Aprovechar los beneficios de la consolidación de proveedores: 5 minutos con Veronique Lemaire y Juliana Staight

Para comenzar, cuéntennos un poco sobre ustedes y sus cargos actuales.

VL: Mi nombre es Veronique Lemaire, soy originaria de Bélgica, pero llevo más de 20 años viviendo en España. Trabajo en TMF Group desde hace aproximadamente seis años y actualmente me desempeño como Head of HRP Client Solutions dentro del equipo de gestión de prácticas de nómina. Estoy a cargo del desarrollo de nuevos servicios, así como de la gestión de nuestras soluciones de consultoría y de la administración global de recursos humanos.

JS: Mi nombre es Juliana Staight, vivo en Londres, Reino Unido, y me desempeño como Client Director en TMF Group hace ya casi cinco años. Gestiono alrededor de siete de nuestros principales clientes, actuando como su principal punto de contacto estratégico y comercial. Mi trabajo consiste en identificar oportunidades en las que podamos apoyar a nuestros clientes durante cambios clave en su ciclo de vida. Ya sea que estén creciendo, reduciendo operaciones o diversificándose, mi función es reunir a los equipos y especialistas adecuados para guiarlos durante la transición.

¿Cómo se desarrollaron sus carreras para llegar a sus roles actuales?

VL: Antes de incorporarme a TMF Group, trabajé durante unos 15 años en diversas organizaciones dentro del sector de tercerización de servicios de recursos humanos y nómina, incluidas ADP y ACS/Xerox Services, ahora conocida como Conduent. Mis áreas de enfoque incluían la implementación, gestión de servicios recurrentes, transformación corporativa y estrategia de recursos humanos y nómina.

JS: Comencé mi carrera en el área de impuestos corporativos en PwC y luego me moví al sector de tercerización, con un enfoque fuerte en startups. Después trabajé en Pentaho (Hitachi) y posteriormente regresé al mundo de la tercerización en TMF Group. He tenido la suerte de conocer todas las perspectivas; mi formación técnica me ayuda a identificar desafíos y ofrecer las soluciones adecuadas. La consolidación es un tema recurrente en mi trabajo.

La consolidación de proveedores es, sin duda, una tendencia empresarial en crecimiento, pero muchas compañías aún dependen de múltiples prestadores de servicios. ¿Por qué creen que sucede esto?

VL: En algunos casos, los sistemas heredados llevan mucho tiempo en funcionamiento y no se han revisado, o bien las empresas no han priorizado la consolidación tras una adquisición. A veces, los clientes dependen de un conjunto de soluciones que ya no responden a sus necesidades. Las entidades más pequeñas podrían no considerar alternativas, y otras pueden implementar una solución distinta, pero no necesariamente con el mismo proveedor. Las mejoras no siempre se aplican de forma uniforme en toda la estructura del cliente debido al costo asociado.

JS: Las organizaciones que buscan soluciones de bajo contacto a veces optan por múltiples proveedores en lugar de adoptar un enfoque unificado. Los equipos locales suelen tener relaciones establecidas con proveedores locales y valoran esa familiaridad. Algunas empresas prefieren contar con una diversidad de proveedores para mantener la continuidad operativa; otras simplemente no saben que pueden trabajar con el mismo proveedor en varias ubicaciones.

¿En qué momento del proceso los clientes suelen considerar consolidar a sus proveedores de servicios?

VL: Las empresas suelen darse cuenta del verdadero costo de trabajar con múltiples proveedores cuando una nueva persona se incorpora y comienza a rastrear los gastos relacionados con la gestión de proveedores. Utilizar varios proveedores también puede disminuir la capacidad de influencia del cliente con cada uno; aquellos que no se sienten suficientemente respaldados pueden considerar la consolidación como una forma de fortalecer su poder de negociación y mejorar la calidad del servicio.

JS: En mi experiencia, un cambio de personal suele ser una razón importante para revisar a los proveedores, lo que a menudo da lugar a proyectos de transformación en áreas como nómina, recursos humanos y beneficios. La implementación de nuevas tecnologías, como una plataforma de gestión de RR. HH., también representa una oportunidad para simplificar la estructura de proveedores, lograr mayor consistencia y mejorar los reportes entre distintas entidades, lo que permite que la gestión de nómina en una región se alinee con la de otras. Las organizaciones que buscan administrar mejor sus presupuestos y reducir gastos en el estado de resultados también pueden encontrar beneficios en la consolidación, mientras que los cambios regulatorios o geopolíticos pueden detonar iniciativas de transformación.

Eso es interesante. ¿Han tenido casos en los que un cliente haya reportado problemas de cumplimiento debido a servicios descentralizados?

VL: Sí, es algo que escuchamos con frecuencia. La visibilidad limitada sobre los procesos locales representa un gran desafío, y muchas veces no se cuenta con el conocimiento necesario para ejecutarlos correctamente. Por ejemplo, si una persona se jubila, las tareas que se gestionaban a nivel local pueden quedar sin concluir, especialmente si la oficina central desconoce los procesos adecuados. Y, por supuesto, el incumplimiento puede derivar en multas y afectar la reputación de la empresa.

JS: Los problemas de cumplimiento son bastante comunes. Recientemente supe de un caso en el que un proveedor local no realizó los pagos de las contribuciones a la seguridad social, a pesar de haber recibido los fondos del cliente, quien no estaba al tanto del problema debido a barreras de idioma y falta de reportes directos. En otro caso, un proveedor de nómina cerró su negocio con solo dos semanas de aviso; el cliente no estaba preparado, y nosotros intervenimos rápidamente para brindar apoyo. Algunos proveedores, especialmente aquellos que operan como firmas locales pequeñas, pueden cerrar o retirarse con poco aviso, dejando a los clientes expuestos a riesgos.

