Terceirização da administração de fundos – fatores que impulsionam o sucesso
Os gestores de ativos estão sob crescente pressão para oferecer precisão, transparência e agilidade com menos recursos e maior complexidade regulatória. Isso significa que as administradoras de fundos especializadas estão se tornando suas parceiras mais importantes no desenvolvimento de operações escaláveis e resilientes que possibilitem o crescimento sem comprometer a qualidade.
A terceirização da administração de fundos oferece inúmeros benefícios para gestores de ativos, incluindo eficiência de custos, escalabilidade e acesso à tecnologia especializada. Ao aproveitar a expertise de administradores de fundos independentes, as empresas podem obter economias operacionais significativas e ter acesso a dados em tempo real, permitindo que respondam rapidamente às solicitações de investidores e reguladores.
Ainda assim, para muitos gestores de ativos, contratar um administrador de fundos pela primeira vez ou fazer a transição de um provedor existente pode parecer um processo intimidador. Ele não precisa ser. Quando feita estrategicamente, a terceirização pode reduzir o risco operacional e ajudar os CFOs a transformar as operações de fundos em uma vantagem competitiva.
No entanto, quais são os principais fatores que impulsionam o sucesso da terceirização?
Expertise aprofundada
À medida que as estruturas de fundos se tornam mais sofisticadas, as equipes internas podem ter dificuldades para acompanhar a evolução das demandas operacionais e regulatórias. Sociedades multijurisdicionais, estratégias com diferentes ativos e estruturas híbridas exigem conhecimento especializado e atualizado sobre as normas locais e os requerimentos de reporte – um conhecimento que muitas empresas não possuem internamente.
Os principais administradores oferecem exatamente isso: décadas de experiência em diferentes jurisdições e classes de ativos. Seja na estruturação de um RAIF (Reserved Alternative Investment Fund) em Luxemburgo ou no cumprimento das regras aplicáveis a consultores de fundos privados nos EUA, estes parceiros oferecem o conhecimento técnico e a visão regulatória necessários para reduzir riscos de compliance e acelerar os prazos de lançamento de fundos.
Além disso, administradoras de fundos globais podem oferecer orientações detalhadas sobre requerimentos em constante evolução, como relatórios ESG, Diretiva de Gestores de Fundos de Investimento Alternativos (European Alternative Investment Fund Manager Directive – AIFMD) e requerimentos de reporte fiscal. Isso não apenas ajuda CFOs a cumprirem as regulamentações locais, como posiciona o fundo para auditorias mais tranquilas, onboarding mais rápido de investidores e lançamentos uniformes de fundos.
Eficiência operacional
Tarefas operacionais rotineiras, como reconciliações, balanços financeiros e relatórios para investidores, podem ser demoradas e propensas a erros quando gerenciadas internamente. À medida que os fundos crescem, os processos manuais podem criar gargalos, atrasar os prazos de entrega de relatórios e limitar a capacidade dos CFOs de tomar decisões nos momentos certos e baseadas em dados.
Administradores de fundos experientes trazem consigo fluxos de trabalho testados, infraestrutura institucional e playbooks padronizados que otimizam todos os aspectos das operações do fundo. Eles já lançaram e prestaram serviços a centenas de fundos, o que significa que seus processos foram refinados para eliminar ineficiências e mitigar riscos.
Ao integrar tecnologia e automação de processos, os administradores de fundos podem reduzir significativamente os prazos de fechamento trimestral, aprimorar a precisão dos dados, acelerar a entrega de extratos para investidores e produzir balanços financeiros prontos para auditoria, resultando em cálculos mais rápidos, ciclos de auditoria mais curtos e notificações sobre distribuição dentro de prazos previstos que mantêm investidores e reguladores satisfeitos.
Para os CFOs, estas eficiências operacionais liberam as equipes internas para se concentrarem em tarefas de maior valor agregado, como análise financeira, estruturação de fundos e planejamento estratégico.
Acesso à tecnologia de ponta do setor
O ritmo acelerado das mudanças tecnológicas tornou difícil para as equipes internas acompanharem. Manter sistemas corporativos capazes de suportar relatórios sobre múltiplas classes de ativos, reconciliações automatizadas e comunicação com investidores exige investimentos significativos e expertise técnica dedicada.
As principais administradoras de fundos preenchem essa lacuna, oferecendo acesso a plataformas sofisticadas baseadas em nuvem com fluxos de trabalho integrados, ferramentas de IA e conectividade de API. Estes sistemas são continuamente atualizados e geridos para atender aos requerimentos em constante evolução sobre aspectos regulatórios, de segurança e de investidores.
