Os primeiros 90 dias: o que você precisa saber para abrir um negócio na Costa Rica

A Costa Rica continua sendo um dos países mais atrativos da América Latina para se fazer negócios, com uma economia relativamente estável e um crescimento alto, mas não sem seus desafios. Abrir um negócio na Costa Rica se tornou um pouco mais fácil, com a introdução de processos online, mas ainda é um processo complexo e pode levar algum tempo. Neste artigo apresentaremos algumas das etapas que um empreendedor precisará percorrer para estabelecer sua empresa nesta jurisdição.

Preparação

O primeiro passo para começar um negócio é escolher o tipo de entidade mais adequado: uma corporação, sociedade limitada (LLC) ou uma filial.

Para uma corporação:

• Deve-se escolher quatro membros para um Conselho de Administração (que podem ser estrangeiros);
• Devem ser designados dois acionistas

Para uma LLC:

• Deve-se escolher um Diretor Geral (pode haver mais de um);
• Não há um corpo de diretores, mas dois acionistas são necessários para abrir a empresa

Para uma filial:

• O representante legal da empresa matriz deve assinar a constituição preparada e com firma reconhecida por um tabelião costarriquenho, o que torna o processo mais complicado.

O próximo passo é escolher um nome para a entidade. É recomendado ter três opções, caso o nome já esteja registrado ou seja rejeitado pelo Registro Nacional. Para registrar uma empresa, você deve primeiramente verificar a disponibilidade do nome. A verificação de disponibilidade pode ser feita online e gratuitamente. As empresas também podem ser registradas por meio de um número, nestes casos o nome não precisaria ser verificado.

Neste momento, você pode escolher um representante legal para a entidade. Pode ser um estrangeiro e você pode designar mais de uma pessoa, mas é recomendado escolher alguém local, um residente ou cidadão da Costa Rica para ter um poder de procurador para representar a empresa no país e lidar com quaisquer exigências processuais locais mais facilmente. Existem certas exigências de alguns órgãos do governo, tais como obter uma assinatura digital, que não podem ser feitas por alguém que não seja um residente ou cidadão. Vale ressaltar que, se nenhum representante legal residir na Costa Rica, um agente local deverá ser nomeado. Ele deve ser um procurador, cuja única função será receber e responder a quaisquer notificações legais.

Se a empresa não tiver um escritório físico na Costa Rica, será necessário encontrar um endereço para ser registrado como domicílio perante o Registro Nacional. Este endereço será para onde serão enviadas as notificações, bem como onde os registros contábeis serão mantidos.

Registrando a empresa

Os sócios fundadores, e não outras pessoas, devem assinar a escritura pública de constituição lavrada e autorizada pelo notário público, que a submeterá junto ao Registro Nacional. É necessário um mínimo de dois acionistas fundadores, bem como a designação de um presidente, um secretário, um tesoureiro e um controlador. A mesma pessoa não pode ocupar dois cargos diferentes. Cada diretor e representante legal deverá fornecer uma cópia de sua identificação legal, que, caso não seja costarriquenho, deverá ser um passaporte.

A empresa deverá ser cadastrada junto ao Registro Mercantil, cujo processo pode ser feito online ou presencialmente. Para estabelecer um escritório físico na Costa Rica, são necessárias licenças municipais, bem como a licença sanitária de funcionamento.

Impostos

O segundo processo é o registro de impostos de sua empresa junto à autoridade fiscal. Você deve fornecer informações sobre todas as atividades de negócios que serão realizadas pela entidade no território da Costa Rica.

Como parte do processo de registro, os registros contábeis eletrônicos precisam ser autorizados e devem obter uma assinatura digital se o representante legal não tiver uma em sua posse. A assinatura digital pode ser obtida por meio do seu banco. Se o representante legal for estrangeiro, o passaporte deve estar atualizado e uma carta informando o país de residência do representante legal deve ter firma reconhecida e depois ser apostilada. Este processo de registro junto às autoridades fiscais deve ser feito pessoalmente e leva um dia, mas se houverem perguntas ou se as autoridades fiscais rejeitarem os formulários, pode levar mais tempo.

