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Declaración de privacidad

1. Introducción y Alcance

Esta Declaración de Privacidad establece cómo TMF Group utiliza sus Datos Personales con relación a los servicios que se le brindan ("Servicios"). Para propósitos de esta Declaración de Privacidad, "Datos Personales" hace referencia a cualquier información a través de la cual podamos identificarlo como individuo, como se describe más abajo en el párrafo 3 (Datos personales que recopilamos).

Esta Declaración de Privacidad solo aplica al uso de Datos Personales de clientes (prospectivos) por los cuales la entidad TMF Group es responsable y cualifica como Controlador bajo el Reglamento General de Protección de Datos (2016/679/UE) ("GDPR"), como se describe en esta declaración de privacidad. Este tipo de Datos Personales se recopila a través de varios canales, como en un proceso de venta, a través de llamadas telefónicas, a través de formularios que nos envía, por correo electrónico o mediante eventos comerciales. Esta Declaración de Privacidad no aplica a la información corporativa de la empresa si no se pueden derivar datos personales de los individuos de dicha información corporativa.

Para nuestro uso de Datos Personales en nuestra capacidad como Procesador bajo el GDPR, tenemos una Política de Protección de Datos Personales por separado. También tenemos por separado una Declaración de Privacidad del sitio web que establece cómo usamos su información personal cuando visita nuestro sitio web.

2. Quiénes somos

Cuando nos referimos a nosotros mismos como "TMF Group" o "nosotros", nos referimos a cada entidad de TMF Group que es responsable del uso de sus datos personales. Esto dependerá de la(s) entidad(es) de TMF Group que desee o haya hecho un contrato para la prestación de los Servicios. Puede encontrar una descripción general de las ubicaciones en las que operan las entidades de TMF Group aquí.

3. Datos Personales que recopilamos

Los Datos Personales que recopilamos sobre usted cuando utiliza nuestros servicios incluyen lo siguiente:

  • Sus datos de contacto. Su nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico y cualquier otra información de contacto que nos proporcione.
  • Sus características personales. Incluyendo su género, profesión, título laboral, estado civil (si figura en las tarjetas de identificación nacional) u otras características personales que se solicitan para identificarlo como cliente o representante del cliente.
  • Grabación de vídeo. Cuando ingresa a nuestros edificios o instalaciones, nuestros sistemas de vídeo-vigilancia (CCTV) lo registran. También se puede grabar en secuencias de vídeo durante eventos que organizamos, como seminarios.
  • Sus datos de comunicación. Sus solicitudes, cualquier queja que pueda tener y cualquier otra información que recibamos si nos comunicamos con usted por correo electrónico, teléfono o de otro modo.
  • Cualquier otro dato personal. Esto incluye cualquier dato personal que nos revele durante el curso de su relación contractual con nosotros, ya sea de manera voluntaria o por solicitud.
  • Información de Conozca a su Cliente (KYC). La ley exige que TMF Group lleve a cabo procedimientos de identificación de "conozca a su cliente". Para cumplir con nuestra obligación legal, también recolectamos la siguiente información de los Propietarios Beneficiarios Fundamentales (UBO) de nuestros clientes: nombre y apellido, copia de identificación, nacionalidad, residencia fiscal, dirección privada/residencial, número de teléfono, dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento, estado civil, profesión y función real, estimado de ingresos anuales, riqueza estimada, fuente de ingresos y (cuando corresponda) un número de identificación fiscal de los Estados Unidos u otro.

4. Propósitos para los cuales utilizamos sus Datos Personales

TMF Group recopila y utiliza sus Datos Personales para los siguientes fines y de forma legal. En la medida en que ya tengamos información sobre usted, podemos utilizar esa información para los mismos fines.

