Desfrutando dos benefícios da consolidação de fornecedores – 5 minutos com Veronique Lemaire e Juliana Staight

Para começar, conte-nos um pouco sobre você e sua função atual.

VL: Meu nome é Veronique Lemaire, sou belga, mas moro na Espanha há 20 anos. Trabalho na TMF Group há cerca de seis anos, atualmente como Head of HRP Client Solution na equipe de gestão de práticas de folha de pagamento. Monitoro novas ofertas de serviços e gerencio nossos serviços de consultoria e nosso trabalho administrativo global de RH.

JS: Meu nome é Juliana Staight, moro em Londres, Reino Unido, e sou Client Director na TMF Group há quase cinco anos. Gerencio cerca de sete dos nossos principais clientes, atuando como seu principal ponto de contato estratégico e comercial. Meu trabalho é identificar oportunidades nas quais possamos apoiar nossos clientes em mudanças importantes no ciclo de vida – sejam elas relacionadas a crescimento, retração ou diversificação, reúno as equipes e os especialistas certos para orientá-los durante a transição.

Como você ingressou na área onde atua?

VL: Antes de ingressar na TMF Group, trabalhei por cerca de 15 anos com diversas organizações na área de terceirização de RH e folha de pagamento, incluindo a ADP e a ACS/Xerox Services, agora conhecida como Conduent. Minhas áreas de trabalho incluíam implementação, gestão de serviços recorrentes, transformação corporativa e estratégia de RH e folha de pagamento.

JS: Comecei minha carreira em impostos corporativos na PwC e, em seguida, migrei para a área de terceirização, com foco em startups. Depois disso, trabalhei internamente na Pentaho (Hitachi) e depois voltei para a terceirização na TMF Group. Tenho muita sorte de ter trabalhado com diversas áreas; minha formação técnica me ajuda a identificar desafios e oferecer as melhores soluções – a consolidação é um assunto recorrente na minha área de atuação.

A consolidação de fornecedores é, de fato, uma tendência empresarial crescente – no entanto, muitas empresas ainda dependem de diferentes provedores de serviços. Por que você acha que isso acontece?

VL: Em alguns casos, sistemas legados estão em vigor há muito tempo e não foram revisados, ou as empresas podem não ter priorizado a consolidação durante uma aquisição. Às vezes, os clientes dependem de um conjunto de soluções que não atende mais às suas necessidades. Entidades menores podem não considerar soluções alternativas, e algumas entidades podem implementar uma solução alternativa, mas não necessariamente com o mesmo provedor. As melhorias nem sempre são aplicadas de forma uniforme em toda a área de cobertura do cliente devido ao custo envolvido.

JS: Organizações que buscam soluções com baixo nível de contato às vezes optam por múltiplos provedores em vez de adotar uma abordagem unificada. Equipes locais geralmente estabelecem relacionamentos com fornecedores locais e tendem a apreciar essa sensação de familiaridade. Algumas empresas preferem trabalhar com diferentes provedores para manter a continuidade dos negócios; outras simplesmente não sabem que podem utilizar o mesmo fornecedor em diferentes locais.

Em que ponto da jornada os clientes costumam pensar em consolidar prestadores de serviços?

VL: As empresas geralmente só percebem o verdadeiro custo de lidar com diversos fornecedores quando uma nova pessoa entra e começa a monitorar as despesas de gestão de fornecedores. A utilização de diferentes fornecedores também pode reduzir a influência do cliente sobre cada fornecedor; clientes que não se sentem suficientemente apoiados podem considerar a consolidação de fornecedores para aumentar seu poder de compra e a qualidade do serviço.

JS: Na minha experiência, uma mudança de pessoal é um grande motivo para considerar a troca de fornecedores – isso geralmente leva a projetos de transformação em áreas como folha de pagamento, RH e benefícios. Implementar novas tecnologias – como uma plataforma de gestão de RH – é outra oportunidade para otimizar processos com fornecedores, obter consistência e aprimorar reportes em diferentes entidades, o que significa que a gestão da folha de pagamento em uma região pode espelhar a gestão da folha de pagamento em outras. Organizações que desejam gerenciar orçamentos de forma mais eficaz e reduzir despesas com P&L também podem considerar a consolidação um processo benéfico, enquanto mudanças regulatórias ou geopolíticas também podem desencadear iniciativas de transformação.

Interessante – você já se deparou com alguma situação em que um cliente relatou que serviços descentralizados levaram a um problema de compliance?

VL: Sim, isso é algo que ouvimos com frequência – a visibilidade limitada dos processos locais é um grande desafio, e o conhecimento necessário para executá-los muitas vezes é insuficiente. Se alguém se aposenta, por exemplo, as tarefas gerenciadas em nível local podem ficar incompletas, principalmente se a matriz desconhecer os processos corretos. E, claro, o não compliance também pode levar a multas e danos à reputação da empresa.

JS: Problemas de compliance são certamente comuns – ouvi falar recentemente de uma situação em que um fornecedor local deixou de pagar as contribuições previdenciárias, apesar de receber pagamentos do cliente, que desconhecia o problema devido a barreiras linguísticas e à falta de reportes diretos. Em outro caso, um provedor de folha de pagamento fechou seu negócio com um aviso prévio de duas semanas; o cliente não estava preparado e nós intervimos rapidamente para ajudar. Alguns fornecedores, especialmente aqueles que operam como pequenas empresas locais, podem encerrar suas atividades ou se aposentar em um curto espaço de tempo, deixando os clientes expostos a riscos.

Então, na sua opinião, quais são os principais benefícios da consolidação de prestadores de serviços?

