Compliance de Folha de Pagamento

Leis trabalhistas locais

Variam muito e variam muito entre jurisdições. Este aspecto destaca a necessidade de expertise local: pessoas locais que possam avaliar cada situação no contexto do ambiente regulatório local enquanto atendem às necessidades corporativas.

Contratação e demissão de funcionários

Com frequente inclinação das leis trabalhistas voltadas ao trabalhador, as organizações precisam aderir a processos rígidos para contratação de novos funcionários, bem como para rescisões, voluntárias ou compulsórias.

Fonte: Índice Global de Complexidade Corporativa 2022

Sistemas de previdência social

As exigências de registro e elaboração de relatórios de previdência social podem ser onerosas, principalmente quando as autoridades reguladoras estão tentando abordar a questão de trabalhadores ilegais. No México, por exemplo, os funcionários são registrados junto ao Instituto de Previdência Social e os empregadores com um número acima de 300 funcionários devem apresentar um relatório auditado demonstrando que pagaram os prêmios mensais obrigatórios aplicáveis a todos os funcionários (tanto o empregador quanto os funcionários contribuem).

Direitos de licença

A gestão da folha de pagamento em vários países pode se tornar mais complexo devido a direitos de licença de funcionários específicos, que devem ser respeitados para permanecer em compliance. Estes direitos variam muito, como por exemplo:

• Os funcionários noruegueses não têm direito ao pagamento de férias durante o primeiro ano de trabalho, mas têm direito a férias. No entanto, se eles trabalharam com outro empregador antes de seu emprego atual, receberão o pagamento das férias do empregador anterior.
• Empresas com funcionários nos Emirados Árabes Unidos devem estipular pelo menos 30 dias de férias anuais aos funcionários com mais de um ano de serviço. A lei trabalhista dos Emirados Árabes Unidos permite aos funcionários muçulmanos do setor privado uma licença não-remunerada de 30 dias, que pode ser utilizada uma vez durante o período de trabalho. Ela deve ser destinada para realizar o Haji (a peregrinação islâmica anual a Meca).

Sistemas de imposto de renda

Existem tantas, se não mais, variedades de regime tributário quanto países no mundo, muitas vezes com variações entre estados e regiões dentro dos países. Esta falta de uniformidade aumenta a complexidade do processo de gestão da folha de pagamento global: não existe um modelo único quando se trata de compliance fiscal.

Exigências de relatórios

Cada jurisdição tem suas próprias exigências específicas para as quais e quando as informações devem ser informadas. Em alguns países, os empregadores devem manter os números atualizados e reportar às autoridades externas mensalmente. Em outros países, os relatórios do governo são muito menos onerosos e são exigidos apenas anualmente. Por exemplo:

• No Reino Unido, todos os empregadores devem notificar o His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) sobre seu compromisso de pagar o imposto sobre rendimentos recebidos (Pay as you earn – PAYE) simultaneamente ou anterior aos pagamentos aos funcionários. Os relatórios devem ser enviados ao governo sempre que a empresa concluir uma execução de pagamento – o não-compliance resulta em multas.
• Em alguns países, as autoridades fiscais são proativas. Por exemplo, a autoridade fiscal finlandesa envia uma declaração de impostos pré-preenchida aos indivíduos ao longo da primavera de cada ano. Uma vez verificado, se não houver dados a serem corrigidos, a declaração pode simplesmente ser arquivada para registros pessoais.

Colaboradores estrangeiros

As leis trabalhistas e tributárias são normalmente complexas e diferentes para trabalhadores expatriados, dependendo da localização e circunstâncias pessoais. Pode ou não haver acordos fiscais recíprocos vigentes entre o país anfitrião e o de origem do colaborador estrangeiro; pode ou não haver a necessidade de estabelecer uma entidade comercial para empregar expatriados. Além disso, pode existir a opção de “Trabalho sem Localização Fixa” (Employment without Establishment – EwE) no país. Quaisquer que sejam as opções, é importante preparar e elaborar relatórios sobre colaboradores estrangeiros corretamente.

Ciclos da folha de pagamento

A grande variação na frequência das execuções de pagamento e as tarefas necessárias, como a elaboração de holerites, podem dificultar o cálculo da folha de pagamento global. Por exemplo, na Europa, elaborar a folha de pagamento mensalmente é o padrão. No entanto, existem discrepâncias em certos setores – incluindo agricultura e hotelaria – onde a criação de uma folha de pagamento quinzenal é normal, ou em certos países onde a execução de bônus está incluída no calendário padrão de processamento da folha de pagamento. O resultado disto é que há exigências específicas sobre a folha de pagamento em cada país, ainda mais personalizado por regras secundárias, regulamentos e, claro, idioma e moeda corrente.