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Solution Architect A&T, TMF Group
Publicado
14 septiembre 2020
Tiempo de lectura
4 minutos

Informes reglamentarios en los Centros de Servicios Compartidos: los detalles no permiten ver el panorama general

Si bien hay ventajas claras para unificar ciertos pasos en los procesos de preparación de informes conforme a la legislación vigente a través de los Centros de Servicios Compartidos, también hay preguntas que el CFO debería hacerse, escribe Pavlo Boyko.

 

“Lograr más con menos” es un pedido común de los líderes empresariales, y los líderes en el ámbito de las finanzas no son la excepción. El establecimiento o la expansión del Centro de Servicios Compartidos (CSC) financiero es una solución común para evaluar.

 

Un estudio reciente de SSON (Red de Servicios Compartidos y Subcontratación) muestra que la gran mayoría, es decir, el 72%, señala el control, la estandarización y la optimización como beneficios claves que impulsan el modelo de CSC. Sin embargo, ¿en qué medida son aplicables a los informes reglamentarios?

 

Para parafrasear un reconocido refrán: no se puede estandarizar lo que no se controla. ¿Cuál es el nivel de control que las finanzas pueden ejercer sobre la elección de una empresa sobre los países a los cuales expandirse, dada la presión de la industria? ¿O por encima de los gobiernos locales que presentan un nuevo formato de informes con poca antelación?

 

El reciente informe de TMF Group, el Índice Global de Complejidad Corporativa, muestra que muchos países se están acercando al modelo de “informes directos” que requiere el envío de información en línea a nivel transaccional, y con mayor frecuencia.

Como dice el refrán: algunas veces, los árboles no dejan ver el bosque. Si estamos muy preocupados por los detalles menores, no podemos ver el panorama general.

Revisemos con mayor detalle los informes reglamentarios en los CSC y si el “bosque” (el esfuerzo en el ahorro de costos) es lo suficientemente visible entre los “árboles” (problemas de cumplimiento local específicos en varios países).

Procesos

Históricamente, los procesos de transacciones intensivas, como el proceso del pedido al cobro y la contabilidad, han sido candidatos inmediatos para la centralización transfronteriza. Eso le permite capitalizar la estandarización de procesos, la excelencia transaccional y los avances tecnológicos. Sin embargo, la presentación de informes reglamentarios proviene de un grupo diferente: es un proceso intensivo de criterios.

Si bien hay ventajas obvias en la unificación de ciertos pasos en el proceso de presentación de informes reglamentarios, también hay muchas preguntas que hacer. Por ejemplo:

¿Tiene sentido centralizar el proceso de los estados financieros reglamentarios en un CSC en el extranjero, dadas las diferencias de idioma y los entornos regulatorios dinámicos?

Otro estudio de SSON destaca las principales razones por las que las empresas no extienden sus procesos de CSC a los informes reglamentarios. Aproximadamente un tercio de los encuestados señaló que se debe principalmente a que el CSC está "desconectado" del conocimiento específico del país y de las autoridades locales.

Volumen

Las economías de escala son las ventajas de costos que obtienen las empresas debido a su escala de operación. Existen economías de escala en las que los procesos basados en el volumen, como la contabilidad y la compra al pago, se trasladan a un CSC. Sin embargo, considere el proceso de impuestos directos, con solo una declaración de impuestos anual que debe presentarse en la mayoría de las jurisdicciones. ¿Son aplicables las economías de escala en ese caso? ¿Otros impuestos locales califican para un mapa de proceso separado? ¿Debería el CSC atender una sucursal exclusivamente enfocada en el marketing de la misma manera que las entidades operativas en otros países?

Tecnología

Los avances realizados en los últimos años por los principales actores de la Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) son realmente impresionantes. Una factura de compra se puede leer, reconocer y registrar en las cuentas de GL y códigos de impuestos correctos con poca o ninguna intervención manual. Aunque esto no sorprende a ningún experto actualmente, el ritmo del cambio legislativo es difícil de replicar. Un ejemplo revelador a este respecto es la lista patentada de TMF Group de esquemas de apoyo gubernamental de todos los países sobre el COVID-19, que ahora suman más de mil.

Ningún ERP puede cubrir todos los requisitos reglamentarios en todos los países desde el primer día. Por ejemplo, ¿puede su ERP global utilizado en un CSC cubrir los requisitos de SAF-T (archivo de auditoría estándar para impuestos) en Europa o ECD (archivo electrónico de contabilidad) en Brasil? ¿Los beneficios superan los costos de la localización de ERP para cada país?

Al considerar la construcción de informes reglamentarios, cada empresa con un CSC financiero se enfrenta a la misma vieja opción de "comprar y consolidar". La opción de "comprar" implica la subcontratación, mientras que la alternativa de "consolidar" puede tener dos matices: con capacidad interna creada en oficinas locales o centralmente en un CSC.

Cada una de las opciones de compra o construcción tiene ventajas y desventajas que giran en torno al costo, el control, la flexibilidad, la retención de conocimientos y los riesgos de las personas.

Mi recomendación es realizar la prueba de los "tres no":

  • sin control,
  • sin volumen, o,
  • sin tecnología.

Esto le ayudará a identificar procesos y áreas que requieren más atención y, potencialmente, algunas decisiones no estándar.

Los líderes financieros deben adoptar un enfoque pragmático a nivel táctico al evaluar sus opciones de "comprar o consolidar". Evalúe cada subproceso con un enfoque de "más con menos" y esté preparado para soluciones híbridas, en caso de que encajen en el panorama general.

Contacte a TMF Group

Con expertos locales en más de 80 jurisdicciones, TMF Group tiene el conocimiento local para ayudar a sus equipos: informes fiscales y contables en el país que funcionan a la perfección con sus sistemas y procesos de CSC.

¿Tiene preguntas o necesita más información? Envíenos su consulta.

Escuche más de Pavlo en el podcast Value Added Talk.

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