Los matices de la nómina local

En un ejemplo reciente, TMF Group estaba ayudando a una empresa multinacional a establecerse en Italia. La empresa había puesto especial atención en todos los detalles. Sin embargo, al principio nos encontramos con un problema: Italia sólo permite los pagos a terceros desde una lista específica de bancos italianos. El banco del cliente, con el que había negociado pacientemente y con firmeza una relación global para la administración de la contabilidad y la nómina local, no estaba en esa lista.

El conocimiento de las normas y los reglamentos italianos por parte de nuestros expertos locales ayudó mucho al cliente a superar esta delicada situación, y pudo negociar una solución que incluía el pago a través de una cuenta fiduciaria que creamos.

No se trata de una situación poco habitual, ni es el único problema relacionado con el dinero al que pueden enfrentarse las empresas internacionales cuando reubican a su personal en un nuevo país. A la hora de pagar los sueldos al personal en el extranjero, es prudente analizar varias cuestiones, entre ellas:

• la fiabilidad de la transferencia del dinero
• la exposición al riesgo cambiario, tanto para la empresa como para el empleado
• las cuestiones legales, bancarias y de cumplimiento normativo específicas del país
• las consolidación y el costo de las cuentas y los informes.

El pago desde una cuenta extranjera expone las operaciones de nómina al riesgo; el cambio de divisas no es un objeto inamovible, y puede ser complicado consolidar, prever y gestionar la nómina cuando se trata de divisas. No suele ser realista incluir este riesgo en los paquetes salariales del personal local. La mayoría de las empresas prefieren pagar a nivel local, ser facturadas en la moneda local y gestionar la nómina local como parte de una relación con un proveedor global, con el fin de aportar más seguridad al tratar con los mercados de divisas, a veces volátiles.

Las transferencias bancarias internacionales también conllevan sus propios riesgos. Las empresas que transfieren dinero de una cuenta en el extranjero a una cuenta en una oficina local deben tener en cuenta la rapidez del pago, así como los problemas de cambio de divisa. Muchos bancos tienen relaciones recíprocas para facilitar las transferencias con este fin (conocidas como acuerdos de asociación entre bancos). Otra posibilidad es que las empresas realicen los pagos a través de una plataforma estándar aceptada en todo el mundo, como SWIFT o Bacs. Pero los servicios de transferencia, aunque satisfacen una necesidad esencial, pueden ser costosos y de larga duración. Los pagos pueden tardar varios días porque a menudo se agrupan, y se corre el riesgo de retrasar el pago de los salarios.

Muchos países exigen que los impuestos e incluso los salarios se paguen desde una cuenta local. En Grecia, por ejemplo, los empleados deben realizar sus operaciones bancarias en la misma institución que su empleador. A veces, los bancos globales que afirman poder procesar los pagos en cualquier lugar, suelen hacerlo utilizando su propio formato de archivo específico, y éste puede no coincidir con los archivos locales que producen los sistemas de nómina. Además, algunos países tienen controles sobre la cantidad de dinero que se transfiere al país en una sola transacción, debido a la preocupación por el blanqueo de dinero, lo que podría causar problemas en una operación de nómina global.

Lo ideal es que las empresas que reciben ingresos en una moneda local paguen primero los salarios locales con esos ingresos. Pero eso no siempre es posible, y vale la pena tener un plan alternativo. Una operación integrada de nómina internacional puede ayudar a las empresas a responder mejor a las fluctuaciones monetarias y a las necesidades de los empleados mediante un mejor análisis y previsión, y por tanto a la volatilidad del mercado.

Además de las normativas bancarias y contables locales, hay que tener en cuenta innumerables factores de cumplimiento locales. Por ejemplo, una empresa que ejecuta su operación global de nómina desde Ginebra necesita asegurarse de que sus empleados en Venezuela firmen personalmente sus cheques de pago, tal y como exige la legislación local. Y hay muchos otros ejemplos de este tipo cuando se trata de una operación de nómina en varios países.

Una forma de gestionar esta complejidad es trabajar con un socio que gestione la nómina, que cuente con expertos que dominen tanto el inglés como el idioma local y que sean capaces de gestionar su nómina local y el cumplimiento de la normativa, a nivel global.