La tercerización de la administración de fondos: tres factores que impulsan el éxito
Los gestores de activos están sometidos a una presión cada vez mayor para ofrecer precisión, transparencia y rapidez con menos recursos y una mayor complejidad normativa. Esto significa que los administradores de fondos especializados se están convirtiendo en sus socios más valiosos a la hora de crear operaciones escalables y resistentes que permitan un crecimiento sin concesiones.
La tercerización de la administración de fondos ofrece numerosos beneficios para los gestores de activos, incluyendo eficiencia en costos, escalabilidad y acceso a tecnología especializada. Al aprovechar la experiencia de administradores de fondos independientes, las empresas pueden lograr ahorros operativos significativos y obtener acceso a datos en tiempo real, lo que les permite responder oportunamente a solicitudes de inversionistas y reguladores.
Aun así, para muchos gestores de activos, contratar por primera vez a un administrador de fondos o cambiar de proveedor puede parecer un desafío. No tiene por qué serlo. Cuando se realiza de manera estratégica, la tercerización puede reducir el riesgo operativo y ayudar a los CFO a transformar la administración de fondos en una ventaja competitiva.
Pero, ¿cuáles son los factores clave que impulsan el éxito en la tercerización?
Conocimiento profundo
A medida que las estructuras de los fondos se vuelven más sofisticadas, los equipos internos pueden tener dificultades para mantenerse al día con las crecientes exigencias operativas y regulatorias. Vehículos multijurisdiccionales, estrategias multiactivos y estructuras híbridas requieren experiencia especializada y conocimiento actualizado de las normativas locales y los requisitos de presentación de informes, capacidades que muchas empresas no poseen internamente.
Los administradores líderes aportan precisamente eso: décadas de experiencia en distintas jurisdicciones y clases de activos. Ya sea estructurar un RAIF (Reserved Alternative Investment Fund, en inglés) en Luxemburgo o cumplir con las normas para asesores de fondos privados en Estados Unidos, estos socios ofrecen un profundo conocimiento técnico y una visión en materia regulatoria que reduce el riesgo de incumplimiento y acelera los tiempos de lanzamiento de fondos.
Además, los administradores globales de fondos pueden brindar orientación especializada sobre requisitos en evolución, como reportes ESG, actualizaciones de la Directiva Europea de Gestores de Fondos de Inversión Alternativa (AIFMD) y obligaciones fiscales. Esto no solo ayuda a los CFO a cumplir con las regulaciones locales, sino que también posiciona al fondo para auditorías más ágiles, incorporación más rápida de inversionistas y lanzamientos sin contratiempos.
Eficiencia operativa
Las tareas operativas rutinarias, como conciliaciones, preparación de estados financieros e informes para inversionistas, pueden ser lentas y propensas a errores cuando se gestionan internamente. A medida que los fondos crecen, los procesos manuales pueden generar cuellos de botella, retrasar los plazos de informes y limitar la capacidad de los CFO para tomar decisiones oportunas basadas en datos.
Los administradores de fondos con experiencia aportan flujos de trabajo probados, infraestructura institucional y manuales estandarizados que optimizan cada aspecto de la operación del fondo. Han lanzado y administrado cientos de fondos, lo que significa que sus procesos se han perfeccionado para eliminar ineficiencias y mitigar riesgos.
Al integrar tecnología y automatización de procesos, los administradores de fondos pueden reducir significativamente los tiempos de cierre trimestral, mejorar la precisión de los datos, acelerar la entrega de estados para inversionistas y producir estados financieros listos para auditoría. Esto se traduce en cálculos más rápidos, ciclos de auditoría más cortos y avisos de distribución puntuales que satisfacen tanto a inversionistas como a reguladores.
Para los CFO, estas eficiencias operativas liberan a los equipos internos para enfocarse en tareas de mayor valor, como análisis financiero, estructuración de fondos y planificación estratégica.
Acceso a tecnología líder en la industria
El ritmo del cambio tecnológico ha hecho que los equipos internos enfrenten dificultades para estar al día. Mantener sistemas de nivel empresarial que soporten informes de varias clases de activos, conciliaciones automatizadas y comunicaciones con inversionistas requiere una inversión considerable y experiencia técnica especializada.
Los administradores de fondos líderes cierran esta brecha al ofrecer acceso a plataformas sofisticadas basadas en la nube, con flujos de trabajo integrados, herramientas de IA y conectividad mediante API. Estos sistemas se actualizan y mantienen de forma continua para cumplir con los requisitos regulatorios, de seguridad y de inversionistas en constante evolución.
Para los CFO, esto significa transparencia en tiempo real y agilidad operativa para impulsar el crecimiento. Los tableros de desempeño y los portales para inversionistas permiten acceso inmediato a los datos, lo que facilita que los equipos financieros respondan rápidamente a consultas. Además, la automatización y las herramientas de IA reducen el error humano y preservan la integridad de los datos en todas las entidades del fondo.
