Compliance de Folha de Pagamento

O que é o compliance
de folha de pagamento?

Talvez não haja função mais importante nos negócios do que pagar os funcionários com precisão e pontualidade. Satisfazer as obrigações contratuais estabelecidas com as pessoas que dedicam seu tempo à empresa é o nível mais básico do compliance de folha de pagamento.

Mas há muito mais no compliance do que isto. A folha de pagamento é atualmente uma das funções mais regulamentadas dos negócios, muitas vezes com camadas de leis tributárias e trabalhistas em níveis nacional, regional, local e, cada vez mais, multinacional.

Para garantir o compliance com a folha de pagamento, os empregadores devem cumprir uma grande variedade de regulamentos relacionados a impostos e previdência social, entrega de relatórios estatutários, proteção de dados e condições de trabalho (incluindo validação de funcionários, valores de salário-mínimo, benefícios, subsídios, licenças, horas de trabalho e regras de horas extras). Além disso, precisam manter e arquivar registros completos e precisos – e pagar os impostos corretamente – dentro dos prazos estipulados para cada funcionário, de acordo com os regulamentos mais recentes.

A tendência crescente de empregar talentos locais indica que as empresas multinacionais agora, mais do que nunca, precisam compreender totalmente a tributação local e outras leis trabalhistas.

Manter-se atualizado sobre as regras e regulamentações relacionados à folha de pagamento em uma única jurisdição é bastante complexo. No entanto, para as empresas que lidam com a folha de pagamento global, há uma complexa rede de regimes muito variados relacionados à folha de pagamento para acompanhar e permanecer em compliance com eles. 

São estas características que tornam o compliance de folha de pagamento um dos principais impulsionadores da complexidade em se fazer negócios ao redor do mundo. Para tornar as coisas ainda mais desafiadoras, alguns dos mercados mais complexos para se fazer negócios também são os mais punitivos em termos de multas e penalidades por não-compliance.

O compliance de folha de pagamento é, portanto, uma das maiores áreas de risco econômico e reputacional para organizações multinacionais: as consequências por cometer um erro, mesmo que inadvertidamente, podem ser graves, colocando as empresas em risco de investigação pelas autoridades.

Fonte: Índice Global de Complexidade Corporativa 2022 da TMF Group

São alguns exemplos das possíveis consequências do não-compliance:

Na China, conforme prescrito pela Lei de Segurança da República Popular da China (RPC), Artigo 86, se um empregador não realizar o pagamento das contribuições mensais de previdência social de um funcionário no prazo e de maneira integral, ele é obrigado a fazê-lo dentro de um prazo estipulado. Serão cobrados juros de mora a partir da data de vencimento de 0,05% ao dia sobre o pagamento incompatível ou atrasado; se o pagamento não for realizado dentro do prazo estipulado, as autoridades locais aplicarão uma multa de 100% a 300% sobre o valor faltante/em atraso.

Na Colômbia, o Ministério do Trabalho tem poderes para monitorar, verificar e controlar o compliance com relação às normas trabalhistas. Uma das medidas mais severas que pode ser imposta por não-compliance é a suspensão das atividades por até 120 dias, ou mesmo o fechamento de uma empresa.

No Reino Unido, as multas pela não pagamento do Salário-Mínimo Nacional são extremamente punitivas, chegando a 200% sobre qualquer atraso devido ao funcionário (até uma multa máxima de £20.000 por trabalhador). A marca e a reputação de um empregador também podem ser prejudicadas, uma vez que a autoridade tributária do Reino Unido expõe os nomes dos empregadores que são penalizados.

Quais são as principais considerações de
compliance de folha de pagamento?

O cenário global de compliance de folha de pagamento pode ser difícil de lidar e interpretar. As empresas estrangeiras podem estar sujeitas a um maior escrutínio por parte dos governos locais, reguladores e autoridades fiscais.

Em ambientes regulatórios mais complexos, pode haver mudanças frequentes na legislação, exigências onerosas de relatórios sobre a folha de pagamento, manutenção detalhada de registros físicos e cálculos salariais complexos.

Estas são as principais áreas em que o compliance é obrigatório:

Leis trabalhistas locais

Variam muito e variam muito entre jurisdições. Este aspecto destaca a necessidade de expertise local: pessoas locais que possam avaliar cada situação no contexto do ambiente regulatório local enquanto atendem às necessidades corporativas.

