Qué hacer cuando fallan los planes de continuidad de negocios
No hay un manual de reglas para situaciones como la de la pandemia global; incluso las empresas mejor preparadas deben actuar rápidamente. No obstante, hay medidas que las empresas pueden tomar para planificar y lidiar con estas circunstancias inesperadas.
No prepararse, es prepararse para el fracaso. El viejo refrán es ciertamente un sabio consejo, pero incluso es probable que los mejores Planes de Continuidad de Negocios (BCP, por sus siglas en inglés) se encuentren carentes ante la gran disrupción e incertidumbre causada por la pandemia del covid-19.
Incluso los peores escenarios anticipados, como las guerras, los delitos cibernéticos o los desastres naturales, históricamente han sido más localizados, sin el impacto global sobre las personas, procesos y sistemas que esta crisis ha causado.
Como resultado, las empresas en todo el mundo están repensando sus estrategias rápidamente. Por consiguiente, la pregunta es, ¿cómo pueden las empresas asegurar respuestas efectivas, eficientes y ágiles durante esta crisis?
Primero, las personas
Los empleados deben ser la prioridad para cada empresa. Se deben implementar medidas para protegerles y apoyarles si aún no están incluidas en el plan. Es probable que la crisis afecte a un gran número de personas de varias maneras, por lo que debe considerar las medidas de contención que pueden llevarse a cabo ahora para que la empresa cumpla a largo plazo.
Cuando se trata de gestionar la nómina a nivel global, el seguimiento de la legislación local es clave para garantizar que la empresa opere dentro de las normas y reglamentos locales. Las cosas evolucionan día a día, por lo que es importante estar al tanto y responder ante un panorama cambiante. Con tantas personas que siguen trabajando principalmente desde sus casas, los directivos deben considerar diferentes técnicas para mantener a sus equipos y apoyar al personal en situaciones personales difíciles, con distanciamiento social y posibles dificultades de salud en sus familias o incluso alojados en refugios temporales.
La comunicación con los empleados es fundamental. La creación de una atmósfera transparente en la cual el personal se sienta cómodo dándoles a los líderes un panorama honesto sobre sus situaciones individuales, tanto a nivel personal como profesional, será clave para seguir adelante. De igual forma, los líderes deben ser claros, sinceros y deben brindar tranquilidad a los empleados, manteniendo a los equipos conectados y avanzando en la misma dirección.
Construir la resiliencia
Es fundamental hacer un balance e identificar las áreas problemáticas si el BCP no está funcionando. En modo de crisis, pueden aparecer puntos ciegos, y puede ser fácil centrarse en problemas que son sencillos de solucionar pero menos urgentes. La creación de un comité multidisciplinario, con personas de distintas áreas de la empresa, ayudará a reunir una variedad de perspectivas e ideas a la hora de buscar soluciones a los problemas.
En un contexto global, las oficinas centrales necesitan recoger información de las localidades para entender y seguir lo que ocurre a nivel local. La elaboración de políticas centrales en áreas como la nómina global puede ayudar a informar sobre las normas y crear un enfoque único de la empresa para evitar la duplicación o el trabajo cruzado. Sin embargo, hay que tener en cuenta las diferencias locales y retroalimentar las innovaciones regionales en un proceso de mejora continua e intercambio de conocimientos.
La flexibilidad creará resiliencia. Esto es válido para los planes de personal. Es imperativo garantizar una amplia base de conocimientos y que no haya falta de información, ya que podría haber problemas si las personas deben tomarse un tiempo libre. La flexibilidad en el acceso tecnológico también es esencial, por ejemplo, ampliando la infraestructura contar con una mayor proporción de personal que se conecta de forma remota a los servidores.
Las empresas pueden ser especialmente vulnerables a los ciberataques en este momento, ya que habrá quienes intenten aprovecharse del caos de la situación. Al parecer, aumentan los intentos de phishing y las estafas de ingeniería social.
Anticiparse a los hechos
Una vez que las empresas se han asegurado de que sus procesos esenciales pueden funcionar con normalidad, es importante pensar en el futuro.
Identifique el nivel de servicio mínimo viable y asegúrese de que se dispone de una copia de seguridad para mantener estas operaciones críticas en medio de cualquier otra situación. Con las cadenas de suministro globales amenazadas, las empresas deben crear planes para trabajar en torno a cualquier posible interrupción.
También hay que tener en cuenta el entorno de trabajo. El lugar y la forma en que las personas realizan su trabajo han cambiado, y los directivos pueden necesitar formación adicional para dirigir a sus equipos a distancia. Hay que pensar en las formas en las que el personal podrá mantenerse en contacto: ¿cómo pueden los equipos de marketing y ventas generar y buscar clientes potenciales utilizando una nueva combinación de interacciones en línea y en persona?
Desde el punto de vista económico, es probable que las repercusiones de la crisis actual se prolonguen mucho tiempo después de su finalización. Las empresas deben mantener una liquidez adicional y estar atentas al mantenimiento del flujo de caja. Cuando sea necesario, deben mantener conversaciones tempranas con los acreedores y asegurarse de que la negociación de las rupturas de la deuda se hace desde una posición de transparencia antes de que se empiecen a incumplir los pagos.
A medida que los gobiernos van retirando las medidas de apoyo a las empresas de emergencia, como permitir el retraso en la presentación de declaraciones y la interrupción del impuesto de sociedades, es vital que las empresas se mantengan al día con sus obligaciones.
Algunos sectores se verán sin duda más afectados a corto y medio plazo, y en qué medida las empresas estén expuestas dependerá de múltiples factores, como la cantidad de efectivo que tenga en el banco y la agilidad de sus procesos de trabajo.
Las organizaciones que perdurarán serán las que adapten sus estrategias de planificación de la continuidad del negocio a medida que evolucionen las situaciones de crisis. Si necesita ayuda para saber cómo reducir los riesgos de incumplimiento en el procesamiento de su nómina, tanto si su empresa tiene un solo empleado como si tiene miles en todo el mundo, visite nuestra página de servicios globales de nómina. Podemos ayudarle.
