Os departamentos de folha de pagamento estão colocando as empresas em risco?
Sete em cada dez profissionais globais entrevistados pela TMF Group em conjunto com a Global Payroll Association (GPA) afirmaram não conseguir visualizar o status de suas atividades globais de processamento de folha de pagamento em todos os países em que operam.
É um cenário preocupante que aumenta o risco de erros e atrasos na folha de pagamento das empresas.
“Se você é uma empresa internacional com funcionários em diferentes países ao redor do mundo, é essencial ter uma visão e compreensão claras de sua operação global de processamento de folha de pagamento”, disse um expert de RH e folha de pagamento da TMF Reino Unido. “De que outra forma você pode ter as informações certas ao seu alcance para tomar decisões comerciais fundamentadas?”.
Riscos comerciais
As lacunas nas políticas e processamentos de folha de pagamento global podem prejudicar a empresa. Se o departamento de folha de pagamento cometer um erro, mesmo sem intenção, existe o risco de multas, o que também pode prejudicar a reputação da empresa.
Para empresas que operam em várias jurisdições, os problemas podem ter um efeito de bola de neve. Uma vez que uma autoridade reguladora em uma jurisdição identifica o não-compliance e emite uma multa, as autoridades de outros países também podem começar a questionar as atividades de uma empresa. Ninguém quer investigações múltiplas, até porque são demoradas e exigem a alocação de recursos para preparar as inspeções e justificar as ações tomadas.
“Certa vez, um cliente veio até nós após ser investigado nos EUA. De repente, o problema se agravou e o cliente ficou preocupado com suas operações em outros 45 países. Como eles poderiam ter certeza de que estavam em compliance? O cliente estava em crise, desperdiçando recursos valiosos para tentar validar tudo.” – Expert de RH e folha de pagamento da TMF Reino Unido.
Como as empresas multinacionais podem trabalhar para evitar esses riscos?
Conhecimento local é fundamental
A expansão internacional apresenta seus próprios desafios de folha de pagamento. Uma startup pode ter um pequeno número de funcionários para constituir presença em um novo país. Sem nenhum departamento jurídico ou de RH local, muitas vezes não há um profissional experiente disponível para acompanhar os processos locais corretos. A matriz pode se preocupar apenas em pagar estes novos funcionários dentro do prazo, de modo que os departamentos de folha de pagamento global podem tentar sobreviver sem seguir corretamente aos procedimentos trabalhistas locais. Tais lacunas podem custar caro às empresas.
Sete em cada dez (69,4%) dos profissionais da pesquisa da TMF Group afirmaram ter lacunas tanto nas políticas quanto nos processos globais. A falta de conhecimento local é outro grande desafio para a indústria de folha de pagamento global, com 41% dos entrevistados admitindo a falta de conhecimento da legislação e exigências locais de folha de pagamento.
“Estes resultados indicam que muitos departamentos internos de folha de pagamento global não entendem as regras locais e não sabem como encontrar as informações de que precisam sobre os mercados locais.” – Expert de RH e folha de pagamento da TMF Group, Reino Unido
Tecnologia equilibrada com expertise
Muitas organizações ainda precisam adotar a tecnologia apropriada para dar suporte à folha de pagamento em escala internacional. E o equívoco é frequente sobre as capacidades da tecnologia atualmente disponível.
“As empresas pensam erroneamente que existe um sistema de folha de pagamento que podem comprar. Não há. Mas existem organizações que podem gerenciar a folha de pagamento para eles a partir de uma base global, mas com experiência local”, observa um expert de RH e folha de pagamento da TMF EUA.
“Alguns provedores terceirizados podem oferecer suporte à folha de pagamento global, mas é provável que seja por meio de um centro de serviços compartilhado. Um operador de call center global não tem necessariamente as informações mais granulares que as empresas precisam sobre a legislação trabalhista no Chile, no Vietnã ou na Bulgária.”
Tendo uma visão global
Uma maneira de garantir que as práticas de folha de pagamento global de uma empresa atendam às exigências internacionais e locais em todos os países é ter uma visão global do que está acontecendo em todo o mercado de trabalho.
Muitas empresas tentaram fazer isso produzindo um relatório global baseado em uploads manuais de dados, mas isso é difícil de ser replicado regularmente, para garantir o compliance. E a falta de visibilidade dificulta a identificação de problemas. Um time de folha de pagamento global pode permanecer alheio sobre um problema crescente até que a situação atinja o ponto de crise.
Para uma visibilidade real da folha de pagamento global, trabalhar com um provedor externo pode oferecer tranquilidade e informações valiosas para permitir a tomada de decisões com confiança. A capacidade de compilar relatórios globais e analisar os dados por meio de uma solução de middleware cria insights de negócios, para maximizar a eficiência e atualizar a estratégia.
Se você estiver procurando por um parceiro de folha de pagamento com profissionais locais que falem o idioma local e tenham um conhecimento profundo da legislação e das regulamentações do país em questão, confira nossos serviços de folha de pagamento global.