Contratação e demissão de funcionários

Com frequente inclinação das leis trabalhistas voltadas ao trabalhador, as organizações precisam aderir a processos rígidos para contratação de novos funcionários, bem como para rescisões, voluntárias ou compulsórias.

Fonte: Índice Global de Complexidade Corporativa 2022

Sistemas de previdência social

As exigências de registro e elaboração de relatórios de previdência social podem ser onerosas, principalmente quando as autoridades reguladoras estão tentando abordar a questão de trabalhadores ilegais. No México, por exemplo, os funcionários são registrados junto ao Instituto de Previdência Social e os empregadores com um número acima de 300 funcionários devem apresentar um relatório auditado demonstrando que pagaram os prêmios mensais obrigatórios aplicáveis a todos os funcionários (tanto o empregador quanto os funcionários contribuem).

Direitos de licença

A gestão da folha de pagamento em vários países pode se tornar mais complexo devido a direitos de licença de funcionários específicos, que devem ser respeitados para permanecer em compliance. Estes direitos variam muito, como por exemplo:

  • Os funcionários noruegueses não têm direito ao pagamento de férias durante o primeiro ano de trabalho, mas têm direito a férias. No entanto, se eles trabalharam com outro empregador antes de seu emprego atual, receberão o pagamento das férias do empregador anterior.
  • Empresas com funcionários nos Emirados Árabes Unidos devem estipular pelo menos 30 dias de férias anuais aos funcionários com mais de um ano de serviço. A lei trabalhista dos Emirados Árabes Unidos permite aos funcionários muçulmanos do setor privado uma licença não-remunerada de 30 dias, que pode ser utilizada uma vez durante o período de trabalho. Ela deve ser destinada para realizar o Haji (a peregrinação islâmica anual a Meca).

Sistemas de imposto de renda

Existem tantas, se não mais, variedades de regime tributário quanto países no mundo, muitas vezes com variações entre estados e regiões dentro dos países. Esta falta de uniformidade aumenta a complexidade do processo de gestão da folha de pagamento global: não existe um modelo único quando se trata de compliance fiscal.

Exigências de relatórios

Cada jurisdição tem suas próprias exigências específicas para as quais e quando as informações devem ser informadas. Em alguns países, os empregadores devem manter os números atualizados e reportar às autoridades externas mensalmente. Em outros países, os relatórios do governo são muito menos onerosos e são exigidos apenas anualmente. Por exemplo:

  • No Reino Unido, todos os empregadores devem notificar o His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) sobre seu compromisso de pagar o imposto sobre rendimentos recebidos (Pay as you earn – PAYE) simultaneamente ou anterior aos pagamentos aos funcionários. Os relatórios devem ser enviados ao governo sempre que a empresa concluir uma execução de pagamento – o não-compliance resulta em multas.
  • Em alguns países, as autoridades fiscais são proativas. Por exemplo, a autoridade fiscal finlandesa envia uma declaração de impostos pré-preenchida aos indivíduos ao longo da primavera de cada ano. Uma vez verificado, se não houver dados a serem corrigidos, a declaração pode simplesmente ser arquivada para registros pessoais.

Colaboradores estrangeiros

As leis trabalhistas e tributárias são normalmente complexas e diferentes para trabalhadores expatriados, dependendo da localização e circunstâncias pessoais. Pode ou não haver acordos fiscais recíprocos vigentes entre o país anfitrião e o de origem do colaborador estrangeiro; pode ou não haver a necessidade de estabelecer uma entidade comercial para empregar expatriados. Além disso, pode existir a opção de “Trabalho sem Localização Fixa” (Employment without Establishment – EwE) no país. Quaisquer que sejam as opções, é importante preparar e elaborar relatórios sobre colaboradores estrangeiros corretamente.

Ciclos da folha de pagamento

A grande variação na frequência das execuções de pagamento e as tarefas necessárias, como a elaboração de holerites, podem dificultar o cálculo da folha de pagamento global. Por exemplo, na Europa, elaborar a folha de pagamento mensalmente é o padrão. No entanto, existem discrepâncias em certos setores – incluindo agricultura e hotelaria – onde a criação de uma folha de pagamento quinzenal é normal, ou em certos países onde a execução de bônus está incluída no calendário padrão de processamento da folha de pagamento. O resultado disto é que há exigências específicas sobre a folha de pagamento em cada país, ainda mais personalizado por regras secundárias, regulamentos e, claro, idioma e moeda corrente.

