若业务连续性计划实施受挫,该怎么办?

新冠疫情和类似的危机往往无规律可循,即使是做好万全准备的企业,在面对这种情况时也只能临时准备应对方案。但是企业仍可通过采取相应措施,应对这些意料之外的挑战。

古语有云:如果没有计划,那就等于是在计划着失败(Fail to plan, plan to fail)。这句古老的格言是个明智的忠告,但在新冠疫情所带来的巨大破坏和不确定性面前,即使是最完善的业务连续性计划(BCP)也会存在漏洞。

从历史上看,即使是在最糟糕的预想情况下,如战争、网络犯罪或自然灾害,大多也仅属于局部地域事件,并不像此次疫情一般对全球的人类、企业流程和系统均造成影响。

对此,全球企业不得不重新思考他们的策略。接下来,企业所面临的问题是:如何在新冠疫情期间确保高效、有效且敏捷的应对?

以人为本

企业必须把员工放在第一位,并采取措施为员工提供保护和支持。当危机来临时,大量的员工将受到来自诸多方面的影响,而企业则需考虑现阶段可以采取的缓解措施,以带领公司实现长远发展。

密切关注本地法规变化和新冠疫情相关建议,是确保企业在人力资源条例和法规下合规营运的关键。随着情况不断发生变化,企业必须保持警惕,并及时跟进最新法规,以应对瞬息万变的环境。为保持社交距离,同时考虑到家人感染的风险,越来越多的员工开始采取居家办公的工作方式。管理人员需要考虑采取不同措施保证团队的正常沟通和联系,并为员工提供支持。

与员工保持良好的沟通至关重要。营造一个透明公开的工作氛围,有助于让员工敞开心扉,向领导者反映他们的真实情况,这是推动企业向前迈进的关键。同样地,领导者必须具备清晰的且有前瞻性的思维,才能让员工感到安心可靠,从而使团队保持紧密联系,并朝着同一个方向努力。

寻找新常态

如果业务连续性计划实施受挫,企业必须通过审核找出问题所在。在危机下,盲点更容易暴露,企业也更易将重点放在容易处理但实则不紧要的问题上。企业可以组建一个由不同业务部门员工组成的跨职能委员会,他们通常可以在寻求解决方案时提供不同的想法和建议。

在全球范围内,公司总部需要从各地办事处收集信息,以了解和追踪当地的最新情况。集中化管理信息有助于打造一个标准和统一的企业方案,有效避免重复工作。然而,企业仍需考虑到本地差异性,同时确保区域创新改革在不断改进和知识共享的过程中有所体现。

灵活性能够创造弹性,这句话同样适用于员工配置计划。确保员工具备广泛的知识和避免“信息孤岛”至关重要,因为一旦员工因生病而无法工作,问题便可能因此产生。对于许多企业而言,额外的人力资源考量往往不可避免,如带薪假期、休假和缩减劳动力。此外,技术上的灵活性也很重要,企业需要扩大基础设施的规模,以容纳更多远程登录服务器的员工。

值得注意的是,很多不法分子会趁局势混乱发动网络攻击,企业很容易因此遭殃。已有报告显示,网络欺诈和社会工程诈骗的数量正在上升。

抢占先机

一旦确保基本的工作流程照常运作后,企业便可开始为未来做打算。

企业必须确定最低可行的服务水平,并确保在出现进一步动荡时,后备员工足以支持重要的业务运作。截至目前,新冠疫情尚未影响到商品的自由流动。尽管如此,企业仍有必要制定计划,以防止服务和供应链出现中断。

此外,企业也须将工作环境纳入考量,了解在未来数月中员工的工作和办公地点将会发生哪些变化。对此,管理人员可能需要进行额外的培训,以学习如何远程领导员工。企业也需要提前思考如何与客户保持联系。在会议和面对面拜访被取消的情况下,销售团队又该如何创造销售机遇?

从经济角度看,即使疫情结束,其影响仍有可能持续很长一段时间。企业必须保留更多的流动性,谨慎管理现金流。必要时,企业也可提前与债权人沟通,确保在付款暂停之前,已与债权人通过透明的方式进行协商。

越来越多的司法管辖区政府出台紧急措施援助企业,其中包括允许延迟报税、暂停征收企业税、给予特定行业纾困方案,如航空领域。作为雇主,在当前不断变化的环境中,履行义务仍是首要任务。您可点此链接查看各司法管辖区政府颁布的支持计划详细内容。

毫无疑问,一些行业将受到更加严重的影响,至于每个企业受到的冲击程度,则取决于几个关键因素,包括在银行持有多少现金以及他们的工作流程是否具有灵活性。

随着疫情的发展,能够抵御住疫情冲击的将会是那些懂得改进和调整计划的企业。如您希望了解在疫情期间TMF Group能为您的企业提供哪些支持,欢迎与我们的专家联系。