Entonces, desde su perspectiva, ¿cuáles son los principales beneficios de consolidar proveedores de servicios?

VL: Además de reducir riesgos y simplificar procesos, la consolidación permite que los costos de cumplimiento sean más fáciles de medir para los clientes. Por ejemplo, tercerizar la nómina con un solo socio ofrece costos predecibles, en comparación con la gestión interna, donde puede haber una limitada experiencia en nómina, lo que incrementa tanto los riesgos como los costos de cumplimiento. Además, combinar los servicios de nómina y administración de recursos humanos facilita la generación de datos relevantes y elimina la necesidad de conciliar información entre múltiples proveedores. Para los profesionales de RR. HH., nómina y finanzas que lidian con estos retos a diario, es un beneficio enorme.

JS: Desde mi punto de vista, contar con un proveedor principal genera familiaridad y una estructura de gobernanza más eficiente. Hay un beneficio intangible que a veces es difícil de cuantificar: saber cómo interactuar con tu proveedor, entender los contratos y cómo funciona la estructura de precios elimina una gran cantidad de costos para los clientes, ya que no tienen que reinventar el proceso constantemente. También mejora la experiencia del empleado, por ejemplo, cuando la nómina se calcula, entrega e informa correctamente, se reduce el tiempo que RR. HH. dedica a resolver dudas y problemas. Además, integrar la nómina con otros servicios como contabilidad agiliza las operaciones y facilita el trabajo del equipo financiero.

¿Dirían que la consolidación ayuda a las organizaciones a estandarizar y escalar más rápido?

VL: La consolidación y la estandarización están definitivamente vinculadas. Elegir un socio global puede ayudar a garantizar procesos y sistemas consistentes en todo el mundo. Al realizar el proceso de debida diligencia, es importante asegurarse de que el proveedor elegido ofrezca ambos elementos: plataformas unificadas, procedimientos estandarizados y certificaciones relevantes.

JS: Los KPI y los SLA son mucho más fáciles de gestionar con un solo proveedor, lo que garantiza una experiencia consistente para el cliente en todos los países. Rara vez tenemos SLA diferentes por país. Creemos que todos deben recibir la misma prioridad, ya sea una nómina de 3.000 personas o de 200. Además, escalar es mucho más sencillo cuando los proveedores están consolidados. Las consolidaciones de A&T pueden tardar más, ya que es necesario cerrar los periodos fiscales, presentar declaraciones de impuestos y completar auditorías. Los sistemas ERP pueden aportar beneficios adicionales como consolidación, conciliación y armonización. Este tipo de consolidación permite manejar mayores volúmenes de datos y ofrece mejor visibilidad, por ejemplo, en el monitoreo de obligaciones fiscales y rezagos en facturación, conforme el negocio crece. Uno de nuestros clientes logró mejorar sus estadísticas de días entre facturación y cobro en más de 26 días tras un año de consolidación.

Eso es impresionante. ¿Podrían contarnos un poco más sobre los beneficios en eficiencia?

VL: La consolidación ofrece una estructura de gobernanza definida, simplifica los puntos de contacto y elimina las barreras de idioma. Los procesos optimizados ayudan a las empresas a mejorar la comunicación y acelerar la toma de decisiones. Además, proporciona un proceso predefinido para gestionar tanto las operaciones estándar como las interrupciones inesperadas.

JS: También establece un proceso claro de escalamiento; los modelos de precios se definen desde el inicio, lo que facilita la integración de nuevas ubicaciones y simplifica las negociaciones para servicios fuera del alcance. Esto puede ahorrar tiempo del lado del cliente. Los problemas en ubicaciones específicas pueden resolverse de manera más eficiente gracias a una mayor visibilidad. En contraste, trabajar con múltiples proveedores puede ser más complicado, ya que las prioridades pueden variar según la región. Otras eficiencias incluyen un mejor acceso a los datos y reportes más rápidos. En el área de GEM, ayudamos a un cliente a implementar un proceso de cumplimiento legal anual más fluido utilizando nuestra plataforma Kraios, lo que resultó en una reducción del 45 % en sus gastos legales.

¿Qué consejo les darían a las empresas que están considerando consolidar proveedores?

VL:  Lo primero es definir claramente las razones detrás de la consolidación, ya sea por ahorro de costos, consideraciones de cumplimiento o requisitos de política interna. Al evaluar proveedores, es importante asegúrese de involucrar a los equipos operativos que interactuarán directamente con el nuevo socio. Esto suele pasarse por alto, pero en mi experiencia, tiene un impacto significativo en la velocidad y el éxito de la adopción. También es fundamental que el proveedor elegido pueda respaldar sus ambiciones estratégicas a largo plazo. ¿Tiene la flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de su negocio? ¿Cuenta con las capacidades para apoyar sus objetivos actuales y futuros? Las empresas deben asegurarse de elegir un socio con el que puedan crecer.

JS: La consolidación de proveedores es una excelente oportunidad para alinear múltiples objetivos estratégicos. Considere el valor que se puede desbloquear a través de la eficiencia de procesos, la centralización de datos, una mejor gestión del gasto y la optimización del escalamiento, además de las mejoras generales en la experiencia de los empleados y los equipos funcionales. La consolidación implicará una evaluación profunda de los sistemas heredados, lo que revelará aspectos desconocidos, pero los beneficios a largo plazo, como la reducción de costos, la armonización y una visión más consistente, le permitirán dedicar más tiempo al crecimiento del negocio y a mejoras adicionales.

Contar con un proveedor principal genera familiaridad y una estructura de gobernanza más eficiente. Hay un beneficio intangible que, en mi opinión, a veces es difícil de cuantificar.

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