La importancia de los manuales de contabilidad de las empresas

¿Qué es un manual de contabilidad y qué debe contener?

Un manual de contabilidad es un documento detallado que describe las normas y procedimientos contables de las organizaciones a nivel de grupo, proporcionando lineamientos firmes para las entidades del grupo. Debe ser elaborado internamente por la organización o por un proveedor de servicios in situ. Los manuales de contabilidad varían en tamaño, dependiendo del tipo de organización y de su presencia geográfica.

Es la clave para conseguir una buena información financiera y una buena gestión empresarial. Es esencial para garantizar que los resultados y las posiciones financieras y de flujo de caja de una empresa se presenten de forma precisa y fiable en circunstancias complejas, de acuerdo con los marcos contables subyacentes.

Por ejemplo, las normas contables, como las NIIF, los PCGA suizos, los PCGA británicos y los PCGA estadounidenses, permiten una serie de opciones en cuanto al tratamiento contable de las transacciones. Es necesario que haya instrucciones claras a nivel de grupo sobre qué normas y políticas contables deben utilizar las entidades para garantizar un enfoque fluido y coherente a efectos de información.

Y es algo que una empresa debe considerar, y en lo que debe centrarse, desde el principio. Hay que fijarlo antes de que una empresa realice adquisiciones, crezca en nuevos mercados o lleve a cabo transacciones complejas. La contabilidad debe ser coherente cuando una empresa se expande, ya que es mucho más difícil hacer cambios más adelante.

Un manual de contabilidad de grupo debe comenzar con una sección introductoria que explique el objetivo del documento y la responsabilidad del equipo directivo respecto a las cuentas de la empresa. A continuación, debe abarcar una visión general de la organización y de sus entidades, y dejar claro cómo influyen en los procesos contables.

Asimismo, debe explicar los procedimientos y políticas contables con todo detalle y exponer cómo debe realizarse la presentación de informes. Debe incluir todos los diferentes aspectos contables, como los controles internos, las definiciones contables, las políticas y los procesos de elaboración de informes de gestión.

Sin embargo, un buen manual debe ir mucho más allá de un conjunto de políticas y principios contables. Debe servir de guía sobre el cumplimiento de la normativa y los requisitos legales y de información de gestión pertinentes, así como de herramienta de referencia para formar a los empleados actuales y educar a los nuevos. Debe estar integrada en el corazón de la empresa, y ser accesible pero no editable.

¿Cuáles son los beneficios?

Disponer de un manual de contabilidad de grupo completo, práctico y adaptado tiene muchas ventajas.

Proporciona a una empresa, independientemente de su tamaño, un enfoque contable coherente a medida que crece. Es la base para implantar controles internos sólidos en todo el grupo, y la mejor vía para garantizar el cumplimiento de la normativa en todas las jurisdicciones pertinentes.

Para asegurarse de que se integra plenamente con el entorno y las circunstancias particulares de la empresa (y el sistema ERP), debe ilustrarse con casos de uso reales del sector o la jurisdicción.

Para ilustrar este punto, consideremos la I+D (Investigación y Desarrollo). Según las NIIF, existe la obligación de capitalizar los costos de I+D, por lo que habrá que integrarlos en las políticas contables. Pero con los PCGA británicos, la empresa puede elegir si capitaliza o no los costos. Hay que tomar una decisión, y luego mantener la coherencia en todas las entidades del grupo.

Otro buen ejemplo es la contabilidad de los alquileres. Con la NIIF 16, los arrendamientos que se acogen a la exención de arrendamiento de bajo valor pueden seguir tratándose como fuera de balance. Pero, ¿qué clasifica la empresa como “de bajo valor”? La clasificación interna debe establecerse a nivel de grupo y luego aplicarse de forma coherente en todas las filiales.

¿Y cuáles son los riesgos de no tenerlo?

Sin un manual de contabilidad adecuado, el grupo sufrirá la incoherencia de los principios contables y, por tanto, una menor calidad de los informes, y una dirección incapaz de revisar adecuadamente los resultados financieros.

Tener un manual débil es tan problemático como no tener nada. Hemos visto numerosos ejemplos de manuales anticuados o difíciles de leer que retrasan a las empresas. También hay algunos manuales que son poco prácticos con respecto a la empresa individual.

La falta de preparación suele dar lugar a procesos de consolidación más complejos, con el consiguiente aumento de tiempo y costos, y también puede tener un efecto negativo en las auditorías. Sin una imagen coherente y clara de las finanzas, los auditores tardarán más en examinarlas, lo que aumentará sus honorarios.

También puede tener un impacto comercial significativo. Si una empresa desea cotizar en bolsa, por ejemplo, un sólido manual de contabilidad del grupo es una de las principales áreas de la evaluación de la preparación para la OPI. No tenerlo puede significar que la OPI se retrase o incluso se cancele.

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