检查跨国企业的营运状况:我们的专家随时为您提供协助

无论是领导一家跨国企业还是推动业务扩张,都不是一件易事,特别是需要管理总部地区以外的实体时。每个司法管辖区的法律架构和法规流程都有所不同,企业几乎不可能时刻跟进每个司法管辖区最新的法律与法规发展。在这样的情况下,检查实体营运状况可说是一个协助企业解决“燃眉之急”的解决方案。

企业在面对不同地区的公司法以及规范企业如何管理及控制法人实体的各种法规时,往往会感到迷惑。另外,由于需要遵守期限,企业通常都是在很仓促的情况下完成注册,有时候甚至没有查阅地方法律,或深入了解在当地注册时所需要遵守的地方法规。这些实体注册、管理、维护和合规等事宜通常都由一支法律团队处理,但是他们也肩负着其他责任。

有鉴于此,国际企业在定期审视海外架构和流程时,最好做好资源分配,或需求协助,以确保全面合规。但是这需要怎么做,又该从何开始呢?

基本事宜 

实体营运状况的检查范围应包含实体的基本资料,例如名称、注册号码、注册日期、贸易状况、注册地址和主要的商业地址。此外,也应包含持股权(股票种类、数额、价值和资金)、股东、财务报表(申报、年终报告、申报截止日期、最终申报日、最后归档日期)、董事会议、董事与高管、法律代理人等信息。

企业可以根据所在司法管辖区与地方商会等地方机构展开外部检查,确保所有文件都已归档、董事、董事会议和地址等都是当前最新的信息。内部检查方面,企业可以与税务、法律和财务相关者进行检查,确保已采取所有必要行动。

持续进行的流程

跨国企业应该要定时检查海外实体的营运状况,评估它们是否依然遵守地方法律以及符合所有法规要求,如:向地方商会申报、举行董事会议和编制会议记录或委任本地董事等。

当企业进行收购或成为收购的对象时,如果在交易进行中没有及时向相关机构更新前董事信息或地址、或是计划迟些更新但之后遗忘了,均可能被视为违规。另外,企业也可能面临违规员工被指控忽视地方法规的情况。这可能是因为,在人手较少的司法管辖区,企业内部信息覆盖不够全面,导致他们没有意识到所有应该履行的义务。

大多数情况下,因为远在总部的负责人还需要跟进其他司法管辖区的条规变动,所以即便只是简单的地方法规和条例更动,他们也可能意识不到。企业违规的后果是面临处罚,除了名誉受损,企业也可能会被罚款、失去在司法管辖区营商的权力、公司董事可能被追究个人责任,甚至被监禁,一切取决于该司法管辖区的法规。

最佳实践方式

进行规划是企业维持良好信誉和保持合规的关键,其中,展开营运状况的检查无疑是最佳的实践方式,特别是在并购实体,或从一个分散的治理模式过渡到集中的治理模式的时候。您必须确保所有的东西都已准备妥当。例如,您可以为每个司法管辖区和实体类型制定一个合规日历,以协助您时刻留意申报截止日期。

另外,拥有可以紧跟法规变化的本地员工也不失为谨慎之举。他们不仅能够以本地语言沟通,对当地的营商文化有一定的了解,同时也能够密切留意法律上和行政方面的最新动向。

内部应对还是寻求服务提供商的协助?我们为您罗列优缺点

如果您有充足的时间和资源,那当然可以自己展开检查。您需要知道特定司法管辖区的要求,以及在哪里可以获得地方机构的确认书,以确保企业全面合规。每一个营商环境都有属于自己的细微差异,要厘清这些差异可能会耗费您的时间,而且这些差异往往难以驾驭。例如,在某些司法管辖区,您需要亲自到访政府办事处去索取特定文件或收集信息。

您如果在五个或以上的司法管辖区营运,那跟进各地法规变化的难度就会变大。如您想要知道您的实体是否维持着良好的信誉,选择与经验丰富的服务提供商合作是个方便且相对低成本的选项。如果发现您的信誉不佳,服务提供商知道应该采取什么行动去修复合规问题,以协助您快速解决难题。

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TMF Group是全球实体管理与相关服务的领先者。我们的据点遍布全球85个国家,拥有9,100名专家。无论您在哪个地点营运,我们都有深谙母语、具备本地专业知识和熟悉当地营商文化的专家协助您应对任何合规难题。

TMF Group也提供全套的会计与税务以及人力资源与薪酬管理服务,以协助您的实体在整个企业营运周期(从注册到解散)保持良好的信誉。对于任何在国际营运和扩张业务的企业而言,TMF Group无疑是首选的一站式服务提供商。

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