Compliance de Folha de Pagamento

Talvez não haja função mais importante nos negócios do que pagar os funcionários com precisão e pontualidade. Satisfazer as obrigações contratuais estabelecidas com as pessoas que dedicam seu tempo à empresa é o nível mais básico do compliance de folha de pagamento.

Mas há muito mais no compliance do que isto. A folha de pagamento é atualmente uma das funções mais regulamentadas dos negócios, muitas vezes com camadas de leis tributárias e trabalhistas em níveis nacional, regional, local e, cada vez mais, multinacional.

Para garantir o compliance com a folha de pagamento, os empregadores devem cumprir uma grande variedade de regulamentos relacionados a impostos e previdência social, entrega de relatórios estatutários, proteção de dados e condições de trabalho (incluindo validação de funcionários, valores de salário-mínimo, benefícios, subsídios, licenças, horas de trabalho e regras de horas extras). Além disso, precisam manter e arquivar registros completos e precisos – e pagar os impostos corretamente – dentro dos prazos estipulados para cada funcionário, de acordo com os regulamentos mais recentes.

A tendência crescente de empregar talentos locais indica que as empresas multinacionais agora, mais do que nunca, precisam compreender totalmente a tributação local e outras leis trabalhistas.

Manter-se atualizado sobre as regras e regulamentações relacionados à folha de pagamento em uma única jurisdição é bastante complexo. No entanto, para as empresas que lidam com a folha de pagamento global, há uma complexa rede de regimes muito variados relacionados à folha de pagamento para acompanhar e permanecer em compliance com eles. 

São estas características que tornam o compliance de folha de pagamento um dos principais impulsionadores da complexidade em se fazer negócios ao redor do mundo. Para tornar as coisas ainda mais desafiadoras, alguns dos mercados mais complexos para se fazer negócios também são os mais punitivos em termos de multas e penalidades por não-compliance.

O compliance de folha de pagamento é, portanto, uma das maiores áreas de risco econômico e reputacional para organizações multinacionais: as consequências por cometer um erro, mesmo que inadvertidamente, podem ser graves, colocando as empresas em risco de investigação pelas autoridades.

Fonte: Índice Global de Complexidade Corporativa 2022 da TMF Group

Possíveis consequências do não-compliance na China

Na China, conforme prescrito pela Lei de Segurança da República Popular da China (RPC), Artigo 86, se um empregador não realizar o pagamento das contribuições mensais de previdência social de um funcionário no prazo e de maneira integral, ele é obrigado a fazê-lo dentro de um prazo estipulado. Serão cobrados juros de mora a partir da data de vencimento de 0,05% ao dia sobre o pagamento incompatível ou atrasado; se o pagamento não for realizado dentro do prazo estipulado, as autoridades locais aplicarão uma multa de 100% a 300% sobre o valor faltante/em atraso.

Possíveis consequências do não-compliance na Colômbia

Na Colômbia, o Ministério do Trabalho tem poderes para monitorar, verificar e controlar o compliance com relação às normas trabalhistas. Uma das medidas mais severas que pode ser imposta por não-compliance é a suspensão das atividades por até 120 dias, ou mesmo o fechamento de uma empresa.

Possíveis consequências do não-compliance no Reino Unido

No Reino Unido, as multas pela não pagamento do Salário-Mínimo Nacional são extremamente punitivas, chegando a 200% sobre qualquer atraso devido ao funcionário (até uma multa máxima de £20.000 por trabalhador). A marca e a reputação de um empregador também podem ser prejudicadas, uma vez que a autoridade tributária do Reino Unido expõe os nomes dos empregadores que são penalizados.

O cenário global de compliance de folha de pagamento pode ser difícil de lidar e interpretar. As empresas estrangeiras podem estar sujeitas a um maior escrutínio por parte dos governos locais, reguladores e autoridades fiscais.

Em ambientes regulatórios mais complexos, pode haver mudanças frequentes na legislação, exigências onerosas de relatórios sobre a folha de pagamento, manutenção detalhada de registros físicos e cálculos salariais complexos.

Estas são as principais áreas em que o compliance é obrigatório:

Leis trabalhistas locais

Leis trabalhistas locais

Variam muito e variam muito entre jurisdições. Este aspecto destaca a necessidade de expertise local: pessoas locais que possam avaliar cada situação no contexto do ambiente regulatório local enquanto atendem às necessidades corporativas.