Por que você deve considerar
as leis de privacidade de dados?

A contratação de pessoas envolve muita burocracia – desde informações sobre treinamento, habilidades e recrutamento até detalhes pessoais e confidenciais, como endereços, salários e registros disciplinares. Apesar de muitas destas informações costumarem ser armazenadas em arquivos físicos, elas estão cada vez mais digitalizadas. E este movimento traz enormes vantagens – mas também grandes riscos.

À medida que aumenta o emprego de sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem, também aumenta o risco de violações de dados. E com uma quantidade crescente de regulamentações com foco em como os dados pessoais estão sendo tratados, as equipes de folha de pagamento devem ter um processo claro, rigoroso e transparente com relação ao armazenamento e uso de quaisquer dados que possuam sobre seus funcionários.

Uma das mudanças de compliance mais significativas é a introdução do Regulamento Geral de Proteção de Dados (General Data Protection Regulation – GDPR) europeu para o gerenciamento de dados pessoais de um indivíduo. As violações de dados devem ser relatadas dentro de 72 horas e as empresas podem ficar sujeitas a multas pesadas – de até €20 milhões, ou quatro por cento do faturamento anual.

Outro exemplo é a Lei de Proteção de Dados Pessoais de 2012 (Personal Data Protection Act 2012 – PDPA) de Singapura, que também rege o controle e o gerenciamento de dados pessoais. Desde o dia 1º de outubro de 2022, as autoridades de Singapura podem impor penalidades financeiras de SGD 1 milhão ou de 10% do faturamento anual local para organizações cujo faturamento exceda SGD 10 milhões, a opção será pelo maior valor.

Com leis de proteção de dados semelhantes sendo introduzidas em muitas outras jurisdições, é importante que as equipes de folha de pagamento verifiquem o compliance em todos os países em que suas empresas fazem negócios. No entanto, para equipes de folha de pagamento com responsabilidade global, pode ser muito difícil manter-se atualizado em função das mudanças nos procedimentos e regulamentos locais de proteção de dados. Uma das maneiras pelas quais as empresas estão lidando com isso é trabalhar com parceiros que tenham conhecimento e habilidades locais para garantir o compliance da folha de pagamento.

Políticas e procedimentos de melhores práticas para privacidade de dados relacionados à folha de pagamento precisam ser documentados e implementados. Eles podem incluir:

  • A solicitação do número de seguro social de um possível novo contratado e de outros detalhes confidenciais quando ele assumir o cargo.
  • A retenção dos currículos dos candidatos que não foram contratados por um período e posterior descarte de maneira segura.
  • A solicitação de consentimento antes de redirecionar um currículo para uma função diferente daquela aplicada e a declaração no anúncio da descrição da vaga que a organização considerará todos os candidatos para cargos alternativos.
  • A transferência de dados pessoais para fora da jurisdição de origem se for estritamente necessário e ter medidas de segurança para os dados pessoais com o mesmo padrão da jurisdição de origem, obtendo o consentimento do indivíduo com antecedência.
  • Ter políticas claras sobre a retenção de dados pessoais de ex-funcionários e sua posterior destruição.
  • A notificação dos funcionários em caso de e-mails, uso de computadores e telefones forem monitorados e os motivos para a adoção de tal medida.
  • Caso ainda não exista um, a nomeação de um responsável pela proteção de dados (data protecion officer – DPO) e a divulgação de suas informações de contato.
  • Confiar a gestão dos dados dos colaboradores apenas a um parceiro credenciado. Na indústria de serviços de RH e de folha de pagamento, os principais programas de certificações e compliance são o International Standard on Assurance Engagements (ISAE) 3402, ISO 27001 – o padrão para sistemas de gerenciamento de segurança de informações e o relatório ISAE 3402/SOC 1 para serviços de folha de pagamento, para fornecer o nível exigido de segurança de dados e gerenciamento de informações.

Quais são os erros mais comuns
na folha de pagamento?

