A importância dos manuais centrais de contabilidade

O que é um manual central de contabilidade – e o que ele deve conter?

Um manual central de contabilidade é um documento detalhado que descreve as regras e procedimentos contábeis das organizações a nível de sociedade, fornecendo diretrizes claras para as entidades da sociedade. Deve ser desenvolvido internamente pela organização ou por um provedor de serviços local. Os manuais centrais de contabilidade variam em tamanho, dependendo do tipo de organização e de sua presença geográfica.

Ele é fundamental para permitir a elaboração de bons relatórios de gestão financeira e corporativa. O manual é essencial para garantir que as receitas e as posições financeiras e de fluxo de caixa de uma empresa sejam apresentados com precisão e de forma confiável em circunstâncias complexas, de acordo com as estruturas contábeis subjacentes.

Por exemplo, as normas contábeis, como as IFRS, Swiss GAAP, UK GAAP e US GAAP, permitem diversas opções no que diz respeito ao tratamento contábil das transações. É preciso haver instruções claras em nível geral sobre quais normas e políticas contábeis as entidades devem adotar para garantir que haja uma abordagem uniforme e consistente para fins de relatório central.

Elaborar este manual é algo que uma empresa deve considerar, e se concentrar, desde o início. Ele deve ser definido antes que uma empresa faça aquisições, cresça em novos mercados ou realize transações complexas. A contabilidade deve ser consistente e uniforme quando uma empresa se expande – fazer mudanças é muito mais difícil no futuro.

Um manual central de contabilidade deve começar com uma seção introdutória que explique o objetivo do documento e a responsabilidade da equipe de gestão em relação às contas da empresa. Portanto, ele deve cobrir uma visão geral sobre a organização e suas entidades, e deixar claro como elas influenciam os processos contábeis.

Em seguida, ele deve explicar detalhadamente os procedimentos e políticas contábeis e definir como os relatórios devem ser realizados. Ele deve incluir todos os diferentes aspectos contábeis, como controles internos, definições contábeis, políticas e processos de relatórios gerenciais.

Um bom manual, no entanto, também deve ir muito além de um conjunto de políticas e princípios contábeis. Ele deve atuar como um guia sobre o compliance regulatório e as exigências estatuárias e de relatórios gerenciais necessários, além de servir como uma ferramenta de referência para treinar os funcionários atuais e instruir os novos contratados. Ele deve ser incorporado ao coração do negócio – e deve ser acessível, mas não editável.

Quais são os benefícios?

There are many benefits to having a comprehensive, actionable and tailored group accounting manual in place.

It provides a company, no matter its size, with a consistent approach to accounting as it grows. It’s the basis for implementing established and robust internal controls across the group, and the best route to ensuring regulatory compliance across all relevant jurisdictions.

To make sure it’s fully integrated with a company’s particular environment and circumstances (and ERP system), it should be illustrated with real-life use cases from the sector or jurisdiction.

To illustrate this point, consider R&D. Under IFRS, there’s a requirement to capitalise R&D costs, and so this will need embedding into accounting policies. But with UK GAAP, the company can choose whether or not to capitalise costs. A decision needs to be taken, and then kept consistent across all group entities.

Another good example is lease accounting. Under IFRS 16, leases that qualify for the low-value lease exemption may continue to be treated as off balance sheet. But what is the company classing as ‘low value’? Internal classification should be established at group level and then applied consistently across subsidiaries.

E quais são os riscos de não se ter um manual?

Sem um manual central de contabilidade apropriado, o grupo sofrerá com princípios contábeis inconsistentes e, portanto, com uma qualidade inferior de relatórios – e uma gestão incapaz de revisar adequadamente o desempenho financeiro.

Ter um manual frágil é tão problemático quanto não ter nada. Vimos vários exemplos de manuais desatualizados ou de difícil compreensão que atrasam as empresas. Alguns manuais também sofrem por não serem muito orientados para a prática no que diz respeito à empresa de maneira individual.

Estar despreparado normalmente resultará em processos de consolidação mais complexos, com mais tempo e custos envolvidos, e também pode ter um efeito negativo sobre a auditoria. Sem uma imagem coerente e clara sobre as finanças, os auditores levarão mais tempo para filtrar os números, aumentando seus honorários.

Além disso, a falta de um manual pode ter um impacto comercial significativo. Se uma empresa deseja criar um inventário, por exemplo, um manual central de contabilidade robusto é uma das principais áreas de avaliação de aptidão para uma oferta pública inicial (Initial Public Offering – IPO). Não ter um manual pode indicar que uma IPO está atrasada, ou mesmo cancelada.

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