Para os CFOs, isso significa transparência em tempo real e agilidade operacional para apoiar o crescimento. Painéis de desempenho e portais de investidores permitem acesso sob demanda aos dados, permitindo que as equipes financeiras respondam rapidamente às consultas. Além disso, a automação e as ferramentas de IA reduzem os erros humanos e preservam a integridade dos dados em todas as entidades do fundo.
Por fim, a vantagem tecnológica de firmar parceria com uma administradora especializada aumenta a escalabilidade e a resiliência operacional, permitindo que as empresas expandam para novos mercados ou classes de ativos sem aumentar o número de funcionários ou os custos de infraestrutura.
Escalabilidade flexível
O crescimento costuma ser o maior teste para a infraestrutura operacional de uma gestora de ativos. A captação rápida de recursos, a diversificação de estratégias ou a entrada em novas jurisdições podem sobrecarregar rapidamente os recursos internos. Sem o suporte adequado, estes momentos podem gerar ineficiências que comprometem tanto a velocidade quanto a precisão.
Administradoras especializadas oferecem modelos de serviços flexíveis, adequados às necessidades de cada empresa. As opções variam desde terceirização completa a modelos de co-sourcing e de lift-outs, todos projetados para se alinhar aos requerimentos operacionais do fundo. Essa abordagem modular permite que as empresas ampliem sua capacidade conforme o crescimento do negócio, em vez de realizar investimentos permanentes em funcionários ou sistemas.
Por exemplo, uma empresa que administra seu primeiro fundo de private equity pode inicialmente contratar uma administradora para suporte contábil e de elaboração de relatórios para investidores. À medida que o fundo cresce e lança novas sociedades, essa mesma administradora pode expandir seu escopo para incluir registros regulatórios, suporte de middle office e serviços contábeis para empresas gestoras, para apoiar seu crescimento sem precisar recorrer a recursos ou à tecnologia internamente.
Essa flexibilidade é particularmente valiosa durante os ciclos de mercado. Seja por uma aceleração na captação de recursos ou por uma contração temporária dos ativos sob gestão (assests under management – AUM), a terceirização oferece a flexibilidade para aumentar ou diminuir as operações sem comprometer a qualidade.
Reforço sobre a gestão de riscos
O risco operacional é uma preocupação central para os CFOs. Erros, falta de revisão independente ou controles deficientes podem gerar grandes problemas para investidores e reguladores.
Embora a terceirização não isente os gestores de ativos de suas responsabilidades de gestão de riscos, ela proporciona uma camada adicional de monitoramento por meio de reconciliações independentes, fluxos de trabalho automatizados e trilhas de auditoria.
Os CFOs também tiram proveito da validação independente dos dados financeiros, uma ferramenta que ajuda a identificar discrepâncias precocemente e aprimora a legibilidade das informações gerenciais. Essa independência pode ser particularmente valiosa durante auditorias, captação de recursos ou processos de due diligence, nos quais a verificação por terceiros é frequentemente esperada pelos investidores.
Além disso, administradores globais podem ajudar os gestores a aderir a diferentes regimes regulatórios, reduzindo a probabilidade de arcar com violações de compliance custosas. Ao incorporar práticas robustas de governança e gestão de riscos às operações diárias, os CFOs podem demonstrar uma cultura de responsabilidade e integridade.
Eficiência de custos
Manter uma equipe interna de operações de fundos totalmente equipada com a expertise e a tecnologia necessárias é custoso e inflexível. Os salários de contadores qualificados, especialistas em regulamentação e profissionais de tecnologia representam custos fixos significativos que podem limitar a agilidade durante as oscilações do mercado.
A terceirização converte custos fixos em recursos variáveis e escaláveis, permitindo que os CFOs otimizem os gastos, mantendo a alta qualidade das operações. Ao tirar proveito de uma infraestrutura compartilhada e expertise especializada, os CFOs podem dimensionar o suporte operacional com base no tamanho e na complexidade vigentes do fundo. Isso otimiza os gastos e permite que as equipes internas se concentrem em iniciativas estratégicas de maior valor.
Os benefícios em termos de custos também vão além da redução do quadro de funcionários. O acesso à infraestrutura tecnológica do administrador elimina a necessidade de grandes investimentos de capital em sistemas ou segurança de dados. Quando gerenciada adequadamente, a terceirização proporciona um ROI mensurável por meio de maior eficiência, redução de erros e prazos de entrega mais rápidos.
Transformando operações em uma vantagem estratégica
Na TMF Group, firmamos parcerias com CFOs para transformar as operações de fundos em uma vantagem estratégica. Nossos times globais combinam expertise regulatória local, conhecimento operacional e tecnologia de ponta para oferecer uma administração de fundos eficiente, transparente e escalável. Ao trabalhar com a TMF Group, as empresas de gestão de ativos podem se concentrar no crescimento estratégico e na confiança dos investidores, sabendo que sua base operacional está segura.
