Руководство по глобальному расчету заработной платы

Что такое глобальная система расчета заработной платы?

Проще говоря, глобальная система расчета заработной платы — это консолидированное управление всеми потребностями организации в выплате заработной платы во всех странах, в которых работают ее сотрудники. Преимущества консолидированной глобальной системы расчета заработной платы включают в себя улучшение прозрачности, контроля, последовательности, соответствия и подотчетности, а также повышение эффективности.


Источник: документ «Эверест Груп» под названием «Разъяснения по международной системе расчета заработной платы (МСРЗП). Основные аспекты для ориентированного на сотрудников расчета заработной платы».

Концепция глобальной системы расчета заработной платы звучит достаточно просто. В конце концов, большинство международных организаций уже консолидировали другие ключевые бизнес-функции на глобальном уровне, включая бухгалтерию, ИТ и управление персоналом.

Но консолидированная глобальная система расчета заработной платы — это более сложная задача. Трудовые и налоговые правила, нормы и практики в значительной степени специфичны для каждой юрисдикции, а также регулярно меняются. Такие изменения были особенно заметны во время пандемии, когда в некоторых странах законодательство менялось каждый месяц, что создавало серьезные проблемы для глобальных организаций, которые зачастую с трудом обеспечивали его соблюдение.

Расчет заработной платы по своей природе уникален для каждой компании и ситуации с сотрудниками, и часто включает в себя гораздо больше человеческого взаимодействия, чем другие бизнес-процессы. Это требует регулярного взаимодействия с налоговыми органами, регулирующими органами, аудиторами и финансовыми институтами стран со всеми вытекающими отсюда специфическими языковыми, процедурными, культурными и техническими нюансами. Эта сложность различается не только между регионами, но и между странами одного и того же региона, иногда значительно.

Источник: Глобальный индекс сложности бизнеса, составленный «ТМФ Груп» за 2021 год

Кроме того, с точки зрения технологии, не существует единой платформы или модели предоставления услуг, способной обеспечить глобальный расчет заработной платы, в отличие от других бизнес-функций, таких как бухгалтерский учет и управление персоналом.

Эти сложности привели к разработке ряда различных моделей предоставления услуг, которые международные организации должны учитывать при принятии решения о выборе наилучшего способа управления своими глобальными потребностями в расчете заработной платы. Они варьируются от полностью внутренней организации расчета заработной платы, часто с использованием программного обеспечения как услуги (SaaS), через гибридные модели внутренней/внешней обработки до полностью аутсорсинговых услуг.

Аутсорсинг может осуществляться либо по агрегированной модели (основной подрядчик плюс сторонние местные поставщики), либо через единого глобального поставщика услуг, который берет на себя все аспекты расчета заработной платы во всех странах.

То, как организации осуществляют глобальный расчет заработной платы, является результатом ряда факторов, которые наилучшим образом отвечают их целям и в то же время соответствуют передовой практике в регионе или стране. Какая бы модель ни была выбрана, поставщики услуг по расчету заработной платы должны будут предложить своим клиентам гибкое решение, способное развиваться в соответствии с требованиями к точности расчета заработной платы, соблюдению нормативных требований, эффективности и подотчетности.

В недавнем документе, подготовленном аналитиками «Эверест Груп», дается более глубокое представление о проблемах, преимуществах и основных аспектах консолидации расчета заработной платы в разных странах.

Глобальный,
местный или оба варианта?

В основе стремления к консолидации глобальных операций по расчету заработной платы лежит сложная проблема. С одной стороны, организации хотят получить выгоду от повышения эффективности, лучшего понимания бизнеса и подробной, точной отчетности, которую обеспечивает глобальное решение по расчету заработной платы. С другой стороны, им необходимы знания и понимание соблюдения требований законодательства страны, культурных и языковых потребностей.


Ярким примером является Латинская Америка, где расчет заработной платы является, пожалуй, одной из самых больших проблем, с которыми сталкиваются иностранные предприятия. Менеджеры, занимающиеся расчетом заработной платы, не только должны пробираться сквозь множественные слои сложностей бюрократии, чтобы разобраться в строгом трудовом законодательстве и налоговых правилах, им также необходимо различать законодательные требования и общепринятую практику, которые могут быть совершенно разными.

Источник: Глобальный индекс сложности бизнеса, составленный «ТМФ Груп» за 2021 год.

