Guía práctica para la gestión de proyectos de localización de sistemas financieros
El mercado global de sistemas financieros, también conocido como planificación de recursos empresariales (ERP), continúa en expansión a medida que las empresas buscan consolidar y simplificar sus procesos de contabilidad e impuestos (A&T) en múltiples jurisdicciones. La localización de sistemas financieros se ve impulsada no solo por las aspiraciones de crecimiento global de las empresas, sino también por la creciente expansión internacional, la transición hacia modelos avanzados de administración tributaria (conocida como administración tributaria 3.0) y la constante evolución de los requerimientos contables y fiscales.
A pesar del crecimiento de este mercado, investigaciones de Gartner prevén que más del 70 % de los proyectos recientes de localización de sistemas financieros (o localización de ERP) no alcanzarán sus objetivos para 2027. Se estima que hasta un 25 % fracasará por completo. Dado que la localización de sistemas financieros es parte esencial del crecimiento corporativo, ¿cómo pueden las empresas asegurar el éxito de sus iniciativas y obtener los beneficios deseados en cada jurisdicción?
La preparación es clave
Por su naturaleza, los sistemas financieros globales son grandes y complejos, con múltiples componentes en movimiento. La localización contable y fiscal añade complejidad adicional. Para superar estos desafíos, las empresas deben invertir tiempo y recursos en una adecuada preparación previa a la implementación, de modo de garantizar que sus proyectos se desarrollen de forma eficiente y sin contratiempos.
Existen cuatro fases preparatorias que las empresas deberían considerar para sus proyectos de localización financiera.
1. Recopilar la información correcta
Es fundamental reunir información precisa y actualizada sobre los requisitos locales relacionados con el manejo de datos, herramientas/API para contabilidad e impuestos, facturación y otros procesos de reporte, dado que varían de una jurisdicción a otra. Las empresas también deben conocer qué jurisdicciones requieren aprobaciones específicas de las autoridades fiscales locales.
2. Identificar las brechas
Una vez confirmados los requisitos locales, es importante detectar cualquier brecha en el sistema que pueda impedir el cumplimiento normativo. Las empresas deben tener una visión clara de su sistema financiero o ERP. Si existen funciones que el sistema no puede cubrir, ¿cuál será el proceso para gestionarlas?
Un análisis exhaustivo del sistema financiero ayudará a identificar deficiencias tecnológicas y de conocimiento, como la necesidad de nuevas herramientas, interfaces o funcionalidades. Los líderes de equipo también deben considerar el conocimiento interno, la experiencia y la capacidad para gestionar el proyecto.
3. Identificar soluciones
Los sistemas financieros deben configurarse para cumplir tanto con los estándares de TI como con los requerimientos contables y fiscales. Los líderes de equipo deben buscar oportunidades para simplificar el sistema, reduciendo así la carga administrativa. Por ejemplo, se deben definir cómo serán los procesos actuales y futuros, y cuáles serán los roles y responsabilidades.
Los sistemas financieros deben alinearse adecuadamente con las políticas locales de contabilidad y e impuestos, así como con los requisitos de datos, y tener la capacidad de adaptarse a cambios y actualizaciones regulatorias. Al integrar, consolidar y actualizar estos sistemas, es crucial buscar continuamente oportunidades para reformar y mejorar los procesos.
4. Tomar decisiones claras
Los responsables deben definir con claridad la fecha en que el proyecto de localización del sistema financiero debe entrar en funcionamiento. Frecuentemente, estos plazos son flexibles y existe la tentación de postergarlos.
Antes de comenzar, las empresas deben decidir quién liderará el proyecto, quién se encargará de la administración, qué capacitaciones serán necesarias y cómo se medirán y controlarán los costos. También debe considerarse si será necesario tercerizar el proyecto.
El marco de éxito de TMF Group
En TMF Group hemos colaborado con numerosos clientes en proyectos ERP a lo largo de los años, por lo que conocemos las dificultades más comunes y cómo evitarlas. Para sostener el éxito de la localización financiera en múltiples países, hemos desarrollado un marco de proyecto basado en cinco pilares clave.
