Cómo un proceso exitoso de tercerización de nómina puede optimizar la experiencia de sus empleados
La experiencia del empleado (EX) es la forma en la que un empleado percibe la empresa en general y su rol dentro de ella. Afecta todos los ámbitos de una empresa, desde la cultura del lugar de trabajo hasta la retención del talento e incluso la productividad. Cuando la experiencia del empleado es positiva, los empleados están contentos, comprometidos y son capaces de realizar su trabajo de forma eficiente. Esto tiene un efecto en cadena que se extiende a toda la organización.
Con tantas empresas que se vieron afectadas por el covid-19, y con el trabajo a distancia convirtiéndose en la norma, en algunos casos, podría decirse que es más importante que nunca que las empresas pongan los intereses de su personal a la cabeza de sus preocupaciones y, lo crea o no, el procesamiento de nómina tiene un papel clave en esto.
¿Por qué el procesamiento de nómina debe impactar en la experiencia del empleado?
Independientemente de su tamaño, las empresas necesitan calcular bien su nómina en cada periodo de pago o se arriesgan a que los empleados estén descontentos, lo que se traduce en baja productividad y desinterés. Esta es una de las razones por las que tener "solo" un proveedor de nómina no es suficiente. Las empresas necesitan tener un socio de nómina que sea lo suficientemente flexible como para poder adaptarse al crecimiento de la empresa y a sus necesidades específicas.
Algunos proveedores afirman que esto se puede hacer con el software de nómina adecuado, pero hace falta algo más que una buena tecnología para que la experiencia de los empleados de un cliente tenga un impacto positivo.
Y esta es una lección que las empresas que se adentran en el mundo de la subcontratación por primera vez a veces aprenden por las malas.
¿Qué puede salir mal?
En resumen, son muchos los factores que pueden contribuir a que se produzcan errores al procesar la nómina de una empresa, lo que, en consecuencia, genera un impacto negativo en la experiencia de los empleados. Entre los factores podemos mencionar:
- la complejidad normativa local que conlleva el cálculo de deducciones y beneficios locales obligatorios
- el procesamiento de la nómina en varios países, lo que se traduce en un espectro diverso de complejidades normativas en cada uno de sus idiomas locales
- protocolos de seguridad para mantener el cumplimiento de la privacidad de los datos
- la integración con diferentes plataformas (HCM, T&A, ERP, etc.), y
- la necesidad de generar diferentes tipos de informes.
El Foro Económico Mundial ha afirmado que existe una epidemia mundial de salud mental y enfermedades relacionadas. Los empresarios tienen el deber para con sus empleados de pagarles correctamente y a tiempo, para evitar generarles una ansiedad innecesaria.
Asociarse con un proveedor de nómina
Creemos que un proveedor debe ser una extensión del equipo de nómina del cliente, formando una asociación sólida y flexible que evoluciona a medida que lo hacen las necesidades del cliente, con la sensación de ser un solo equipo.
Se trata de una combinación de comprensión de las necesidades del cliente y de tener:
- un enfoque de colaboración en la relación
- una comunicación sana y fluida
- acuerdos de nivel de servicios o SLA (y su cumplimiento) adecuados, y
- el conocimiento local
- ...junto con la tecnología que permite todo lo anterior.
En el complejo entorno de la subcontratación de nómina, el objetivo es establecer asociaciones mediante la creación y el desarrollo de relaciones abiertas y de confianza en las que el proveedor comprenda bien la cultura corporativa del cliente y se alinee con ella, para crear un modelo de entrega que pueda apoyar al cliente, al mismo tiempo que proporciona un servicio de atención al cliente excepcional que se adapte a las necesidades empresariales del cliente y mejore la experiencia de sus empleados.
Para lograrlo, los clientes esperan y requieren un pensamiento innovador y con visión de futuro, para encontrar siempre formas de simplificar un mundo complejo. En los negocios, la velocidad es importante. Muchas decisiones y acciones empresariales tienen un impacto directo en la experiencia de los empleados. La calidad del servicio, la flexibilidad, la adaptabilidad, la cooperación y un enfoque rápido y orientado a las soluciones son fundamentales para adquirir y retener clientes y mantener a sus empleados contentos.
Un proceso de nómina exitoso debe respaldar el sentimiento del empleado de ser el activo más valioso de la empresa.
Lo que contribuye a una gran experiencia de los empleados de los clientes es cobrar el salario siempre a tiempo, entender "cómo funcionan las cosas" recibiendo una orientación sin complicaciones, tener un único acceso fácil y seguro a los documentos personales y de la empresa.
"Nuestro personal es nuestro activo más importante". Muchas empresas han hecho esta afirmación a lo largo de los años, pero todavía puede haber empleados que piensen que la empresa da más valor a la tecnología y/o a la rentabilidad de la organización. La personalización es el futuro en el mundo de la subcontratación de los recursos humanos y la nómina.
El rol de la tecnología en el mundo de la tercerización de nómina
En TMF Group, vemos la tecnología como un elemento que facilita el proceso de nómina. Para nosotros, el rol de nuestro personal sigue siendo el factor fundamental para procesar con éxito la nómina.
La tecnología es importante, pero es un medio para conseguir un fin. La capacidad de servicio alrededor de la tecnología, sea cual sea, junto con el conocimiento de las jurisdicciones locales, es donde se añade realmente el valor. Normalmente, el mercado está enamorado de la tecnología, pero la mecánica de una ejecución impecable y una buena experiencia tiene que ver con el equipo que mejor utiliza esa tecnología.
Los clientes buscan un proceso sin problemas, dirigido por profesionales que reconozcan dónde pueden fallar las cosas. Es fundamental integrarse estrechamente con el cliente para entender la cultura de sus prácticas empresariales, cómo funcionan, dónde suelen cometer errores y cómo aprovechar nuestra experiencia con ellos.
La capacidad de ser flexible y adaptarse a las prácticas empresariales del cliente es fundamental para obtener el resultado que desea. Puede haber matices, ya sea de un país a otro, entre las prácticas empresariales o las diferencias culturales, y ahí es donde el valor de una asociación pasa a primer plano. El proveedor de nómina puede tener normas estrictas. De hecho, debería ser una obligación, pero también debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a la cultura del cliente.
¿Cómo puede ayudarle TMF Group?
No somos "solo" un proveedor de nómina. Adoptamos un enfoque de colaboración con nuestros clientes, adaptamos nuestros servicios a sus necesidades y procesos específicos.
Visite nuestra página web sobre los servicios globales de nómina y RR. HH. para saber cómo podemos ayudarle a optimizar la experiencia de sus empleados.