Vale a pena evitar estes erros comuns quando se trata de gerenciar a folha de pagamento em várias jurisdições, especialmente aquelas com estruturas regulatórias mais complexas:

  • Para muitas empresas multinacionais, as subsidiárias que operam em alguns mercados podem não seguir os mesmos padrões de folha de pagamento da sede da empresa – sem os controles, cerificações e aprovações comerciais típicos. Isso geralmente ocorre devido à falta de infraestrutura e sistemas globais, com compliance local frequentemente baseado em planilhas, por exemplo, o que elimina a auditabilidade e a responsabilização. É importante ter políticas e processos globais consistentes que se aplicam a todas as operações de folha de pagamento.
  • Da mesma forma, não ter acesso a sistemas globais apropriados é uma das maiores barreiras para o gerenciamento eficaz da folha de pagamento global. Do ponto de vista do compliance da folha de pagamento, ter uma visão consolidada do processamento da folha de pagamento em cada país é algo que tem valor inestimável, principalmente se oferecer visibilidade total das atividades de processamento da folha de pagamento, desempenho e relatórios consolidados.
  • As transferências eletrônicas de fundos (TEFs) não verificadas apresentam um sério risco de fraude. A falta de auditorias ou procedimentos regulares para supervisionar as autorizações pode não apenas dificultar a determinação dos verdadeiros custos trabalhistas, mas também expor a empresa a práticas corruptas.
  • Algumas “despesas comerciais” de funcionários também podem ter implicações fiscais. Elas precisam ser cuidadosamente monitoradas para assegurar o compliance e garantir que os eventuais reembolsos sejam corretamente atribuídos, com os impostos devidamente pagos.
  • O uso de dinheiro em espécie para cobrir despesas operacionais ad hoc, ou mesmo salários, pode ser particularmente arriscado do ponto de vista de auditoria e compliance.

Como lidar com a complexidade
da folha de pagamento global?

Garantir que as organizações permaneçam em compliance diante de exigências complexas e em constante mudança é um dos maiores desafios enfrentados por aqueles que gerenciam operações de folha de pagamento global. Exigências como a necessidade de manter registros físicos, regras sobre contratação e demissão, e a gestão de muitos benefícios obrigatórios e habituais contribuem para criar uma alta carga de trabalho administrativo.

Os gerentes de folha de pagamento não apenas devem lidar com as camadas de complexidade para entender como as leis trabalhistas, regras tributárias e outras leis trabalhistas, regras fiscais e outras regulamentações estatutárias se aplicam às suas operações, mas também precisam diferenciar entre uma exigência legal e uma prática comumente aceita e seu potencial impacto nas relações com os funcionários.

Um dos maiores desafios que as equipes de folha de pagamento global enfrentam é manter-se atualizadas sobre as mudanças nas exigências legislativas. As dificuldades não se limitam apenas à complexidade e a normatização das exigências, mas muitos países também estão passando por revisões importantes em suas leis trabalhistas, exigindo que especialistas no assunto se mantenham atualizados sobre as mudanças.

Em alguns países, as mudanças podem ser introduzidas a curto prazo para serem implementadas imediatamente. Também pode haver dúvidas sobre sua interpretação.

Muitas empresas conseguiram lidar com o compliance da folha de pagamento de forma bem-sucedida por:

  • trabalharem em estreita colaboração com outras funções internas, como os setores de impostos e tesouraria, jurídico, de remuneração e de benefícios
  • dependerem de fornecedores de sistemas e fornecedores terceirizados
  • trazerem conhecimento local especializado
  • dependerem de atualizações de fornecedores de software terceirizados. 

A folha de pagamento é uma parte importante das despesas corporativas, mas muitas organizações continuam focadas no panorama geral. Avaliações regulares sobre a folha de pagamento, das políticas de contratação e do perfil geral de custos dos funcionários podem ser extremamente benéficas, mas muitas vezes são negligenciadas. As verificações de integridade da folha de pagamento são uma ferramenta valiosa para identificar áreas em que uma empresa está gastando demais, ou áreas onde podem ocorrer penalidades financeiras, além de mitigarem o risco de fraude ou de possível não-compliance.

 

Clique em um país da lista abaixo e leia alguns dos aspectos mais notáveis ​​de cada perfil de compliance de folha de pagamento.

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