Trabajar desde cualquier lugar: ¿riesgo de cumplimiento o una oportunidad para los empleadores?

Ya hay muchos ejemplos en el mundo en los que los empleados ya han aprovechado el trabajo a distancia para mejorar sus condiciones de vida, su estilo de vida o el equilibrio entre la vida laboral y personal. En el Reino Unido, por ejemplo, se espera que Londres sufra su primer descenso de población desde 1988. Del mismo modo, en Estados Unidos, el Área de la Bahía de San Francisco experimentó cambios migratorios, y estados como Florida han resultado ser un destino popular para quienes huyen de la vida en California, con el fin de asegurarse un costo de vida o un tipo de impuesto sobre la renta más bajos.

Aunque el atractivo de trabajar desde algún lugar más tranquilo o exótico, asistir a reuniones a distancia desde las afueras de la ciudad o responder correos electrónicos desde la playa puede ser irresistible para los empleados, para los empleadores, darles rienda suelta a los empleados para elegir desde dónde trabajar puede ocasionar una serie de dificultades.

¿Los empleadores están preparados para esto?

El hecho de que los empleadores estén ya preparados para este escenario dependerá mucho de la empresa en cuestión, y de si ya contaba con políticas o procesos de trabajo flexibles.

En una etapa relativamente temprana de la pandemia, varias empresas de tecnología hicieron declaraciones sobre el futuro del trabajo a distancia que tuvieron repercusión en el mundo. Facebook admitió que la pandemia aceleró su cuestionamiento sobre las modalidades de trabajo, y ahora está considerando permitir que alrededor del 50 % de su fuerza laboral trabaje de manera remota durante los próximos 10 años. De manera similar, Twitter, que ya contaba con una política de trabajo flexible, señaló que permitir a sus empleados trabajar desde cualquier lugar ha sido durante mucho tiempo un objetivo de negocios clave.

Es posible que muchas otras empresas no hayan pensado de manera similar. Las organizaciones que no contaban con políticas, una cultura de trabajo flexible o la infraestructura necesaria para permitir el trabajo a distancia se habrán visto obligadas a adaptarse rápido, lo que en muchos países era un requerimiento impuesto por los gobiernos para que los empleados trabajaran desde casa. Otras organizaciones ya pueden estar teniendo dificultades; por ejemplo, cuando un directivo haya firmado involuntariamente acuerdos de trabajo a distancia, sin saber que eso podría dar lugar a incumplimientos de la normativa.

En cualquier caso, parece probable que muchas empresas tengan que establecer acuerdos de trabajo remoto o flexible a largo plazo. Para ello, las empresas que aún no dispongan de políticas o procedimientos tendrán que controlar la situación, o pedir ayuda para hacerlo.

Además de las cuestiones de procedimiento relacionadas con la solicitud y aprobación de las peticiones de trabajo flexible, las empresas tendrán que asegurarse de que tienen en cuenta las modificaciones contractuales, los cambios en la situación fiscal de las personas o empresas, o incluso el establecimiento de entidades en nuevas ubicaciones. Además, tendrán que poner en marcha sólidos mecanismos de gobernanza interna para controlar dónde trabaja el personal y si realmente trabaja donde dice estar.

Consideraciones internacionales

La situación se complica para los empleadores si un empleado decide trasladarse a un país diferente.

Las empresas pueden tener la responsabilidad de asegurarse de que los empleados tienen derecho a trabajar en la jurisdicción a la que planean trasladarse, si piensan permanecer allí indefinidamente. Si el traslado es sólo temporal, los empleadores tendrán que informarse sobre la legislación local en materia de inmigración para establecer cuánto tiempo pueden permanecer antes de que cambie su estatus de residente fiscal. En muchos países, este periodo suele ser de unos seis meses, o 183 días. Sin embargo, la interpretación de las normas debe revisarse siempre teniendo en cuenta los tratados fiscales aplicables entre países y las circunstancias individuales.  Además, las empresas deben tener en cuenta las implicaciones de la seguridad social por trabajar fuera del país de empleo, ya que normalmente no sigue la situación fiscal general. La falta de conocimiento de estas normas podría dar lugar a responsabilidades o sanciones para los empleadores y los empleados.