  • Para el cumplimiento de nuestro acuerdo con usted: Utilizamos sus Datos Personales para cumplir con nuestras obligaciones que surjan de los acuerdos entre usted y nosotros, y para proveerle la información y los servicios que usted solicite, incluyendo la administración y el manejo de sus solicitudes, consultas o quejas.
  • Uso de información basada en su consentimiento: Si es un cliente potencial: utilizamos sus Datos Personales para enviarle comunicaciones de mercadeo (como boletines, promociones, noticias o actualizaciones de servicios) por correo electrónico o por otros medios electrónicos o por teléfono, pero solo lo haremos después de que hayamos recibido su consentimiento explícito para hacerlo, salvo que la legislación aplicable permita lo contrario. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, así como ejercer cualquiera de sus derechos en cualquier momento; ver el párrafo 9 (Sus derechos) a continuación.
  • Para cumplir con nuestras obligaciones legales: Cualquier información mencionada anteriormente en el Párrafo 3 (Datos Personales que recopilamos) se puede usar para cumplir con una obligación legal a la que estamos sujetos, como mantener registros comerciales apropiados, llevar a cabo los procedimientos de identificación de Conozca Su Cliente, cumplir con las solicitudes legales de las agencias gubernamentales y las autoridades públicas y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables o según lo exija la ley.
  • Para nuestros intereses comerciales legítimos:
    • Si usted es un cliente existente: usamos sus Datos Personales (tanto en forma agregada como individual), como sus datos de contacto y sus datos de identificación electrónica con el fin de anunciar nuestros Servicios que puedan ser de su interés (basados en los Servicios que utilizó anteriormente), poniéndonos en contacto con usted con fines de mercadeo o comerciales.
    • Usamos sus Datos Personales para fines de administración del cliente, como administración de acuerdos de Servicio al cliente, administración interna del trabajo realizado bajo los acuerdos de Servicio al cliente.
    • Utilizamos sus Datos Personales para analizar y mejorar la calidad de nuestros Servicios y para entenderlo como cliente (optimización del cliente). Esto nos permite evaluar lo que puede interesarle, medir o comprender la efectividad de la publicidad que le servimos a usted y a los demás, y ofrecer publicidad relevante. Además, tomando en consideración su historial de uso de nuestros Servicios, puede ser objetivo de nuestra publicidad u otros materiales de mercadeo personalizados según sus preferencias y experiencias personales.
    • Además, utilizamos sus Datos Personales para otros intereses comerciales legítimos nuestros, como por ejemplo, para operar y expandir nuestras actividades comerciales, para desarrollar y mejorar o modificar nuestros Servicios, para generar estadísticas adicionales sobre los usuarios de nuestros Servicios; para ayudar en la prevención de la seguridad y el fraude; para administrar nuestro sitio web y para las operaciones internas, incluyendo la solución de problemas, el análisis de datos, las pruebas, la investigación y para propósitos de estadísticas.
    • También utilizamos sus Datos Personales para fines de integridad del sistema (por ejemplo, la prevención de piratería, correo no deseado, etc.); para facilitar nuestras operaciones comerciales, para operar las políticas y procedimientos de la compañía; para permitirnos realizar transacciones corporativas, como por ejemplo, cualquier fusión, venta, reorganización, transferencia de activos o negocios de TMF Group, adquisición, bancarrota o evento similar; o para otros fines comerciales legítimos permitidos por la ley aplicable.

5. Cómo compartimos sus Datos Personales

Compartimos sus datos personales con los siguientes terceros:

  • Controladores de datos dentro de TMF Group. Sus Datos Personales serán compartidos entre las entidades de TMF Group que pueden usar sus Datos Personales como se describe en esta Declaración de Privacidad para propósitos administrativos internos, propósitos de administración, propósitos analíticos y otros propósitos relacionados con el negocio. Sus Datos Personales solo serán utilizados por las empresas de TMF Group con fines comerciales si usted ha otorgado su consentimiento explícito y/o si tenemos un interés legítimo para hacerlo. Puede encontrar una descripción general de las ubicaciones en las que operan las entidades del TMF Group aquí.
  • Proveedores de servicios y Procesadores. Contratamos proveedores externos para que brinden Servicios en nuestro nombre, que pueden tener acceso a sus Datos Personales, incluyendo:
    • Socios de negocios (tales como abogados, firmas de impuestos y auditores o proveedores de financiamiento), incluyendo los sub-contratistas que se dedican a realizar (parte de) los Servicios bajo los acuerdos de servicios al cliente;
    • Suplidores (como proveedores de servicios de TI);
    • Empresas de mercadeo y publicidad que llevan a cabo actividades de mercadeo en nuestro nombre;
    • Analizadores y proveedores de motores de búsqueda que nos ayudan a mejorar y optimizar nuestro sitio web, como Google Analytics.

Al proporcionar sus servicios, accederán, recibirán, mantendrán o procesarán Datos Personales en nuestro nombre. Nuestros acuerdos con estos proveedores de servicios no permiten el uso de sus Datos Personales para sus propios fines (mercadeo). En conformidad con los requisitos legales aplicables, tomamos medidas comercialmente razonables para exigir a terceros que protejan adecuadamente sus Datos Personales y que solo los procesen de acuerdo con nuestras instrucciones.

  • Terceros en caso de requerimiento legal. Divulgaremos sus Datos Personales si la divulgación es requerida por ley o en el contexto de una investigación, requisito regulatorio, procedimiento judicial, orden judicial o proceso legal en el que se nos involucre, o para proteger los derechos o la seguridad del sitio web, nosotros o nuestras compañías afiliadas.
  • Transacción corporativa. Además, la información sobre nuestros clientes, incluyendo los Datos Personales, puede divulgarse como parte de cualquier fusión, venta, transferencia de activos de TMF Group, adquisición, quiebra o evento similar.
  • Con consentimiento. También divulgamos información sobre usted, incluyendo los Datos Personales a cualquier tercero, cuando usted haya consentido o solicitado que lo hagamos.

6. Transferencias Internacionales de sus Datos Personales

Debido a la presencia global de nuestras operaciones comerciales, TMF Group transfiere los Datos Personales que usted nos provee a países distintos a su país de residencia. Es posible que las leyes de estos países no brinden el mismo nivel de protección a sus Datos Personales. TMF Group o terceros que utilicemos, por lo tanto, procurarán garantizar que se implementen todas las protecciones adecuadas y que se cumplan todas las leyes y reglamentaciones aplicables en relación con dicha transferencia, en particular para los datos personales transferidos a países fuera del Espacio Económico Europeo (EEE).