Большая проблема заключается в том, как работать с небольшими рынками, где в конкретной стране может быть всего несколько сотрудников, получающих зарплату. Небольшие рынки не только проблематичны с точки зрения ограниченности ресурсов, но и стоимость любой глобальной инициативы по расчету заработной платы должна быть сопоставлена с относительно небольшим количеством сотрудников, которым выплачивается зарплата.

Во многих отношениях расчет заработной платы для пяти сотрудников ничем не отличается от расчета для 500 человек. Есть некоторые общие факторы, включая необходимость сбора данных, проведения расчетов и выполнения обязательств по трудовому законодательству и корпоративной отчетности, но на этом сходство заканчивается.

Сложность работы с расчетом заработной платы среди меньшего числа сотрудников является одной из проблем глобальных проектов по расчету заработной платы и, возможно, главным фактором при принятии решения о выборе той или иной глобальной модели расчета заработной платы.

В идеале, организации должны иметь возможность внедрить гибкое решение по расчету заработной платы, которое сочетает в себе преимущества глобальной консолидации и местного опыта.

Настройка глобальной системы расчета заработной платы

Как уже упоминалось ранее, существует несколько возможных подходов к созданию глобального решения по расчету заработной платы:

Полностью собственные расчеты - Полностью собственные расчеты — такой подход обеспечивает преимущества высокого уровня контроля, прозрачности, подотчетности и безопасности. Основной недостаток заключается в том, что наличие собственных специалистов по расчету заработной платы возможно только в крупных подразделениях, таких как штаб-квартиры, региональные офисы и центры обслуживания. Офисы на небольших рынках вряд ли располагают бюджетом для найма профильных специалистов по расчету заработной платы, обладающих необходимыми знаниями и навыками для эффективного расчета заработной платы. Сотрудники в таких местах должны обслуживаться командами по расчету заработной платы в других странах, которые могут не обладать знаниями местных нормативных актов или даже языковыми навыками, чтобы эффективно работать с ними. В некоторых случаях даже при такой модели существует еще одно потенциальное гибридное решение — «обработка данных», когда часть функций передается на аутсорсинг поставщику услуг расчета заработной платы. Они могут включать в себя расчет соотношения брутто и нетто, а также подготовку выходных данных по заработной плате, таких как отчеты, расчетные листки и банковские файлы.

Гибрид внутренних расчетов / внешнего аутсорсинга – чтобы обойти проблему использования полностью внутреннего подхода, некоторые организации используют собственные ресурсы по расчету заработной платы на крупных рынках и передают расчет заработной платы партнерам для охвата небольших рынков на региональном или местном уровне. Это обеспечивает гибкий и относительно экономически эффективный способ доступа к местным специалистам и их знаниям в области расчета заработной платы на небольших рынках.

Управляемая услуга — агрегатор на аутсорсинге – такая модель частично решает проблему управления внешними поставщиками услуг, передавая глобальную ответственность за расчет заработной платы основному подрядчику, который управляет сторонними поставщиками услуг на небольших рынках, где у него нет покрытия. Опять же, это может привести к недостаточной прозрачности и размытым границам ответственности, при этом сторонние поставщики могут играть в «перекладывание вины», когда что-то идет не так.

Управляемая услуга — партнер – в этой модели, которую предпочитает «ТМФ Груп», один поставщик услуг расчета заработной платы на аутсорсинге берет на себя полную ответственность за глобальный расчет заработной платы в каждой стране, в которой работает организация. Это позволяет организации иметь единый контактный центр, к которому можно обращаться при необходимости внесения изменений или решения вопросов, а линии ответственности предельно ясны.

Все эти аспекты необходимо учитывать при выборе глобальной модели расчета заработной платы, которая наилучшим образом подходит для организации.

Управление глобальной системой расчета заработной платы?

Одним из самых больших преимуществ консолидированной глобальной системы расчета заработной платы является последовательность и контроль, обусловленные надежными глобальными или мульти-юрисдикционными политиками и процессами расчета заработной платы, вместо того, чтобы управлять каждым рынком на индивидуальной местной основе. Ее польза заключается в снижении количества ошибок при расчетах и в минимизации риска несоблюдения требований для организаций, работающих в разных юрисдикциях.