En última instancia, la ventaja tecnológica de asociarse con un administrador especializado mejora la escalabilidad y la resiliencia operativa, permitiendo que las empresas se expandan a nuevos mercados o clases de activos sin incrementar la plantilla ni los costos de infraestructura.
Escalabilidad flexible
El crecimiento suele ser la mayor prueba para la infraestructura operativa de un gestor de activos. Una recaudación acelerada de fondos, la diversificación de estrategias o la entrada a nuevas jurisdicciones pueden poner rápidamente bajo presión los recursos internos. Sin el apoyo adecuado, estos momentos pueden generar ineficiencias que comprometen tanto la velocidad como la precisión.
Los administradores especializados ofrecen modelos de servicio flexibles adaptados a las necesidades de cada empresa. Las opciones van desde la tercerización total hasta esquemas de co-sourcing o lift-out, cada uno diseñado para alinearse con los requisitos operativos del fondo. Este enfoque modular permite a las empresas escalar su capacidad conforme crece el negocio, en lugar de realizar inversiones permanentes en personal o sistemas.
Por ejemplo, una firma que gestiona su primer fondo de capital privado puede inicialmente contratar a un administrador para apoyo en contabilidad y reportes a inversionistas. A medida que el fondo crece y lanza vehículos adicionales, ese mismo administrador puede ampliar su alcance para incluir presentaciones regulatorias, soporte de middle office y servicios contables para la sociedad gestora, apoyando el crecimiento sin necesidad de añadir recursos o tecnología internamente.
Esta flexibilidad es especialmente valiosa durante los ciclos de mercado. Ya sea que la recaudación de fondos se acelere o que el AUM se contraiga temporalmente, la tercerización brinda la capacidad de escalar las operaciones hacia arriba o hacia abajo sin sacrificar calidad.
Mejora de la gestión de riesgos
El riesgo operativo es una preocupación central para los CFO. Los errores, la falta de revisión independiente o controles débiles pueden tener consecuencias significativas para inversionistas y reguladores.
Si bien la tercerización no exime a los gestores de activos de sus responsabilidades en la gestión de riesgos, sí proporciona una capa adicional de supervisión mediante conciliaciones independientes, flujos de trabajo automatizados y registros de auditoría.
Los CFO también se benefician de la validación independiente de los datos financieros, ya que ayuda a identificar discrepancias de manera temprana y mejora la claridad de la información para la gestión. Esta independencia puede ser especialmente valiosa durante auditorías, procesos de recaudación de fondos o due diligence, donde los inversionistas suelen esperar una verificación por terceros.
Además, los administradores globales pueden ayudar a los gestores a cumplir con diversos regímenes regulatorios, reduciendo la probabilidad de costosos incumplimientos. Al incorporar prácticas sólidas de gobernanza y gestión de riesgos en las operaciones diarias, los CFO pueden demostrar una cultura de responsabilidad e integridad.
Eficiencia en costos
Mantener un equipo interno de operaciones de fondos completamente dotado, con la experiencia y tecnología necesarias, resulta costoso y poco flexible. Los salarios de contadores especializados, expertos en materia regulatoria y profesionales de tecnología representan costos fijos significativos que pueden limitar la agilidad durante cambios en el mercado.
La tercerización convierte los costos fijos en recursos escalables y variables, lo que permite a los CFO optimizar el gasto sin sacrificar la calidad operativa. Al aprovechar la infraestructura compartida y la experiencia especializada, los CFO pueden ajustar el soporte operativo según el tamaño y la complejidad actual del fondo. Esto optimiza el gasto y, al mismo tiempo, permite que los equipos internos se concentren en iniciativas estratégicas de mayor valor.
Los beneficios en costos también van más allá de la reducción de personal. El acceso a la plataforma tecnológica del administrador elimina la necesidad de realizar grandes inversiones de capital en sistemas o seguridad de datos. Cuando se gestiona adecuadamente, la tercerización ofrece un retorno sobre la inversión medible mediante una mayor eficiencia, reducción de errores y tiempos de respuesta más rápidos.
Transformar las operaciones en una ventaja estratégica
En TMF Group, colaboramos con los CFO para convertir la administración de fondos en una ventaja estratégica. Nuestros equipos globales combinan experiencia regulatoria local, conocimiento operativo y tecnología avanzada para ofrecer una administración de fondos eficiente, transparente y escalable.
Al trabajar con TMF Group, las firmas de gestión de activos pueden enfocarse en el crecimiento estratégico y en fortalecer la confianza de los inversionistas, con la tranquilidad de que su base operativa está en manos expertas.
