日本的 My Number 制度:您的公司准备好了吗?
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日本的 My Number 制度:您的公司准备好了吗?

2015 10 29

从今年一月起,日本的 My Number 制度要求企业在处理涉及员工的 My Number 数据和文件时必须使用最高标准的安全系统。

日本很快将推行一套类似于美国和韩国社会保障号码的居民登记系统。然而,上个月发表的日本《时代》文章指出,日本数字经济共同体促进协会(Japan Institute for Promotion of Digital Economy and Community) 3 月到 5 月期间对 3,386 家日本企业进行了调查,其中近 70% 表示尚未准备好对员工的新身份识别号码实行保护。

企业应当妥善保存所有包含 My Number 的文档。仍未配备 My Number 安全系统的企业应了解,身份识别号码的使用方式将存在法律约束,包括不允许将此号码用作员工身份识别号码。不同于美国和韩国使用的系统,日本 My Number 具有除税收和社会保障制度以外的更为广泛的关联性。它包含税收、医疗、银行账户和政府发放的赈灾福利等重要的个人信息。该制度旨在帮助日本政府加强公共便利性和提高行政服务效率(包括税收和社会福利),同时简化政府服务使用流程。

My Number 法律于 2013 年通过,要求在日本的所有企业采集并管理其员工(兼职和全职)号码,并且企业必须对员工资料的管理体系进行调整。由于每个 My Number 均属于敏感个人信息 (Sensitive Personal Information, SPI),因此要求企业在处理涉及员工号码的数据和文件时必须使用最高标准的安全系统。泄露身份识别号码及数据的人员将受到处罚,包括处以长达四年的监禁或两百万日元的罚款(相当于泄露其他个人信息罚款的两倍)。

TMF Group 日本公司的其中一项人力资源和薪资服务则是帮助企业管理 My Number 数据。我们配备了由会计、法律、税收、薪资和人力资源相关专家组成的强大国际管理团队,可以为企业提供全面的 My Number 生命周期管理解决方案,帮助保护您的公司并维护员工的 My Number 数据。

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Hiromitsu Takada

人力资源和薪资日本助理总监