Это требует соответствующей технологии для поддержки операций по расчету заработной платы в глобальном масштабе. Учитывая широкое разнообразие платформ для расчета заработной платы по всему миру, растет тенденция к внедрению промежуточного программного обеспечения для обеспечения консолидированного представления статуса обработки расчета и унифицированной отчетности по заработной плате на всех операционных рынках.

Такое глобальное промежуточное программное обеспечение для бизнеса является слоем поверх нескольких систем расчета заработной платы и способно объединить все необходимые данные отчетности в более точную, безопасную и оперативную форму. Оно также позволяет специалистам по расчету заработной платы детализировать информацию, хранящуюся в системах по всему миру, что облегчает выявление проблем и наблюдение за тенденциями.

Хотя технологические онлайн-платформы жизненно важны для обеспечения глобальной отчетности и аналитики по расчету заработной платы, важно дополнить их нужными людьми на глобальном, региональном и местном уровнях, чтобы обеспечить точные, своевременные и соответствующие требованиям расчеты. Знание законодательства и требований страны, а также умение общаться на местном языке являются ключевыми факторами.

Наиболее распространенной причиной, по которой организации передают свои глобальные расчеты заработной платы партнерам, подобным «ТМФ Груп», является получение доступа к местным экспертам и их знаниям, как в языковом плане, так и в отношении местного законодательства.

Управление расчетом заработной платы во время отделения, слияния и поглощения компаний?

Расчет заработной платы играет важную роль в управлении процессами отделения, слияния и поглощения. Однако проблемы, с которыми сталкиваются при расчете заработной платы, не всегда находят понимание в других подразделениях организации, особенно при заключении международных сделок.

Объединение организаций, использующих различное программное обеспечение, графики и политики оплаты труда, является сложной задачей, и неправильное ее решение может привести к серьезным проблемам с в области нормативно-правового соответствия. Пакеты льгот должны быть соразмерными, а несвоевременная оплата раздражает сотрудников, наносит ущерб репутации компании и может привести к штрафам.

Движущие силы слияний и поглощений могут быть самыми разными: от давно запланированных поглощений, призванных вывести компании на новые рынки и географические регионы, до оппортунистических сделок, использующих преимущества краткосрочных состояний рынка, и тактических сделок, направленных на привлечение продуктов, технологий или опыта. В результате, требования, которые предъявляются к расчетам заработной платы, также будут варьироваться от сделки к сделке, что делает необходимым реагировать, часто в кратчайшие сроки, по-разному на различные ситуации.

Однако одна из проблем, с которой сталкивается команда по расчету заработной платы, заключается в том, что она обычно является младшим партнером в цикле слияний и поглощений, при этом информация часто передается с опозданием, а решения принимаются без оценки влияния на операции по такому расчету. Заработная плата никогда не будет стоять на первом месте в высокочувствительных и часто жестко регламентированных процедурах слияний и поглощений, но для нижестоящего партнера влияние решений, принятых в цикле слияний и поглощений, может быть очень серьезным.

Источник: Документ «Трансграничные отделенные компании. Почему одна треть потерпела неудачу и как это исправить», «ТМФ Груп»

При управлении слияниями и поглощениями крайне важно как можно раньше задуматься о расчете заработной платы.

Влияние заработной платы на опыт сотрудников?

Очень важно, чтобы у сотрудников был положительный опыт взаимодействия с поставщиками услуг и системами расчета заработной платы. Консолидация деятельности по расчету заработной платы на одном безопасном интерактивном портале может повысить эффективность, производительность и обеспечить более активное и стабильное вовлечение сотрудников в работу.

По мере того как компании расширяются и нанимают сотрудников в новых местах, необходимость в эффективной выплате заработной платы становится все более важной. Расчет заработной платы не ограничивается простым предоставлением сотрудникам расчетных листков и своевременными выплатами; он также включает в себя обмен отдельными документами, предоставление кадровой документации, чтобы сотрудники были в курсе последних изменений в политике компании, и решение ежедневных вопросов, возникающих у сотрудников по поводу их заработной платы и других прав.

