Los primeros 90 días: lo que debe saber para iniciar un negocio en Costa Rica

Costa Rica continúa siendo uno de los países latinoamericanos más atractivos para los negocios, con una economía relativamente estable y un sostenido crecimiento económico. Sin embargo, establecer una empresa en el país tiene sus propios desafíos. El proceso para iniciar un negocio en Costa Rica se ha simplificado mediante los procedimientos en línea aunque todavía resulta complejo y puede tomar algo de tiempo. A continuación, detallamos algunos de los pasos que los empresarios deben seguir para constituir su empresa.

Preparación

El primer paso para iniciar un negocio es la elección del tipo de entidad más adecuado: una corporación, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC, en inglés) o una sucursal.

Para una corporación:

• se deben nombrar cuatro miembros para la junta de directores (pueden ser ciudadanos extranjeros)
• también deben designarse dos accionistas.

Para una sociedad de responsabilidad limitada:

• se debe designar un gerente general (puede ser más de uno)
• no habrá una junta de directores pero es necesario contar con dos accionistas para constituir la sociedad.

Para una sucursal:

• el representante legal de la empresa matriz debe firmar el acta constitutiva redactada y certificada por un escribano público de Costa Rica, lo cual hace que el proceso sea más complicado.

El siguiente paso es elegir un nombre para la entidad. Se recomienda contar con tres opciones en caso de que el nombre ya esté registrado o sea rechazado por el registro nacional. A fin de registrar una empresa, primero se debe verificar en línea la disponibilidad del nombre. El nombre de la compañía puede verificarse en línea sin costo. Las empresas también pueden registrarse mediante un número, en cuyo caso no será necesario verificar el nombre.

A continuación, se puede elegir un representante legal para la entidad, que puede ser un ciudadano extranjero. Asimismo, puede designar más de una persona pero se recomienda elegir a una persona local, un residente o un ciudadano de Costa Rica, que pueda contar con un poder legal para representar a la compañía en el país y que pueda gestionar requisitos del proceso con mayor facilidad. Existen determinadas obligaciones que se deben cumplir con algunas agencias gubernamentales, tales como la gestión de la firma digital que no puede completarse a través de una persona que no sea residente o ciudadano. Por otro lado, si el representante legal no reside en Costa Rica, se puede designar un agente residente. Esta persona debe ser un abogado o abogada, cuya única función será la de recibir y responder las notificaciones legales.

Si la compañía no tiene una oficina física en Costa Rica, deberá designar una dirección para registrar como domicilio en el registro nacional. Las notificaciones legales se enviarán a dicho domicilio y los libros contables se almacenarán allí.

Registro de la empresa

Solo los socios fundadores deben firmar la escritura pública de constitución redactada y autorizada por el notario público, que la presentará para su inscripción en el registro nacional. Se requiere un mínimo de dos accionistas fundadores, así como la designación de un presidente, un secretario, un tesorero y un interventor. Una misma persona no puede ocupar dos cargos diferentes. Cada director y representante legal deberá presentar una copia de su identificación legal. Si se trata de un ciudadano extranjero, la persona deberá presentar su pasaporte.

La empresa debe inscribirse en el registro mercantil, lo que puede tramitarse en línea o en persona. Para tener una oficina local en Costa Rica, se requieren permisos municipales, así como el permiso sanitario de funcionamiento.

Impuestos

El segundo proceso es el de gestionar los impuestos para la compañía ante la autoridad fiscal. Debe brindar información sobre las actividades de negocios que llevará adelante la empresa dentro del territorio de Costa Rica.

Como parte del proceso de registro impositivo, los libros electrónicos deben estar autorizados y se debe obtener la firma digital si el representante legal local no cuenta con ello. La firma digital puede obtenerse a través de su banco. Si el representante legal es un ciudadano extranjero, el pasaporte debe estar actualizado, y también debe certificarse y apostillarse una carta del representante legal que establezca el país de residencia. Este proceso de registro ante las autoridades fiscales debe realizarse en persona y se realiza en un día. No obstante, puede tomar más tiempo si la autoridad fiscal tiene preguntas o rechaza el formulario.

