Health checks: asegúrese de que su empresa cumple las normas dondequiera que opere
Dirigir una empresa multinacional no es tarea fácil. Los requisitos legales y los procesos normativos pueden diferir enormemente de una jurisdicción a otra, y pueden cambiar en cualquier momento. Esto hace que mantenerse al tanto de la gestión y administración de las entidades más allá del país de origen de una empresa pueda ser un proceso laborioso y complejo. Realizar revisiones periódicas de la integridad de las entidades es una buena forma de mantener la conformidad de su empresa.
Administrar un negocio internacional es un gran desafío. Las empresas se encuentran con la responsabilidad de seguir la evolución legislativa y reglamentaria en varias jurisdicciones. Las normas y reglamentos locales pueden cambiar a menudo, lo que da lugar a descuidos o confusiones que pueden hacer que las empresas no cumplan con la normativa y se vean expuestas a sanciones o a daños en su reputación.
Por ejemplo, durante el proceso de una adquisición, la información de los antiguos directores o los domicilios pueden no estar actualizados ante las autoridades pertinentes, dejándole a la empresa en incumplimiento.
A veces, las entidades se crean a toda prisa para cumplir con los plazos y se reúnen equipos jurídicos chicos, lo que significa que los recursos están poco distribuidos y las acciones necesarias pueden pasarse por alto. Esto puede llevar a que la dirección no sea plenamente consciente de las obligaciones locales e internacionales que conlleva, y de cómo y cuándo deben mantenerse y actualizarse.
Incumplimiento: consecuencias y consideraciones
Las consecuencias para una empresa que incumple la normativa pueden ser muy duras. Las organizaciones pueden enfrentarse a sanciones económicas, o incluso perder el privilegio de hacer negocios en una jurisdicción específica. A veces, en situaciones más graves, los directores de la empresa pueden ser considerados personalmente responsables y, dependiendo de la jurisdicción, podrían incluso enfrentarse a penas de prisión.
También merece la pena considerar cómo la pandemia del Covid-19 impactó en la constitución y el crecimiento de las empresas en todas las jurisdicciones, y por qué la pandemia destacó que la necesidad de realizar revisiones frecuentes del estado de las entidades es más importante que nunca.
En el último informe del Índice Global de Complejidad Corporativa (GBCI 2022) de TMF Group, analizamos en profundidad los numerosos retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de constituir una entidad legal y, posteriormente, operar o salir de una jurisdicción extranjera.
Durante la pandemia, muchas jurisdicciones se vieron obligadas a adaptarse rápidamente y a optimizar sus procesos operativos adoptando la digitalización. Esto suele ser un paso positivo para reducir la fricción empresarial, sin embargo, la introducción apresurada de procesos digitales para sustituir las interacciones tradicionales en persona ha introducido, en algunos casos, cierta complejidad a corto plazo.
Al principio de la pandemia, se advirtió un congelamiento inicial de la expansión empresarial y el establecimiento de nuevas entidades se desaceleró drásticamente. Al salir de la pandemia, cuando el mundo empresarial comenzó a reabrirse, las empresas que estaban preparadas para poner en marcha sus planes de expansión se encontraron con que el proceso de constitución de una nueva empresa era mucho más largo que antes.
También hubo interrupciones sobre el impacto o el interés en los acuerdos de nuevas entidades, ya que muchas compañías querían ver cómo se asentaba el mundo empresarial antes de hacer planes concretos.
Con el cambio de muchas empresas a un nuevo negocio digitalizado, y los planes de constitución y expansión de los negocios en nuevas jurisdicciones, es fundamental que se realicen evaluaciones del estado de las entidades para garantizar que toda la documentación se mantiene al día, y para averiguar si se han introducido nuevas normas o reglamentos en esa jurisdicción concreta.
Teniendo esto en cuenta, las empresas multinacionales se beneficiarían si dedicasen recursos a revisar periódicamente sus estructuras y procesos en el extranjero y se asegurasen de que todos los negocios cumplen plenamente con las jurisdicciones en las que operan.
Pero, ¿qué implica esto exactamente y por dónde hay que empezar?