Las transferencias de datos dentro de TMF Group se llevan a cabo en base a nuestras Reglas Corporativas Obligatorias, que se pueden encontrar en el sitio web de TMF Group. Para los datos que se transfieren a terceros fuera del EEE, llevamos a cabo acuerdos legalmente requeridos con estos terceros, incluyendo las cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión Europea u otra autoridad supervisora cuando sea necesario. Tiene derecho a recibir una copia de toda la documentación que muestre las garantías adecuadas que se hayan tomado al realizar una solicitud a través de la entidad local de TMF Group que recopiló sus datos o mediante dataprotection@tmf-group.com.

7. Seguridad

TMF Group tomará medidas razonables para garantizar que sus Datos Personales estén debidamente protegidos utilizando las apropiadas medidas técnicas, físicas y organizacionales, de modo que estén protegidos contra el uso no autorizado o ilegal, alteración, acceso o divulgación no autorizados, destrucción accidental o ilícita y pérdida.

Tomamos medidas para limitar el acceso a sus Datos Personales a aquellas personas que necesiten tener acceso a él para uno de los fines enumerados en esta Declaración de Privacidad. Además, nos aseguramos contractualmente de que cualquier tercero que procese sus Datos Personales brinde igualmente la confidencialidad y la integridad de sus datos de forma segura.

8. Retención de Datos

Conservamos sus Datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con el propósito para el que fueron recopilados y utilizados (por ejemplo, durante el tiempo necesario para que podamos proveerle servicio al cliente) a menos que sea necesario un período más largo para nuestras obligaciones legales o defender un reclamo legal. Los datos personales que recopilamos de los beneficiarios finales se conservan durante diez (10) años para cubrir los diferentes requisitos de la legislación nacional de los países donde se recopilan dichos datos.

9. Sus derechos

Sujeto a las condiciones establecidas en la ley aplicable, usted tiene derecho a solicitar, revisar, corregir, actualizar, suprimir, restringir o eliminar los Datos Personales que nos ha proporcionado o si desea solicitar una copia electrónica de dichos datos personales a los fines de pasarlos a otra empresa, mediante el envío de un correo electrónico a la entidad local de TMF Group que recopiló sus datos o a dataprotection@tmf-group.com especificando su solicitud. Responderemos a su solicitud de conformidad con la ley aplicable.

En su solicitud, díganos qué Datos Personales le gustaría cambiar, si desea que se eliminen de nuestra base de datos, o de otra forma, háganos saber qué limitaciones le gustaría poner en nuestro uso de la misma. Intentaremos cumplir con su solicitud tan pronto como sea razonablemente posible.

Tenga en cuenta que es posible que necesitemos conservar ciertos datos personales para fines de mantenimiento de registros y/o para completar cualquier transacción que haya comenzado antes de solicitar un cambio o eliminación.

En el caso de que sus datos personales se procesen en base a su consentimiento, puede retirar su consentimiento en cualquier momento enviando un correo electrónico a la entidad local TMF Group que recopiló sus datos o a dataprotection@tmf-group.com especificando su solicitud, sin afectar la legalidad del proceso basado en el consentimiento antes de su retiro.

Puede presentar una queja ante una autoridad supervisora, en particular en su Estado de residencia, si considera que la recopilación y el uso de sus Datos Personales infringe esta Declaración de Privacidad o la legislación aplicable.

10. Cambios a esta Declaración de Privacidad

Esta Declaración de Privacidad puede ser revisada periódicamente. Si se trata de un cambio fundamental en la naturaleza del uso de sus datos personales o si el cambio es de alguna otra manera relevante para usted, nos aseguraremos de que la información se le proporcione con suficiente antelación antes que el cambio entre en vigencia.

11. Contáctenos

Si tiene alguna pregunta acerca de esta Declaración de Privacidad o sobre cómo manejamos sus Datos Personales en general, o si desea ejercer sus derechos, envíenos un correo electrónico a dataprotection@tmf-group.com y asegúrese de indicar la naturaleza de su consulta.


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Hacemos un mundo complejo, simple

TMF Group es una empresa líder que presta servicios administrativos esenciales, ayudando a los clientes a invertir y operar de manera segura en todo el mundo. Con más de 10.000 colegas distribuidos en 125 oficinas en 86 jurisdicciones, todos trabajando con los mismos altos estándares de servicio y seguridad, ofrecemos a nuestros clientes el conocimiento local donde más lo necesitan. Nuestras oficinas cubren el 92 % del PIB mundial y el 95 % de las entradas de IED.

Somos una parte clave de la gobernanza de nuestros clientes, prestando servicios en materia de contabilidad, impuestos, nómina, administración de fondos y gestión de entidades que son esenciales para su éxito. Nos aseguramos de que se cumplan las normas, se proteja la reputación y se mantenga el cumplimiento operativo. Entre nuestros clientes figuran la mayoría de las empresas Fortune Global 500, FTSE 100 y las 300 principales firmas de capital privado.

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