As 7 principais coisas a se considerar quando escolher um modelo de folha de pagamento para sua empresa

Todas as empresas precisam pagar seus funcionários, e todos eles esperam receber em dia e corretamente. Simples, certo? Errado.

A folha de pagamento é uma parte essencial da operação de uma empresa, mas as tarefas diversas associadas com a garantia de que tudo vai sair certo são algumas vezes negligenciadas. Quer sua empresa seja global, local, grande ou pequena, você precisa fazer isso corretamente, em todos os períodos de pagamento, ou correr o risco de deixar os funcionários insatisfeitos e possivelmente expor sua empresa a penalidades pelo não compliance.

Há variáveis e opções quando se trata de decidir como processar sua folha de pagamento. A TMF Group gerencia folhas de pagamento para empresas em todo o mundo. Baseados em muitos anos de expertise lidando com centenas de cenários de folhas de pagamento, desenvolvemos uma lista das 7 coisas que você precisa considerar quando estiver buscando o modelo certo para sua empresa. Um formato único não serve para todos.

As empresas têm quatro opções quando se trata de modelos de folha de pagamento. Ela pode ser executada in-house, in-country, por meio de um serviço agregador de folha de pagamento ou por um modelo customizado utilizando experts locais em todo o mundo. Há vantagens e desvantagens em relação ao uso de cada um destes modelos e sua decisão final depende do tipo de suporte que sua empresa está buscando.

#1 Considere as necessidades de folha de pagamento da sua empresa

Pode ser prejudicial a uma empresa utilizar o provedor errado de folha de pagamento. Quando estiver buscando a melhor opção para sua empresa, você deve considerar estas perguntas:

1. Quantos funcionários temos?
2. Em quantos países operamos?
3. Quão complexas são as regulações dos países onde operamos?
4. Estamos planejando uma expansão internacional?
5. Temos experts internos suficientes para processar a folha de pagamento?
6. Quais plataformas de folha de pagamento (middlewares) podem ser integradas com a Gestão de Capital Humano (GCH) da minha empresa?
7. Quanta flexibilidade preciso de um provedor de folha de pagamento?
8. Preciso de relatórios consolidados?
9. Temos um budget para terceirizar?

As respostas ajudarão você a determinar o tipo de modelo de folha de pagamento atenderá melhor as necessidades dos seus negócios.

#2 Trabalhar internamente ou não…

Empresas pequenas que operem em apenas uma ou duas jurisdições podem se beneficiar de um sistema in-house de folha de pagamento. Há uma vantagem em ter alguém dentro do quadro de funcionários no escritório que entenda sua empresa e possa resolver questões na hora. No entanto, se você estiver buscando se expandir no futuro, o modelo in-house não é ideal para empresas que operam em múltiplas localizações devido à falta de visibilidade e controle, e ao risco de não compliance. Neste caso, designar um provedor de folha de pagamento pode ser uma melhor opção.

#3 O compliance é a chave

Quando estiver em uma parceria com um provedor de folha de pagamento, você está colocando sua confiança em sua habilidade de se manter em compliance com as regulações locais. Ainda que a responsabilidade pelo compliance fiscal e outras documentações possa ser migrada para seu provedor, as penalidades pelo não compliance ainda ficarão com você. O Índice Global de Complexidade Corporativa classifica o nível de dificuldade de se fazer negócios e se manter em compliance em diferentes jurisdições. É importante conferir as credenciais do seu provedor para garantir que ele é confiável e certificado para proteger os dados dos funcionários. Peça por estudos de caso e referências para saber mais sobre como seu provedor de folha de pagamento opera.

#4 Tecnologia

Provedores de folha de pagamento utilizam uma ferramenta de tecnologia conhecida como middleware para prestar seus serviços. Garanta que o sistema de GCH de sua empresa seja compatível e possa ser integrado sem problemas. Encontrar um provedor de folha de pagamento que utiliza um sistema flexível que funciona com seu GCH pode economizar dinheiro para sua empresa a longo prazo.

A tecnologia pode variar grandemente; separe um tempo para pesquisar as respostas para as seguintes perguntas:

1. Como a plataforma funciona e como utilizá-la beneficiará minha empresa?
2. A plataforma usa um sistema de ticketing?
3. Os funcionários podem utilizar a plataforma para acessar seus holerites?
4. A plataforma oferece análises?
5. Seu time pode acessar os detalhes de folha de pagamento de todos os funcionários em todos os países onde isto está sendo gerenciado?

#5 Provedor in-country

O modelo in-country pode ser uma boa escolha de terceirização se as empresas não tiverem planos de expandir suas operações para o exterior. Neste modelo, o provedor é sediado no país onde os funcionários trabalham e têm o conhecimento sobre as regras locais de folha de pagamento, mas não têm escritórios em outros locais ou oferecem soluções em diferentes línguas.

As desvantagens incluem a necessidade de contratar uma mistura de provedores; provedores in-country raramente aderem aos Acordos de Nível de Serviços (SLA) implementados; e a limitação do modelo se a empresa se expandir internacionalmente.

#6 Modelo agregador

Se você estiver buscando um único processo globalmente, utilizar o provedor agregador pode parecer o modelo ideal. No entanto, agregadores geralmente contratam provedores in-country (ICP) terceiros para executar folhas de pagamento para empresas globais, o que pode resultar em níveis inconsistentes de serviços e uma falta de controle e possível risco de penalidades pelo não compliance.

É importante perguntar sobre como os agregadores garantem o compliance; como o processo é monitorado entre os fornecedores; e como eles se comunicam com os subcontratados. Agregadores podem custar a você mais a longo prazo se eles não forem capazes de emitir notas para o seu país.

#7 Provedores globais com conhecimento local

Utilizar um provedor global com conhecimento local garante que a folha de pagamento seja processada e entregue nos países por experts locais presentes na jurisdição onde os funcionários trabalham. Muitos Utilizar um provedor global com conhecimento local garante que a folha de pagamento seja processada e entregue in-country por experts locais presentes na jurisdição onde os funcionários trabalham. Muitos são capazes de se integrar perfeitamente com seu GCH, permitindo visibilidade e controle sobre operações globais, com a capacidade de levantar tickets locais para funcionários locais. Dados sensíveis de funcionários não cruzam fronteiras. Este modelo é construído em precisão, consistência e minimização de riscos.

TMF Group

A TMF Group é uma das maiores provedoras de folha de pagamento multinacional com cerca de 1.500 experts de folha de pagamento auxiliando empresas locais e internacionais em mais de 80 países. Nossos experts locais de folha de pagamento entregar serviços seguros e consistentes e um acesso direto ao time que processa os dados da sua empresa.

Também podemos entregar um pacote completo de serviços internacionais como contabilidade e impostos, compliance corporativo, criação e gestão de entidades, e RH. Entre em contato conosco.