Os primeiros 90 dias: o que você precisa saber antes de abrir um negócio na Costa Rica

Se você está pensando em começar um negócio na Costa Rica, aqui está tudo que você precisa saber nos primeiros 90 dias.

A Costa Rica continua sendo um dos países mais atrativos da América Latina para se fazer negócios, com uma economia relativamente estável e um crescimento alto, mas também apresenta desafios. Abrir um negócio na Costa Rica se tornou um pouco mais fácil, já que processos online estão disponíveis, mas ainda é algo complexo.

Preparação

O primeiro passo para começar um negócio é escolher o tipo de entidade: uma corporação, sociedade limitada (LLC) ou uma filial.

Para uma corporação:

  • Deve-se escolher quatro membros para um Corpo de Diretores (que podem ser estrangeiros);
  • Devem ser designados dois acionistas.

Para uma LLC:

  • Deve-se escolher um Diretor Geral (pode haver mais de um);
  • Não há um corpo de diretores, mas dois acionistas são necessários para abrir a empresa.

Para uma filial:

  • O representante legal da empresa sede deve assinar a constituição preparada e com firma reconhecida pelo Tabelião Costarriquenho, o que torna o processo mais complicado.

O próximo passo é escolher um nome para a entidade. É recomendado ter três opções, caso o nome já esteja registrado ou seja rejeitado. Neste momento, você pode escolher um representante legal para a entidade. Pode ser um estrangeiro e você pode designar mais de uma pessoa, mas é recomendado escolher alguém local, um residente ou cidadão da Costa Rica para ter um poder de procurador para representar a empresa no país. Há requerimentos de algumas agências do governo, tais como obter uma assinatura digital, que não podem ser feitos por alguém que não seja um residente ou cidadão.

Se a empresa não tiver um escritório físico na Costa Rica, será necessário encontrar um endereço para ser registrado como domicílio perante o Registro Nacional. Este endereço será para onde notificações serão enviadas, assim como onde os registros escriturários serão guardados.

Registrando a empresa

Depois destas etapas, um advogado poderá criar os documentos de incorporação. Ele poderá prover mandatos e cartas para o aceite de cada cargo dos diretores e representações legais que precisam ser assinados por cada indivíduo. Cada diretor e representante legal deverá prover uma cópia de sua identificação legal, que, no caso de estrangeiros, deve ser um passaporte. A empresa deve ser inserida no Registro Mercantil que pode ser processado online ou pessoalmente. Este processo pode levar entre 7 e 10 dias úteis.

Impostos

O segundo processo é o registro de impostos de sua empresa com a autoridade fiscal. Você deve prover informações sobre todas as atividades de negócios que serão realizadas pela entidade no território da Costa Rica.

Como parte do processo de registro, os livros eletrônicos precisam ser autorizados e devem obter uma assinatura digital se o representante legal não tiver uma em sua posse. A assinatura digital pode ser obtida por meio do seu banco. Se o representante legal for estrangeiro, o passaporte deve estar atualizado e uma carta informando o país de residência do representante legal deve ter firma reconhecida e depois ser apostilada. Este processo de registro com as autoridades fiscais deve ser feito pessoalmente e leva um dia, mas se houverem perguntas ou se as autoridades fiscais rejeitarem os formulários, pode levar mais tempo.

Para documentar impostos, o representante legal ou fiscal de sua escolha será responsável por abrir sua conta na ATV (Administração Virtual de Impostos). As declarações de impostos devem ser feitas online por meio deste serviço. A partir de setembro de 2018, a emissão de notas fiscais eletrônicas será obrigatória. Isso também deverá ser configurado para que esteja em compliance localmente. Usuários adicionais autorizados do ATV podem ser criados pelo usuário principal do sistema, mas a pessoa que declara o imposto de renda é aquela que assume total responsabilidade sob a lei pelo conteúdo da declaração.

Para implementar a emissão de notas ficais eletrônicas no quando o representante legal é estrangeiro, deve-se solicitar uma chave criptográfica junto à administração fiscal. Somente o representante legal pode gerar a chave criptográfica.

Todas as empresas abertas depois de novembro de 2018 deverão utilizar notas fiscais eletrônicas. A administração fiscal oferece um sistema gratuito, mas é lento e pouco confiável depois da 10ª nota fiscal do mês.

Previdência Social

Se uma empresa contrata funcionários, ela deve documentar com a Previdência Social e o Instituto Nacional de Seguros (INS), que se compara à compensação no local de trabalho. Ambos escritórios requerem o envio de uma cópia do contrato do funcionário, assim como sua identificação e salário mensal. O INS também requer informações do Beneficiário Final (UBO) quando se cria a conta da empresa.

O processo de registro completo com a Previdência Social pode levar cerca de um mês. Depois de arquivar os formulários adequados e de submetê-los pessoalmente, há um processo de verificação onde um inspetor vai ao escritório ou domicílio e entrevista os colaboradores. Somente depois que esta entrevista é feita, a folha de pagamento pode ser aberta pela empresa.

A compensação pelo local de trabalho funciona de maneira diferente na Costa Rica. O INS determina a taxa baseada no risco envolvido nas atividades do dia-a-dia na empresa. Os pagamentos são feitos trimestralmente, semestralmente ou anualmente, mas é realizado antecipadamente e baseado nos salários estimados de seus funcionários.

Contas bancárias

Abrir uma conta bancária na Costa Rica é um processo bastante burocrático. Os bancos têm uma entidade supervisora que tem muitos requerimentos mandatórios. Formulários da FATCA e CRS devem ser preenchidos para indicar a classificação da empresa. O banco também precisa de informações de Beneficiário Final (UBO) de qualquer pessoa que tenha 10% ou mais das ações da empresa. Um tabelião deve verificar a validade das informações. Estes processos levam tempo, de forma que o prazo chega a cerca de 4 a 8 semanas em média para se abrir uma conta bancária.

Língua

É importante saber que tudo que é submetido a agências do governo deve ser feito em espanhol. Todos os formulários, contratos e documentos devem ser escritos em espanhol, já que esta é a língua oficial da Costa Rica.

TMF Group

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