1. Requisitos del sistema financiero
Es vital definir objetivos claros y resultados deseados al inicio de un proyecto de localización. Las empresas deben especificar qué esperan que el sistema realice y comprender qué se necesita para alcanzar este propósito.
Estos requisitos deben comunicarse al equipo interno, al socio de implementación de TI y a los consultores externos de localización, especialmente cuando el proyecto abarca múltiples geografías con variaciones en las normas y obligaciones locales.
2. Regulaciones locales de datos
Existen dos tipos de datos que se deben considerar en un proyecto de localización financiera: las normativas locales sobre contabilidad, impuestos y facturación y los datos financieros existentes en sistemas heredados.
Las regulaciones locales varían ampliamente y deben reflejarse correctamente en el sistema financiero. Por ejemplo, la iniciativa “Making Tax Digital” (MTD) de HMRC en el Reino Unido obliga a las empresas registradas en IVA a mantener registros digitales, usar software habilitado con API para las declaraciones de IVA y establecer conexiones automatizadas entre paquetes de software para evitar transferencias manuales y propensas a errores.
Las empresas que migran de un sistema heredado a uno nuevo deben transferir grandes volúmenes de datos, particularmente en casos de fusiones y adquisiciones. Este es el momento ideal para realizar una evaluación, limpieza y verificación de datos que asegure que solo la información requerida sea transferida al nuevo sistema financiero o al sistema actualizado.
El proceso de mapeo y transferencia de datos debe realizarse de la forma más fluida y eficiente posible. Las empresas deben asignar tiempo suficiente para completar este proceso correctamente.
3. Procesos
Al igual que con los datos, es importante evaluar completamente los procesos antes de implementar el nuevo sistema. Una revisión de procesos garantiza que todos los procesos actuales queden correctamente documentados, al igual que los cambios que implicará el nuevo sistema como parte de la localización.
También es crucial identificar qué procesos serán manuales y cuáles automatizados, así como el impacto que la aplicación práctica de las regulaciones locales tendrá sobre ellos. El mapeo y la documentación de procesos de negocio, roles y responsabilidades demanda un trabajo inicial significativo, pero rinde beneficios a largo plazo.
Diferentes sistemas financieros o ERP ofrecen distintas funcionalidades para informes contables y fiscales, por lo que las empresas deben comprender cómo los procesos impactan estas funcionalidades y reservar tiempo suficiente para este análisis, de modo de evitar retrasos.
4. Personas
Es importante identificar a las principales partes interesadas en el proyecto, desde expertos internos en contabilidad e impuestos, hasta consultores externos de localización, socios de implementación de TI y usuarios finales. Todas las partes deben participar en la planificación y ejecución del proyecto.
Los expertos en localización de sistemas financieros desempeñan un papel crucial. Aportan conocimientos esenciales de reglamentaciones locales e internacionales, las mejores prácticas en procesos y pueden identificar soluciones alternativas cuando sea necesario. Además, traducen reglas contables y fiscales en instrucciones claras para los proveedores de TI y pueden actuar como gestores integrales del proyecto.
5. Pruebas
Las pruebas son un elemento fundamental y un punto frecuente de falla, pues las empresas suelen subestimar la necesidad y el tiempo requerido para su implementación. Antes del lanzamiento, el sistema debe ser probado en todas sus funcionalidades, configuraciones y reportes (incluso pruebas transaccionales).
Es indispensable reservar tiempo suficiente para escenarios de validación, pruebas de seguridad y de control de accesos. Esto permite identificar y corregir posibles problemas de configuración y permisos antes de la fecha de lanzamiento.
La localización de sistemas financieros se ha convertido en una parte integral del cumplimiento contable y fiscal en empresas multijurisdiccionales. La preparación temprana y el análisis detallado de procesos no solo facilitan el avance eficiente del proyecto, sino también la capacidad del sistema para adaptarse continuamente a los cambios normativos.
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