Para documentar impostos, o representante legal ou fiscal de sua escolha será responsável por abrir sua conta no Sistema de la Administración Tributaria Virtual (ATV). Se o representante for estrangeiro, ele deverá obter seu Número de Identificação Tributária Especial (Número de Indentificación Tributario Especial – NITE) antes de iniciar este processo. As declarações de impostos devem ser feitas online por meio deste serviço. As declarações eletrônicas são obrigatórias e deverão ser executadas em compliance com as regras locais. Usuários adicionais autorizados do ATV podem ser criados pelo usuário principal do sistema, mas a pessoa que declara o imposto de renda é aquela que assume total responsabilidade sob a lei pelo conteúdo da declaração.

Para implementar a emissão de notas ficais eletrônicas quando o representante legal é estrangeiro, deve-se solicitar uma chave criptografada junto à administração fiscal. Somente o representante legal pode gerar esta chave.

Todas as empresas abertas depois de novembro de 2018 deverão utilizar notas fiscais eletrônicas. A administração fiscal oferece um sistema gratuito, mas é lento e pouco confiável depois da 10ª nota fiscal do mês, por isso é aconselhável contratar uma empresa terceirizada para realizar o faturamento, se necessário. As empresas devem realizar o pagamento do imposto sobre pessoa jurídica nos primeiros 30 dias corridos após o registro junto ao Registro Nacional. Este valor pode ser pago no site de qualquer banco costarriquenho.

Cadastro de Transparência e de Beneficiários Finais

Uma vez registrada no Registro Público, a entidade deverá estar em compliance com o Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) dentro do prazo de 90 dias a partir de seu registro. Esta obrigação consiste em divulgar informações sobre a estrutura de capital social da entidade e seus beneficiários finais (Ultimate Beneficial Owners – UBOs). O não-compliance expõe a entidade a multas pecuniárias e sanções administrativas, como a não emissão de certidões por parte do Registro Público ou registro de quaisquer tipos de documentos na referida entidade.

Previdência social

Se uma empresa contrata funcionários, ela deve documentar com a Previdência Social e o Instituto Nacional de Seguros (INS), que se compara à compensação no local de trabalho. Ambos os escritórios requerem o envio de uma cópia do contrato do funcionário, assim como sua identificação e salário mensal. O INS também requer informações do Beneficiário Final (UBO) quando se cria a conta da empresa. Atualmente, o Instituto Nacional de Seguros é a única seguradora que oferece seguro trabalhista. O prêmio anual deste tipo de seguro é de cerca de 2,17% da folha de pagamento declarada.

O processo de registro completo com a Previdência Social pode levar cerca de um mês. Depois de enviar os documentos exigidos, a Caja Costarricense De Seguro Social (CCSS) emite um formulário de registro que permite que a empresa inicie suas operações. Dentro de um prazo de 15 dias após o registro junto à CCSS, a empresa receberá um fiscal para a realização de uma inspeção ex-post, que consiste em uma simples verificação das informações apresentadas pela empresa sobre sua atividade empresarial e sobre seus funcionários. Somente após o término desta entrevista é que a folha de pagamento da empresa pode ser aberta.

A compensação pelo local de trabalho funciona de maneira diferente na Costa Rica. O INS determina a taxa baseada no risco envolvido nas atividades do cotidianas na empresa. Os pagamentos são feitos trimestralmente, semestralmente ou anualmente, mas são realizados antecipadamente e baseados nos salários estimados de seus funcionários.

Contas bancárias

Abrir uma conta bancária na Costa Rica é um processo bastante burocrático. Os bancos têm uma entidade supervisora que tem muitas exigências obrigatórias. Formulários da FATCA e CRS devem ser preenchidos para indicar a classificação da empresa. O banco também precisa de informações de UBO de qualquer pessoa que tenha 10% ou mais das ações da empresa. Um tabelião deve verificar a validade das informações. Estes processos levam tempo, de forma que o prazo chega a cerca de quatro a oito semanas em média para se abrir uma conta bancária.

Como pré-requisito para o registro da empresa, 25% do capital social indicado no ato de constituição da empresa (em casos de pagamento efetuado em dinheiro) deve ser depositado em um banco nacional. O valor depositado poderá ser sacado após a devida escrituração da empresa. Se os fundadores optaram por assinar uma nota promissória, não há obrigação aplicável de depositar fundos em uma conta bancária posteriormente.

Idioma

É importante saber que tudo que é submetido a agências do governo deve ser feito em espanhol. Todos os formulários, contratos e documentos devem ser escritos em espanhol, já que esta é a língua oficial da Costa Rica.

TMF Group

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