Garantizar el cumplimiento en la Zona Franca.

A Microsoft expandiu significativamente sua presença na Costa Rica nos últimos anos e, em 2018, consolidou suas operações em um escritório especialmente construído na capital do país, San José.

No mesmo ano, a Microsoft também tomou a decisão de transferir a maior parte de suas operações na Costa Rica para a Zona Franca (ZF) do país. O regime de Zona Franca (RZF) oferece incentivos fiscais relevantes, com as empresas desfrutando de isenção total de impostos sobre importações e exportações, impostos especiais de consumo e imposto sobre repatriação de remessas. As empresas manufatureiras que exportam mais de 75% de sua produção recebem isenção total sobre o imposto de renda por um período de oito anos e de 50% durante os quatro anos subsequentes.

No entanto, para desfrutar destes benefícios, empresas como a Microsoft devem estar em compliance com exigências contábeis, legais e fiscais que são restritas e, frequentemente, complexas – em áreas como investimento em ativos fixos e relatórios. Eles também devem passar por uma auditoria anual da PROCOMER (Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica) para garantir que estão operando de acordo com as regras. O não-compliance pode resultar em multas graves e, em casos mais críticos, na perda do direito de fazer parte do RZF.

A Microsoft sabia que precisava de serviços especializados de contabilidade e de suporte tributário, tanto para validar relatórios e documentos fiscais, quanto para garantir o compliance na Zona Franca. Como Allan Cruz Cubillo, Statutory and Tax Controller, Central Region Latam, da Microsoft explica: “Na época em que decidimos nos mudar para a RZF, estávamos trabalhando com várias empresas contratadas em regime temporário para lidar com nossa contabilidade e impostos. Este processo envolveu muito esforço de gerenciamento quando se tratava de integração, transferência de conhecimento e treinamento. Tomamos a decisão de terceirizar este serviço para um fornecedor especializado que pudesse atender às nossas necessidades de maneira mais permanente”.

A Microsoft convidou a TMF Group a fazer uma proposta para lidar com o trabalho de manter o compliance com o RZF da Costa Rica. “O que me impressionou desde o começo com relação ao time da TMF Group é a combinação entre profundo conhecimento no assunto e a disposição para fornecer uma solução sob medida nossas necessidades específicas”, afirmou Allan Cruz Cubillo.

“A TMF Group demonstrou que possui o conhecimento e os recursos necessários para lidar com todas as nossas necessidades contábeis e fiscais – e fornecer suporte para a continuidade dos negócios e para o planejamento sucessório – tudo com uma única equipe”, acrescentou.

A TMF Group forneceu suporte às operações estatutárias e tributárias da Microsoft Costa Rica nas seguintes áreas:

• Impostos – indiretos, diretos, valores de transferência e adições/alterações nas regulamentações locais, de acordo com o RZF da Costa Rica
• Análise de balanços e demonstrativos financeiros
• Serviços de suporte à contabilidade (em parceria com as equipes de purchase-to-pay (P2P) e de registro)
• Suporte à tesouraria e apoio bancário
• Auditoria estatutária (externa), auditoria interna e compliance com a Lei Sarbanes-Oxley
• Gestão e orientação estatutária
• Folha de pagamento – revisão e orientação estatutária
• Gestão de correspondências e documentos
• Suporte a pedidos de compras

Outra importante área de compliance com a qual a TMF Group ajudou a Microsoft é o rastreamento de ativos fixos. É importante que os ativos incluídos na ZF permaneçam disponíveis localmente e sejam utilizados para o propósito declarado, de modo a estar em compliance com as regras do regime.

A TMF Group desenvolveu um processo padronizado para solucionar as questões de rastreamento de ativos da Microsoft, o que ajuda a empresa a controlar mais de 10.000 ativos individuais em suas operações na Costa Rica.

Construímos um relacionamento muito sólido com o time da TMF Group. Eles sempre ouvem e entendem nossas necessidades e respondem rapidamente com ótimos conselhos. Eles sempre demonstraram flexibilidade para atender às nossas necessidades em constante mudança, bem como visão para identificar áreas de risco antes que se tornem problemas reais. Não conseguiríamos estar em compliance com a ZF sem a ajuda deles.

Uma medida que exemplifica o sucesso do trabalho da TMF Group junto à Microsoft foi o feedback do auditor da PROCOMER após a auditoria anual de 2022, na qual ele comentou que o trabalho de preparação foi um dos melhores exemplos de despacho contábil e operacional que eles já tiveram contato durante suas carreiras.

A Microsoft (Nasdaq “MSFT”, @microsoft) torna possível a transformação digital para a era de uma nuvem inteligente e de uma integração inteligente. Sua missão é capacitar cada pessoa e cada organização do planeta para alcançar cada vez mais pessoas.

Localizada no coração de um importante centro de tecnologia e negócios em San José, a Microsoft Costa Rica atende clientes do Caribe, América Central, Peru, Equador e de outros mercados da região com serviços e suporte ao cliente, além de lidar com vendas internas globalmente. Em 2018, a Microsoft decidiu entrar na Zona Franca da Costa Rica, ao mesmo tempo em que consolidou sua presença no país em um único escritório moderno que foi construído especificamente para esta finalidade. O número de funcionários cresceu de apenas 60 para 1.700 ao final de 2022.

• Serviços prestados pela TMF Group: Serviços contábeis e fiscais
• Jurisdições onde atendemos a Microsoft: Costa Rica