Contratação e demissão de funcionários

Contratação e demissão de funcionários

Com frequente inclinação das leis trabalhistas voltadas ao trabalhador, as organizações precisam aderir a processos rígidos para contratação de novos funcionários, bem como para rescisões, voluntárias ou compulsórias.

Fonte: Índice Global de Complexidade Corporativa 2022

Sistemas de previdência social

Sistemas de previdência social

As exigências de registro e elaboração de relatórios de previdência social podem ser onerosas, principalmente quando as autoridades reguladoras estão tentando abordar a questão de trabalhadores ilegais. No México, por exemplo, os funcionários são registrados junto ao Instituto de Previdência Social e os empregadores com um número acima de 300 funcionários devem apresentar um relatório auditado demonstrando que pagaram os prêmios mensais obrigatórios aplicáveis a todos os funcionários (tanto o empregador quanto os funcionários contribuem).

Direitos de licença

Direitos de licença

A gestão da folha de pagamento em vários países pode se tornar mais complexo devido a direitos de licença de funcionários específicos, que devem ser respeitados para permanecer em compliance. Estes direitos variam muito, como por exemplo:

  • Os funcionários noruegueses não têm direito ao pagamento de férias durante o primeiro ano de trabalho, mas têm direito a férias. No entanto, se eles trabalharam com outro empregador antes de seu emprego atual, receberão o pagamento das férias do empregador anterior.
  • Empresas com funcionários nos Emirados Árabes Unidos devem estipular pelo menos 30 dias de férias anuais aos funcionários com mais de um ano de serviço. A lei trabalhista dos Emirados Árabes Unidos permite aos funcionários muçulmanos do setor privado uma licença não-remunerada de 30 dias, que pode ser utilizada uma vez durante o período de trabalho. Ela deve ser destinada para realizar o Haji (a peregrinação islâmica anual a Meca).
Sistemas de imposto de renda

Sistemas de imposto de renda

Existem tantas, se não mais, variedades de regime tributário quanto países no mundo, muitas vezes com variações entre estados e regiões dentro dos países. Esta falta de uniformidade aumenta a complexidade do processo de gestão da folha de pagamento global: não existe um modelo único quando se trata de compliance fiscal.

Exigências de relatórios

Exigências de relatórios

Cada jurisdição tem suas próprias exigências específicas para as quais e quando as informações devem ser informadas. Em alguns países, os empregadores devem manter os números atualizados e reportar às autoridades externas mensalmente. Em outros países, os relatórios do governo são muito menos onerosos e são exigidos apenas anualmente. Por exemplo:

  • No Reino Unido, todos os empregadores devem notificar o His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) sobre seu compromisso de pagar o imposto sobre rendimentos recebidos (Pay as you earn – PAYE) simultaneamente ou anterior aos pagamentos aos funcionários. Os relatórios devem ser enviados ao governo sempre que a empresa concluir uma execução de pagamento – o não-compliance resulta em multas.
  • Em alguns países, as autoridades fiscais são proativas. Por exemplo, a autoridade fiscal finlandesa envia uma declaração de impostos pré-preenchida aos indivíduos ao longo da primavera de cada ano. Uma vez verificado, se não houver dados a serem corrigidos, a declaração pode simplesmente ser arquivada para registros pessoais.
Colaboradores estrangeiros

Colaboradores estrangeiros

As leis trabalhistas e tributárias são normalmente complexas e diferentes para trabalhadores expatriados, dependendo da localização e circunstâncias pessoais. Pode ou não haver acordos fiscais recíprocos vigentes entre o país anfitrião e o de origem do colaborador estrangeiro; pode ou não haver a necessidade de estabelecer uma entidade comercial para empregar expatriados. Além disso, pode existir a opção de “Trabalho sem Localização Fixa” (Employment without Establishment – EwE) no país. Quaisquer que sejam as opções, é importante preparar e elaborar relatórios sobre colaboradores estrangeiros corretamente.

Ciclos da folha de pagamento

Ciclos da folha de pagamento

A grande variação na frequência das execuções de pagamento e as tarefas necessárias, como a elaboração de holerites, podem dificultar o cálculo da folha de pagamento global. Por exemplo, na Europa, elaborar a folha de pagamento mensalmente é o padrão. No entanto, existem discrepâncias em certos setores – incluindo agricultura e hotelaria – onde a criação de uma folha de pagamento quinzenal é normal, ou em certos países onde a execução de bônus está incluída no calendário padrão de processamento da folha de pagamento. O resultado disto é que há exigências específicas sobre a folha de pagamento em cada país, ainda mais personalizado por regras secundárias, regulamentos e, claro, idioma e moeda corrente.

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