Exame de rotina de empresas multinacionais: o médico vai vê-lo agora

Operar uma empresa multinacional ou estar à frente de um negócio em expansão não é uma tarefa fácil. Isto é especialmente verdadeiro quando se trata da gestão e administração de entidades fora do país de origem da empresa. As estruturas legais e os processos regulatórios diferem muito de uma jurisdição para outra, o que pode tornar quase impossível manter o controle. Os exames de rotina das entidades podem servir como uma solução para o contínuo “combate a incêndios” e ajudar as empresas a assumir o controle da situação.

As empresas internacionais frequentemente se perdem em um labirinto de leis e regulamentos locais que regem a gestão e o controle de suas entidades jurídicas. Além disso, muitas vezes as entidades são criadas às pressas porque um prazo precisa ser cumprido, às vezes sem verificar as leis locais ou ter domínio pleno sobre as exigências locais que a entidade precisa cumprir. Frequentemente a criação, gestão e manutenção de uma entidade e o compliance com a regulamentação local e internacional são realizadas por uma equipe jurídica estruturada que já tem uma infinidade de outras responsabilidades.

Com isto em mente, as empresas internacionais seriam mais bem servidas se dedicassem recursos ou solicitassem ajuda ao revisarem periodicamente suas estruturas e processos no exterior, para se certificar de que estão totalmente em compliance. Mas o que isso acarreta e por onde você deve começar?

O básico

Um exame de rotina da entidade deve abranger algumas características básicas dela, tais como nome, número de registro, data de constituição status comercial, endereço registrado e principal endereço comercial. Além disso, elas devem se estender a informações relativas a ações (tipos, números, valores, capital), acionistas, balanços financeiros (arquivos, relatórios de final de ano, prazos, última data de arquivamento), reuniões do conselho, diretores e executivos, e quaisquer procurações.

Uma empresa pode conduzir uma verificação externa com as autoridades locais, como a câmara de comércio local, dependendo da jurisdição, para consultar se todos os documentos foram arquivados e se os diretores, as reuniões do conselho, endereços e os demais dados necessários estão todos atualizados. Internamente, a empresa pode consultar as partes interessadas relevantes nas áreas tributária, jurídica e financeira, para verificar se todas as ações necessárias foram cumpridas.

Um processo contínuo

Uma empresa multinacional deve realizar um diagnóstico de saúde em suas entidades no exterior, para avaliar se elas ainda estão em compliance com as regras e regulamentos locais, e para verificar se todos os requerimentos estão sendo atendidos, tais como os registros locais em uma câmara de comércio, reuniões da diretoria sendo realizadas e as atas redigidas, ou nomeação de diretores locais, se necessário.

Pode ocorrer que uma entidade deixe de estar em compliance quando elas são, ou foram, parte de uma aquisição; informações sobre ex-diretores ou endereços podem não ser atualizados com as autoridades relevantes no calor da transação, ou estão planejadas para serem alteradas posteriormente, mas são esquecidas. Também pode ocorrer que os funcionários que não estejam em compliance com as leis e sejam encarregados de supervisionar o compliance local, talvez devido à falta de cobertura interna em uma jurisdição com baixo número de funcionários, e eles podem não estar cientes de todas as obrigações locais.

Na maioria das vezes, porém, as regras e regulamentos locais simplesmente mudam e as partes responsáveis na sede não estão cientes, uma vez que estão sobrecarregados com o monitoramento dos desdobramentos em múltiplas jurisdições. Quando uma empresa deixa de estar em compliance, as consequências podem ser punitivas; além de danos à reputação, as organizações podem enfrentar penalidades financeiras, perder o direito de fazer negócios em uma jurisdição, ou os diretores da empresa podem ser responsabilizados pessoalmente e até mesmo ser punidos com o encarceramento, dependendo da jurisdição.

Melhor prática

O planejamento é a chave do sucesso para manter uma entidade em situação regular e permanecer em compliance. Realizar um diagnóstico da saúde corporativa é certamente a melhor prática, especialmente ao adquirir uma entidade em uma transação de Fusões e Aquisições (Merger and Acquisiton - M&A), ou quando se faz a transição de um modelo de gestão descentralizado para um centralizado. Você quer ter certeza de que todas as bases estão contempladas; ter um calendário de compliance para cada tipo de jurisdição e entidade o ajudará a manter o controle sobre os prazos de arquivamento.

Ter um funcionário local para acompanhar as mudanças de regras e regulamentos também é uma medida prudente. Eles não apenas dominam o idioma local, como também conhecem a cultura empresarial local e terão o controle do que está por vir a partir de uma perspectiva jurídica e administrativa.

Faça você mesmo ou contrate um prestador de serviços? Os prós e contras

Definitivamente, você pode realizar uma verificação de integridade por conta própria, contanto que tenha tempo e recursos disponíveis o suficiente para fazê-lo. Você precisa saber quais são os requisitos em uma determinada jurisdição e onde obter a confirmação das autoridades locais para determinar se você está totalmente em compliance ou não. Como cada ambiente de negócios tem nuances próprias, isso pode ser demorado e complicado de se conduzir. Em certas jurisdições, você precisa visitar pessoalmente as repartições governamentais para solicitar certos arquivos ou reunir informações, por exemplo.

Uma vez operando em cinco ou mais jurisdições, torna-se muito mais difícil acompanhar as mudanças das regras locais. O uso de um prestador de serviços experiente que tenha amplo conhecimento local é uma opção conveniente e relativamente de baixo custo para descobrir se sua entidade está em situação regular ou não. Se não estiver, o contratado saberá o que precisa ser feito para resolver quaisquer problemas de compliance e pode ajudá-lo a resolvê-los rapidamente.

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