薪酬合规性

什么是薪酬合规性?

精确、准时地支付员工薪酬可以说是企业最基础的职能。员工为企业付出时间,企业根据合同支付薪酬,这便是薪酬合规性最基本的定义。 

但是,薪酬合规性远不止这么简单。薪酬是如今受监管程度最严格的企业职能之一,通常在国家、地区、地方,甚至跨国层面上都设有税务及就业法律。

为确保薪酬合规性,雇主必须遵守一系列法规,涉及税务与社保、法定报告的提交、数据保护和就业条件(包括雇员验证、最低工资水平、福利、津贴、休假权利、工作时间和加班规定)。雇主需要根据最新法规,准时、完整且准确地维护和备案每位员工的记录,同时缴纳正确的税款。

雇用本地人才的趋势日益增长,这意味着现在跨国企业比以往任何时候都更需要对当地税务和其他就业法律有透彻的了解。

掌握单个司法管辖区的薪酬相关法律法规已非易事。而管理着全球薪酬的企业,更是需要驾驭错综复杂且千差万别的薪酬制度以保持合规。

有鉴于此,薪酬合规性成为了影响全球商业复杂性的主要因素之一。更棘手的是,商业复杂性最高的市场对违规行为的罚款和处罚力度往往也最严厉。

因此,薪酬合规性是跨国企业控制财务和声誉风险的关键:即使不是有意违规,也可能招致严重后果,使企业面临被当局调查的风险。

来源:TMF Group发布的《2022年全球商业复杂性指数》

以下案例表明了不合规可能引起的后果:

在中国,根据《中华人民共和国社会保险法》第八十六条规定,用人单位未按时足额缴纳社会保险费的,由社会保险费征收机构责令限期缴纳或者补足,并自欠缴之日起,按日加收万分之五的滞纳金;逾期仍不缴纳的,由有关行政部门处欠缴数额一倍以上三倍以下的罚款。

在哥伦比亚,劳工部有权监督、核实和管控针对就业准则的合规性,并有权处罚不合规的企业,严重违规的企业最长将面临停业整顿120天,甚至被关停。

在英国,未支付全国最低工资的企业将面临非常严厉的处罚,被处以拖欠工人的工资数额两倍的罚款(针对每个工人的最高处罚金额为2万英镑)。英国税务局还会“点名批评”受处罚的企业,企业的品牌和声誉将因此受损。

薪酬合规性的关键考量有哪些?

驾驭和解读全球薪酬合规性的难度颇高。海外企业可能会受到来自当地政府、监管机构和税务机关的更多审查。 

在复杂性较高的监管环境中,企业还可能要应对频繁的法律变更、繁重的薪酬报告要求、详细的纸质记账和复杂的工资计算。

以下是必须保持合规的关键领域

当地劳动法

各司法管辖区劳动法差异很大,彼此之间无法借鉴。这凸显了对本地专业知识的需求:需要由本地员工根据当地监管环境评估各种情况并满足企业需求。

雇用与解雇员工

劳动法通常旨在保护个人,因此企业在雇用及解雇员工时,无论是否自愿,都需要遵循严格流程。

来源:《2022年全球商业复杂性指数》

社会保障制度

社保登记和报告要求的繁琐程度不容忽视,尤其是在监管部门着力解决非法劳工问题时。例如,在墨西哥,员工要在社会保障局登记,员工数量超过300人的企业必须提交经审计的报告,证明其已支付适用于每个员工的月度法定保费(企业和员工都须缴纳)。

休假权利

为保持合规,需要保证特定的员工休假权利,这也增加了跨国薪酬管理的复杂性。这些权利差异很大:

  • 挪威,员工在入职的第一年有权休假,但无权获得假期工资。但是,如果员工在此之前曾为其他雇主工作过,则可以从前雇主处获得假期工资。
  • 企业必须在阿联酋 员工入职满一年后为其提供至少30天的年假。阿联酋劳动法允许私营部门的穆斯林员工在合同期内享受一次为期30天的无薪休假,用于朝觐(伊斯兰教每年到麦加的朝圣)。

所得税制度

全球税种数量比起国家数量只多不少,甚至在一个国家内,各州和各地区之间也会存在差异。这种不一致导致全球薪酬管理流程更加复杂:税务合规措施无法一概而论。

报告要求

针对必须报告的信息和报告时间,各司法管辖区的要求各异。某些国家/地区规定,雇主必须每月更新数据并向外部机关报告信息。有些国家/地区的政府报告负担则轻得多,只需每年报告一次。例如:

  • 英国,所有雇主必须在给员工发薪的同时或之前向英国税务海关总署(HMRC)报告他们的“所得税预扣”(PAYE)义务。企业每次完成支付后,必须向政府提交报告,否则便会面临罚款。
  • 某些国家/地区的税务机关会“主动出击”。例如,芬兰税务局会在每年春季向个人发送预先填写的纳税申报单。如果经检查没有需要更正之处,便可以直接存档作为个人记录。

    外籍人员

    针对外籍员工的就业和税务规则通常很复杂,且因所处地点和个人情况的不同而异。东道国和外籍员工的母国之间可能未签署互惠税务协定,因此是否需要设立商业实体以雇用外籍人员也未可知。或者该国可能有“无实体就业”(EwE)的选择。无论选择哪种方案,正确设置和报告外籍人员的情况都很重要。

    薪酬周期

    付款频率和所需事务(如制作工资单)的巨大差异增加了全球薪酬计算的难度。例如,欧洲的惯例是每月发放工资,然而,农业、酒店业等行业并非如此,这些行业通常每两周发放一次工资。在某些国家/地区,标准薪酬处理事项还包括额外奖金。总之,各国的薪酬要求都不尽相同,具体取决于法律法规、所用语言和货币。

    为什么必须将数据隐私法纳入考量?