Cómo planificar la próxima revisión de la entidad... y qué se debe tener en cuenta
La planificación es la clave del éxito para garantizar que una entidad siga cumpliendo la normativa. Realizar evaluaciones frecuentes del estado de la entidad no sólo es una buena práctica, sino que es muy recomendable para mantener todas las bases legales cubiertas. Esto es especialmente importante cuando se adquiere una entidad en una operación de fusiones y adquisiciones, o cuando se realiza la transición de un modelo de gobierno descentralizado a uno centralizado. Medidas sencillas, como la introducción de un calendario de cumplimiento para cada jurisdicción y tipo de entidad, pueden ayudar a la empresa a mantenerse al tanto de los plazos de presentación, etc.
También es aconsejable contratar expertos locales que le ayuden a mantenerse al día con las normas y reglamentos locales más recientes. No sólo hablarán el idioma local dentro de la jurisdicción, sino que también estarán familiarizados con la cultura empresarial local y, por lo tanto, estarán bien posicionados para mantenerse al tanto de cualquier cambio que se produzca desde una perspectiva legal y administrativa.
Una revisión de la integridad de la entidad debería cubrir algunos de los aspectos básicos, tales como:
- nombre de la empresa
- número de registro
- fecha de constitución
- estatus comercial
- domicilio social y dirección comercial principal.
Además, debe extenderse a la información relativa a:
- acciones (tipos, números, valores, capital)
- accionistas (y juntas de accionistas)
- los estados financieros (presentación, cierre del ejercicio, informes, plazos, última fecha de presentación)
- reuniones del consejo de administración
- directores y funcionarios
- poderes de representación.
¿Puede realizar una revisión de la integridad de la entidad usted solo... o debe acudir a un profesional?
Siempre que disponga de tiempo y recursos, es posible realizar una revisión de la entidad por cuenta propia. Sin embargo, tendría que estar seguro de que entiende los requisitos de cada jurisdicción en la que opera su empresa.
Esto implicaría saber dónde y cómo obtener la confirmación de las autoridades locales de que su empresa cumple plenamente, y si hay alguna norma o reglamento actualizado que requiera su atención inmediata. En algunas jurisdicciones tendrá que acudir personalmente a las oficinas gubernamentales y solicitar archivos específicos para completar los documentos requeridos. El claro inconveniente es que esto puede ser un proceso bastante largo.
Una vez que su empresa opera en cinco o más jurisdicciones, los requisitos para llevar a cabo los chequeos de la entidad se vuelven mucho más difíciles. Especialmente si se trata de mantenerse al día con los cambios de las normas empresariales locales que entran en vigor.
Es entonces cuando un proveedor de servicios local y con experiencia, con un amplio conocimiento de la jurisdicción y sus normas empresariales, puede ser una gran ventaja. El proveedor de servicios local tendrá que conocer las normas y reglamentos más actualizados para hacer negocios en la jurisdicción, y tendrá que saber exactamente lo que se requiere para resolver cualquier problema de compliance, y rápidamente.
La tercerización de las revisiones de integridad de las entidades también puede ser una opción con un costo relativamente bajo para mantener a su empresa en cumplimiento y sin problemas.
La ayuda está a su alcance
Si no está seguro de cómo empezar, TMF Group puede ayudar a su empresa con revisiones regulares de integridad de la entidad y mantener su negocio en compliance durante todo el año.
Somos líderes globales en la gestión global de entidades y servicios relacionados. Estamos presentes en 85 países, con 9.100 expertos en el mundo. Dondequiera que usted opere, nuestros profesionales hablan el idioma local, tienen el conocimiento local, conocen la cultura empresarial local y pueden ayudarle a lidiar con cualquier cuestión en términos de cumplimiento.
También ofrecemos un conjunto completo de servicios de contabilidad e impuestos y de recursos humanos y nómina, para ayudarle a mantener la regularidad de su entidad durante todo su ciclo de vida, desde la constitución hasta la disolución.
Haga una consulta hoy si necesita más información o ayuda con las revisiones de integridad de su entidad.
