O que fazer quando o plano de continuidade de negócios falha

Não há um manual para situações como a crise do coronavírus e mesmo as empresas mais preparadas precisam fazer adaptações rápidas. No entanto, há medidas que as empresas podem tomar para ajudar a planejar, e lidar com estes tipos de situações inesperadas.

Quem falha em planejar, planeja falhar. O antigo provérbio é com certeza um conselho sábio, mas mesmo os Planos de Continuidade de Negócios (PCN) mais bem estruturados podem se ver despreparados frente à grande perturbação e incerteza causada pela pandemia de COVID-19.

Mesmo os cenários previstos mais terríveis – tais como guerras, crimes cibernéticos ou desastres naturais – têm historicamente sido mais localizados, sem o impacto global sobre pessoas, processos e sistemas que esta crise vem causando. 

Por isso, empresas em todo o mundo estão tendo que repensar suas estratégias rapidamente. A questão, assim, é como as empresas podem garantir respostas efetivas, eficientes e ágeis durante a crise?

Pessoas em primeiro lugar

Os funcionários devem ser a prioridade em qualquer empresa. Medidas para proteger e apoiá-los devem ser implementadas se ainda não estiverem no plano. A crise provavelmente afetará um grande número de funcionários de diversas maneiras, então pense em ações de mitigação que podem ser tomadas agora para apoiar a empresa a longo prazo.

Acompanhar a legislação local, e recomendações sobre a COVID-19, é fundamental para garantir que sua empresa esteja operando dentro das regras e regulações de RH acordadas. A situação está evoluindo a cada dia, então é importante se manter em dia e ser responsivo a mudanças no cenário. Com tantas pessoas trabalhando de casa, os gestores precisam considerar diferentes técnicas para estar junto de seus times e apoiar os funcionários em situações pessoais difíceis, como o distanciamento social e possíveis doenças em suas famílias.

A comunicação com os funcionários é vital. Criar uma atmosfera transparente na qual os colaboradores se sintam confortáveis em levar aos líderes um relato honesto sobre suas situações individuais, profissionais e pessoais, serão a chave para tomar o melhor caminho daqui para frente. Igualmente, os líderes devem ser claros, honestos e tranquilizadores com os funcionários – mantendo os times conectados e caminhando na mesma direção.

Encontre o novo normal

É fundamental fazer um balanço e identificar áreas que possam ter problemas e o PCN não estiver funcionando. No modo de crise, pontos cegos podem aparecer e pode ser fácil focar em problemas que são simples de resolver, mas menos urgentes. Criar um comitê multidisciplinar com pessoas de diferentes partes dos negócios ajudará a lidar com uma variedade de informações e ideias quando se estiver buscando soluções para problemas.

Em um contexto global, os escritórios-sede precisam coletar informações das localidades para entender e monitorar o que está acontecendo. A elaboração de uma política central pode ajudar a informar padrões e criar uma abordagem única para a empresa, evitando duplicação ou trabalhos divergentes. No entanto, as diferenças locais devem ser consideradas e as inovações regionais repassadas em um processo de melhoria contínua e compartilhamento de conhecimento.

A flexibilidade criará resiliência. Isto vale para planos de funcionários. Garantir que haja uma vasta base de conhecimento e nenhum silo de informações é imprescindível, uma vez que podem haver problemas se as pessoas precisarem tirar licenças por doenças. Considerações adicionais de RH sobre licenças remuneradas, licenças militares ou reduções de forças de trabalho são inevitáveis para muitas empresas. A flexibilidade com o acesso tecnológico também é essencial, por exemplo, aumentar a infraestrutura para acomodar uma proporção maior de funcionários que possam entrar remotamente em servidores.

Empresas podem ser particularmente vulneráveis a ataques cibernéticos neste momento, uma vez que haverá aqueles que estarão tentando tirar vantagem do caos. Relatórios já indicam que as tentativas de phishing e engenharia social estão aumentando.

Acima da curva

Uma vez que as empresas tenham garantido que seus processos essenciais podem funcionar normalmente, é importante pensar acima da curva.

Identifique o nível mínimo viável de serviços e garanta que um backup esteja disponível para manter estas operações críticas funcionando em meio a qualquer turbulência adicional. Até agora, a crise ainda não afetou o movimento livre de bens, mas devem-se fazer planos caso serviços e cadeias de suprimentos sejam afetados.

O ambiente de trabalho deve ser considerado também. O lugar e a maneira como as pessoas fazem seus trabalhos mudou, pelo menos pelos próximos meses, e os gestores precisam de treinamento adicional para saber como liderar seus times remotamente. Pense adiantadamente sobre como as pessoas poderão se manter em contato – como os times de vendas gerarão leads com conferências canceladas e visitas face a face fora de questão?

De uma perspectiva econômica, o impacto desta crise deve ser sentido muito depois de ela ter acabado. As empresas devem reter uma liquidez adicional e monitorar bem a manutenção do fluxo de caixa. Onde for necessário, ter conversas antecipadas com credores e garantir que as negociações de suspensão de débitos sejam feitas de maneira transparente, antes de os pagamentos começarem a atrasar.

Os governos estão cada vez mais anunciando medidas de emergência para apoiar empresas, incluindo a permissão de atraso no envio de relatórios, um hiato no imposto corporativo, e possivelmente auxílios financeiros para algumas indústrias, tais como o setor aéreo. Como empregador, é vital manter-se em dia com suas obrigações neste cenário. Você pode encontrar uma lista dos esquemas de suporte de governos aqui (disponível em inglês).

Algumas indústrias serão, sem dúvida, mais afetadas, e o nível no qual as empresas serão afetadas individualmente dependerá de múltiplos fatores, incluindo quando dinheiro têm em caixa e o quão rápidos seus processos são.

As empresas que resistirão melhor à crise são aquelas que se adaptam e articulam seus planos de acordo com a evolução da pandemia. Se você precisar de ajuda para entender qual suporte está disponível para sua empresa, entre em contato com nossos experts