    雇用员工会带来大量文书工作——从培训、技能和招聘信息,到地址、工资和奖惩记录等个人隐私信息。这些过去多被保存在上锁文件柜中的信息,如今正日渐实现数字化。而这种做法是一把双刃剑。

    随着云薪酬系统的推广,数据泄露的风险也在增加。鉴于越来越多的法规开始关注个人数据的处理情况,薪酬管理团队必须建立清晰、严格且透明的员工数据存储与使用流程。

    针对个人数据管理规则出台的《欧洲通用数据保护条例》(GDPR)对合规性造成了重大影响,规定数据泄露必须在72小时内上报,并且企业可能会被处以2000万欧元或年营业额4%的巨额罚款。

    另一个例子是新加坡 2012年的《个人数据保护法》(PDPA),该法同样规范了个人数据的控制与管理。自2022年10月1日起,新加坡当局可对企业处以100万新元的经济处罚,或对营业额超过1000万新元的企业处以当地年营业额10%的经济处罚,以较高者为准。

    许多其他司法管辖区同样也在出台类似的数据保护法,因此薪酬管理团队必须检查企业在所有运营国家/地区的合规性。然而,对于承担着全球责任的薪酬管理团队而言,要紧跟当地数据保护程序和法规的变化并非易事。要解决这个问题,企业可以与拥有本地知识和技能的伙伴合作,以确保薪酬合规性。

    需要记录和实施与薪酬相关的数据隐私的最佳实践政策和程序。具体可能包括:

    • 仅在新员工候选人接受职位后才要求其提供社保编号和其他隐私信息。
    • 仅在短期内保留不合格申请人的简历,随后安全地予以处置。
    • 在将简历转发给非申请人本人申请的职位前先征求同意,并在招聘启事上声明企业会为申请者调剂职位。
    • 仅在绝对必要的情况下才将个人数据转移到本国司法管辖区之外,并采取与本国司法管辖区相同的标准保护个人数据,同时事先征得个人同意。
    • 对保留和销毁前员工的个人数据设有明确政策。
    • 告知员工电子邮件、计算机和电话是否以及为何受到监控。
    • 如果措施还未到位,可任命数据保护官(DPO)并公开其联系方式。
    • 仅将员工数据的管理委托给经认可的合作伙伴。在人力资源与薪酬管理服务行业,主要的认证和合规计划是《鉴证业务国际准则》(ISAE)3402,ISO 27001——信息安全管理系统和ISAE 3402/SOC 1薪酬服务报告,用于提供所需级别的数据安全和信息管理。

    最常见的薪酬误区有哪些?

    在多个司法管辖区管理薪酬时,尤其是涉及监管框架复杂的司法管辖区时,务必避免以下常见误区:

    • 对于许多跨国企业而言,在某些市场运营的子公司可能未遵守与公司总部相同的薪酬标准——缺乏一贯的业务控制、检查和批准措施。这往往归咎于不健全的基础设施和全球系统,例如未普及本地合规性高度依赖的电子表格,从而降低了可审核性和问责标准。在全球范围内建立适用于所有薪酬运作的一致性政策和流程势在必行。
    • 同样,无法获得适当的全球系统是有效全球薪酬管理的最大障碍之一。从薪酬合规性的角度来看,综合地看待各国的薪酬处理 是当务之急,尤其如果能完全可视化薪酬处理活动、绩效和综合报告。
    • 未经核对的电子资金转账(EFT)存在严重的欺诈风险。缺乏定期审计或支付授权监督程序,不仅难以确定真实的用人成本,而且还可能让企业腐败行为钻了空子。
    • 一些员工的“业务支出”也可能涉及税务问题,需要仔细监督,以确保合规并保证报销金额正确,同时缴纳正确的税款。
    • 从审计和合规的角度来看,使用小额备用金来支付临时运营费用甚至工资,可能会面临很大风险。

    如何应对全球薪酬的复杂性?

    确保企业在面对复杂且不断变化的要求时保持合规,是管理全球薪酬时面临的最大挑战之一。有些要求带来了很高的行政负担,例如保留纸质记录、雇用和解雇规则以及大量强制性和习惯性福利的管理等。 

    薪酬管理者不仅要驾驭各层级的复杂要求,以便将劳动法、税务规则和其他法令法规应用于企业运营,还需要区分法定要求和普遍做法及其对员工关系的潜在影响。

    全球薪酬管理团队面临的最大挑战之一是了解不断变化的法律要求。这些要求复杂且不容违背,并且许多国家/地区正在对劳动法进行重大修订,这就要求相关专家随时掌握政策变化。 

    某些国家/地区会在短时间内出台新法,并且即刻生效。法规解读方面也可能存在不确定性。 

    许多企业已通过以下方式成功实现薪酬合规:

    • 与其他内部职能部门密切合作,如税务与财务、法务以及薪酬福利部门。
    • 依靠系统供应商和外包商。
    • 在当地引入有针对性的专业知识。
    • 依靠第三方软件提供商的更新。 

    薪酬是企业支出的重要组成部分,但许多企业仍然关注总体支出情况。定期评估薪酬架构、雇用政策和整体员工成本状况对企业大有裨益,但却往往受到忽视。薪酬健康检查作用显著,可识别企业超支或可能招致经济处罚的行为,同时降低欺诈风险或潜在的违规行为。

     

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