Este compartilhamento da carga deve continuar à medida em que a crise é reduzida e empresas buscam otimizar suas operações para lidar com outras agitações.

Também deve haver uma maior digitalização: países que exigiam holerites impressos antes da pandemia podem começar a revisar esta legislação, depois que as regras de distanciamento social os forçou a oferecer versões online. Funcionários já estão acostumados a muitos aspectos do trabalho remoto, incluindo acessar suas folhas de pagamento e outras informações de RH em seus celulares, tablets e laptops.

“Estamos vendo um abrandamento de leis rígidas que anteriormente requeriam que os dados fossem impressos”, explica Wright. “Em lugares como a Europa Ocidental e América Latina, há um foco tradicional em cópias impressas de dados e isto está mudando. Estas mudanças não são apenas a curto prazo, elas serão para sempre.”

Olhando para o futuro

Com mudanças contínuas e significativas vindo com a pandemia, as empresas precisam se preparar para a próxima fase.

“Haverá uma realidade diferente”, diz Wright. “Organizações estão reavaliando seus planos, o custo de sua administração e como será o futuro.”

As necessidades de administração de RH devem aumentar; por exemplo, a necessidade de processamento de contratos e documentos de recrutamento à medida em que os desafios do quadro de funcionários venham à tona.

Pode haver um aumento na atividade de M&A uma vez que o choque econômico inicial tenha passado, à medida em que algumas empresas juntem forças para sobreviver. Isto coloca a folha de pagamento de volta no topo da lista de prioridades.

Juntar organizações que utilizam softwares, agendas e políticas de pagamento diferentes é difícil e não acertar pode levar a problemas de compliance. Pacotes de benefícios devem ser proporcionais, enquanto pagamentos atrasados irritam funcionários, prejudicam reputações corporativas e podem resultar em multas.

A TMF Group assegurou uma perturbação mínima aos seus serviços para clientes ao longo da crise e continuará a fazer isso à medida em que os negócios comecem a se recuperar.

Escolher um parceiro com conhecimento para ajudar a acertar no RH e folha de pagamento neste momento desafiador pode economizar tempo e dinheiro, dando a você a tranquilidade para focar no cenário mais geral.

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