Para presentar impuestos, el representante fiscal o legal que haya elegido será responsable de establecer la cuenta de la administración tributaria virtual (ATV).  Si el representante es un ciudadano extranjero debe obtener su Número de Identificación Tributario Especial (NITE) antes de gestionarlo. Las presentaciones de impuestos deben gestionarse en línea a través de ese servicio. La facturación electrónica es obligatoria y deberá establecerse a fin de estar en cumplimiento a nivel local. Los usuarios adicionales de ATV que estén autorizados pueden generarse mediante el usuario ATV, pero la persona que presenta la devolución de impuestos es la que tiene la responsabilidad plena ante la ley por el contenido de la devolución.

Para implementar la facturación electrónica en caso de que el representante legal sea extranjero, deberá solicitar una clave criptográfica a la administración impositiva. Solo el representante legal puede generar dicha clave.

Todas las compañías constituidas después de noviembre de 2018 deberán utilizar la facturación electrónica. La administración fiscal ofrece un sistema gratuito, pero resulta lento y poco confiable luego de la décima factura mensual. Es aconsejable trabajar con una empresa externa de facturación electrónica, si es necesario. Las empresas deben pagar el impuesto de la entidad legal dentro de los primeros 30 días calendario luego de la inscripción en el registro nacional. El impuesto se paga desde el sitio web de cualquier banco de Costa Rica.

Registro de transparencia y beneficiarios finales

Una vez que la entidad está inscripta en el registro público, debe cumplir con el registro de transparencia y beneficiarios finales (RTBF) mediante su presentación en el plazo de 90 días a partir de su inscripción. Esta obligación consiste en divulgar información sobre la estructura del capital social de la entidad y sus beneficiarios finales (UBO). El incumplimiento expone a la entidad a multas monetarias y sanciones administrativas, como la falta de emisión de certificaciones por parte del registro público o el registro de cualquier tipo de documentos sobre dicha entidad.

Seguridad social

Si la compañía contrata empleados deberán registrarse ante la entidad de seguridad social y el Instituto Nacional de Seguros (INS), que supervisa la compensación laboral. Estas oficinas requieren la presentación de una copia del contrato del empleado, así también como de la identificación del empleado y del salario mensual. El INS también requiere información de beneficiario final al momento de establecer la cuenta para la compañía.

El proceso de inscripción completa en la entidad de seguridad social puede durar aproximadamente un mes. Luego de presentar los documentos requeridos, la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) emite un formulario de inscripción que permite a la empresa iniciar sus operaciones. Dentro de los 15 días siguientes a la inscripción en la CCSS, la compañía recibirá una inspección por parte de un funcionario, que consiste en una simple verificación de la información facilitada por la empresa sobre su actividad empresarial y sus empleados. Sólo una vez concluida esa entrevista puede abrirse la nómina de la empresa.

La compensación laboral es diferente en Costa Rica. El INS determina el costo en base al riesgo que implican las actividades diarias en la compañía. Los pagos son quincenales, semianuales o anuales pero el pago es por adelantado y en base a los salarios estimados de los empleados.

Cuenta bancaria

Obtener una cuenta bancaria en Costa Rica es un proceso muy burocrático. Los bancos tienen una entidad supervisora que cuenta con varios requisitos obligatorios. Los formularios de la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA, en inglés) y del Estándar Común de Reporte (CRS, en inglés) deben completarse e indicar la clasificación de la compañía. Asimismo, el banco necesita información sobre UBO de todos aquellos que tengan una participación del 10 % o mayor a ese porcentaje en la compañía. Un escribano debe certificar que la información sea correcta. Estos procesos llevan tiempo, y toman un total de entre cuatro y ocho semanas en promedio para abrir una cuenta bancaria.

Como requisito previo para registrar la empresa, debe depositarse en un banco nacional el 25 % del capital social indicado en la escritura de constitución (si se paga en efectivo). La cantidad depositada podrá retirarse una vez que la sociedad haya sido debidamente registrada. Si los fundadores optan por firmar un pagaré, no existe obligación ejecutiva de depositar el capital en una cuenta bancaria posteriormente.

Idioma

Es importante saber que toda la información suministrada a las agencias gubernamentales debe estar disponible en español. Todos los formularios, contratos y documentos deben estar redactados en español dado que es el idioma oficial de Costa Rica.

TMF Group

TMF Costa Rica tiene amplia experiencia en brindar soporte en todos los aspectos de la apertura y gestión de una empresa en el país. Nuestro equipo de profesionales está bien informado sobre las leyes y reglamentos locales, y brinda asistencia a clientes locales e internacionales mediante nuestros servicios financieros, legales y de administración de RR. HH. y nómina. Para obtener más información, contáctenos.