Como resultado de las restricciones de viaje relacionadas con el Covid-19, esta puede ser una situación a la que los empleadores ya están teniendo que enfrentarse, en caso de que un trabajador se haya visto incapaz de regresar a su país de origen. En esos casos, los empleados varados pueden haber sobrepasado inadvertidamente la duración de su visado y haber trabajado en una jurisdicción extranjera durante más tiempo del que normalmente permiten las leyes de inmigración locales. Sin embargo, las autoridades tendrán en cuenta cualquier situación que se produzca junto con los lineamientos de viaje actuales o a largo plazo impuestos por los gobiernos, por ejemplo, las restricciones a los viajes, desaconsejar los viajes de ocio o permitir sólo los viajes esenciales.

Hay otros riesgos a los que se pueden exponer las empresas con los trabajadores que se desplazan a territorios extranjeros. Por ejemplo, los tipos o el número de prestaciones que los empleadores estarían legalmente obligados a proporcionar variarán, dependiendo del lugar. También puede haber cuestiones de cumplimiento que deban tenerse en cuenta, sobre todo si el trabajo que se realiza es delicado o está sujeto a normas específicas que pueden verse comprometidas por el traslado. Las organizaciones también pueden estar obligadas a proporcionar formación u orientación sobre la cultura y las costumbres locales, o incluso protección si hay algún problema de seguridad específico.

En ciertos casos, un empleador puede incluso estar obligado legalmente a establecer su presencia en la jurisdicción donde un empleado quiere trabajar. Registrar una entidad en determinados lugares puede ser un proceso complejo, largo o costoso, sobre todo si los procedimientos de constitución se complican por los requisitos relativos a la designación local de directores o el establecimiento de locales físicos.

¿Cómo pueden los empleadores aprovechar esta situación?

Aunque es evidente que existen riesgos, muchos de ellos pueden mitigarse. Pero ¿merece la pena dedicar tiempo y esfuerzo a crear o actualizar las políticas relativas al trabajo a distancia?

Sin duda, algunos trabajadores querrán volver a la oficina a tiempo completo. Otros estarán interesados en seguir trabajando desde casa a largo plazo, o al menos en cambiar a una modalidad laboral en la que trabajen a distancia una parte del tiempo.

Los que tienen instrucciones de volver a la oficina podrían verse desanimados por la falta de flexibilidad de su empresa. Permitir que los empleados trabajen donde quieran y ofrecerles flexibilidad sobre cómo y cuándo trabajar es un claro mensaje para los empleados de que se trata de un empleador que se preocupa por su bienestar y sus elecciones.

Las empresas que no ofrecen ningún tipo de flexibilidad corren el riesgo de perder talento; las empresas que adoptan este cambio no sólo refuerzan su posición en términos de retención de empleados, sino que también hacen de su organización una propuesta más atractiva para las nuevas contrataciones, con lo que obtienen una ventaja competitiva.

Otro aspecto positivo para las empresas es que un enfoque más flexible podría ampliar el alcance de la búsqueda de las personas adecuadas para cubrir las vacantes. En lugar de limitar la búsqueda a aquellos que viven a una distancia cómoda para trasladarse a la oficina o a la sede de la empresa, o de pagar por el traslado del candidato adecuado, optar por la contratación de trabajadores a distancia significa efectivamente que se puede considerar la búsqueda de talento flexible desde cualquier parte del mundo.

Además de ofrecer a las empresas un mayor banco de talentos del cual elegir, la contratación de trabajadores en países en los que los salarios suelen ser más bajos también podría representar una oportunidad para ahorrar costos significativos.

Contáctenos

Si está pensando en ofrecer trabajo flexible o a distancia a sus empleados a largo plazo, tendrá que asegurarse de que cuenta con políticas y procedimientos sólidos para mitigar cualquier riesgo potencial.

Del mismo modo, si los acuerdos de trabajo a distancia implementados rápidamente durante la pandemia pueden haberle expuesto a riesgos, sería prudente solicitar ayuda para evaluar y abordar cualquier problema.

En TMF Group, la combinación de alcance global y conocimiento local de nuestros expertos en recursos humanos y nómina significa que estamos en una posición ideal para ayudarle con los desafíos dondequiera que haga negocios, o dondequiera que tenga una fuerza laboral que manejar.

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