VL: Além da redução de riscos e da otimização de processos, a consolidação torna os custos de compliance mais mensuráveis para os clientes. Por exemplo, terceirizar a folha de pagamento para um parceiro único oferece custos previsíveis quando comparados à gestão de colaboradores internos, onde a expertise em folha de pagamento pode ser limitada, aumentando os riscos e os custos de compliance. Além disso, combinar os serviços de folha de pagamento e administração de RH simplifica a geração de dados relevantes, eliminando o inconveniente de combinar informações de diferentes fornecedores. Para profissionais de RH, folha de pagamento e finanças que passam por isso diariamente, é uma grande vantagem.

JS: Do meu ponto de vista, contar com um fornecedor principal gera familiaridade e uma estrutura de governança mais eficiente. Há uma vantagem intangível nisso que, às vezes, acho difícil mensurar em termos monetários; saber como interagir com seu fornecedor e ter familiaridade com contratos compreender como a precificação funciona reduz um custo significativo para os clientes, pois não precisam reinventar a roda todas as vezes. Isso também melhora a experiência do funcionário – por exemplo, quando a folha de pagamento é corretamente calculada, processada e reportada, o tempo gasto pelo time de RH em consultas e solução de problemas é reduzido. Além disso, a integração da folha de pagamento com outros serviços, como a contabilidade, simplifica as operações e o trabalho dos times de finanças.

Você diria que a consolidação ajuda as organizações a padronizar e escalar mais rapidamente?

VL: Consolidação e padronização estão definitivamente intimamente ligadas – escolher um parceiro global pode ajudar a garantir processos e sistemas consistentes em todo o mundo. Ao realizar sua due diligence, certifique-se de que o fornecedor escolhido ofereça ambos – verifique se há plataformas unificadas, procedimentos padronizados e certificações relevantes.

JS: KPIs e SLAs são certamente mais fáceis de gerenciar com um fornecedor único, garantindo uma experiência consistente para o cliente em todos os países. Raramente temos SLAs diferentes em países diferentes – acreditamos que cada país deve receber a mesma prioridade, seja uma folha de pagamento de 3.000 pessoas ou uma folha de pagamento de 200 pessoas. E a escalabilidade é muito mais simples quando os fornecedores são consolidados. As consolidações da área contábil e fiscal podem levar mais tempo, pois é necessário encerrar os períodos financeiros, apresentar as declarações fiscais e concluir as auditorias. Os sistemas ERP podem adicionar benefícios potenciais, como consolidação, reconciliação e harmonização. Esse tipo de consolidação suporta maiores volumes de dados e fornece melhores insights, por exemplo, sobre monitoramento de obrigações fiscais e atrasos no faturamento, à medida que a empresa cresce. Um de nossos clientes conseguiu reduzir em mais de 26 dias o período entre o dia da emissão da fatura e o da cobrança após um ano de consolidação.

Isso é impressionante – você pode nos contar um pouco mais sobre os ganhos de eficiência?

VL: A consolidação oferece uma estrutura de governança definida, simplifica os pontos de contato e elimina as barreiras linguísticas. Processos simplificados ajudam as empresas a melhorar a comunicação e a acelerar a tomada de decisões. A consolidação também oferece um processo predefinido para lidar com operações padronizadas e anomalias inesperadas.

JS: Ela também fornece um processo de escalonamento claro; os modelos de precificação são estabelecidos antecipadamente, permitindo uma integração mais fácil em novos locais e simplificando as negociações para serviços fora do escopo. Isso pode economizar tempo para o cliente. Problemas em locais específicos podem ser resolvidos com mais eficiência devido à maior visibilidade. Por outro lado, trabalhar com diferentes fornecedores pode ser mais desafiador, pois as prioridades podem variar de acordo com a região. Outras vantagens incluem melhor acesso a dados e reportes mais rápidos. Sob a ótica da gestão global de entidades, ajudamos um cliente a implementar um processo anual de compliance legal mais uniforme a partir de nossa plataforma Kraios, resultando em uma redução de 45% em seus gastos com questões legais.

Qual conselho você daria às empresas que estão considerando a consolidação?

VL: Primeiramente, você precisa solidificar seus motivos para a consolidação – sejam eles economia de custos, questões de compliance ou requerimentos oriundos de políticas. Ao avaliar fornecedores, certifique-se de envolver suas equipes operacionais – aquelas que interagirão diretamente com o novo fornecedor. Essa etapa é frequentemente negligenciada, mas, na minha experiência, impacta significativamente a velocidade e o sucesso da adesão. Você também precisa garantir que o fornecedor escolhido possa dar suporte às suas ambições estratégicas a longo prazo – ele é flexível o suficiente para se adaptar às suas necessidades empresariais em constante mudança? Ele dispõe de recursos para dar suporte aos seus objetivos atuais e futuros? Certifique-se de escolher um parceiro com o qual você possa crescer.

JS: Um exercício de consolidação de fornecedores é uma ótima maneira de reunir vários objetivos estratégicos. Considere o valor que pode ser obtido com a eficiência de processos, centralização de dados, melhor gestão de gastos e otimização de escala, bem como as melhorias gerais na experiência dos funcionários e da equipe funcional. A consolidação envolverá uma avaliação profunda sobre os sistemas legados, o que revelará algumas incertezas, mas os benefícios de longo prazo da redução de custos, harmonização e visão geral consistente permitirão que você dedique mais tempo ao crescimento do negócio e a mais melhorias.

Contar com um fornecedor principal gera familiaridade e uma estrutura de governança mais eficiente – há uma vantagem intangível nisso que, às vezes, acho difícil mensurar em termos monetários.

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