Один из способов, с помощью которого организации могут эффективно удовлетворить эти потребности и повысить вовлеченность сотрудников благодаря простоте доступа и большей наглядности, снизив при этом нагрузку на сотрудников, занимающихся расчетом заработной платы, заключается в предоставлении единого, безопасного глобального портала расчета заработной платы. Этот портал должен позволить сотрудникам:

  • получать доступ к информации о своей занятости в любое время и в любом месте, используя настольный компьютер, планшет или мобильное устройство;
  • просматривать, печатать, загружать и сохранять расчетные листки на месте, не прибегая к помощи электронной почты;
  • получать доступ к централизованной библиотеке документов, где они могут легко найти и загрузить такие документы, как трудовые договоры, корпоративные политики или документы о командировках и расходах;
  • напрямую общаться с отделом кадров или отделом, занимающимся начислением заработной платы через систему тикетов, вместо того, чтобы отправлять многочисленные запросы по электронной почте отдельному человеку или в общий почтовый ящик.

Потенциальные «подводные камни» при внедрении глобальной системы расчета заработной платы?

Консолидация глобальной системы расчета заработной платы имеет много преимуществ, но есть несколько препятствий для ее успешного внедрения, если не иметь под рукой необходимых ресурсов, которые помогут сделать это правильно. Вот некоторые из основных «подводных камней», которые мы видим, когда организации пытаются перейти от местной к глобальной системе расчета заработной платы:

Риск инертности – хотя эффективность является ключевым фактором при выборе модели расчета заработной платы, часто очень сложно использовать «исторически сложившиеся» методы (например, ручную обработку разрешений), что может потенциально ограничить диапазон и масштаб возможностей глобального предоставления услуг по расчету заработной платы.

Отсутствие местных знаний и опыта – недостаток знаний о законодательстве страны и других требованиях является одной из самых больших проблем и рисков при внедрении глобальных решений по расчету заработной платы. Наличие контактного лица в стране, способного общаться на местном языке, имеет первостепенное значение.

Несоблюдение требований и несоответствия в разных странах – организации, внедряющие глобальную систему расчета заработной платы, часто сталкиваются с трудностями в поиске информации о местном законодательстве и соблюдении требований, а затем в достижении согласованности политик и процессов в рамках глобальной организации. До сих пор довольно часто в организациях отсутствуют какие-либо глобальные или мульти-юрисдикционные процессы или политики расчета заработной платы, и вместо этого каждый рынок управляется индивидуально и локально. Это значительно повышает риск несоблюдения нормативно-правовых требований, что может привести к серьезным штрафам, а в некоторых юрисдикциях даже к тюремному заключению. Например, компании, нарушившие требования Общего регламента о защите персональных данных ЕС (GDPR), могут быть оштрафованы на сумму до четырех процентов от их оборота.

Невозможность получить глобальное представление – большинство организаций еще не имеют возможности просматривать статус обработки расчетов заработной платы на каждом из своих операционных рынков, не говоря уже о возможности консолидировать единый глобальный отчет о расчетах заработной платы для всех своих операций.

Ошибка в начислении заработной платы в глобальном масштабе может иметь значительные последствия. Для большинства организаций правильная реализация глобального расчета заработной платы может показаться сложной задачей. Именно поэтому многие организации предпочитают работать с глобальным партнером, который также обладает необходимыми знаниями на каждом рынке. Такой партнер может взять на себя большую часть тяжелой работы, обеспечивая соответствие местным нормам и правилам с самого начала, экономя время и деньги и позволяя организациям сосредоточиться на стратегической общей картине.

Важность планирования непрерывности бизнеса?

Пандемия привлекла внимание к важности основ бизнеса, таких как расчет заработной платы, и к необходимости обеспечения устойчивости и гибкости в ответ на быстро меняющиеся условия ведения бизнеса.

Большинство организаций имеют планы обеспечения непрерывности бизнеса, но они, как правило, зависят от конкретной страны и связаны с определенными событиями или инцидентами, такими как кибератаки. Теперь речь идет о том, чтобы расширить эти планы, включив в них расчет заработной платы и продумав стратегии, при которых задачи могут быть разделены между другими офисами.

Такое переосмысление часто приводит к кардинальному изменению подхода к планам обеспечения непрерывности бизнеса, например, офис в Бельгии поддерживает процессы расчета заработной платы во Франции. Такое распределение нагрузки, вероятно, продолжится и после того, как пандемия отступит, а предприятия будут стремиться к более рациональной организации своей деятельности, чтобы справиться с дальнейшими трудностями.

Мониторинг глобальной системы расчета заработной платы?

Способность контролировать глобальные операции по расчету заработной платы является жизненно важной. Важно иметь решение, которое предоставляет аналитику для эффективного составления отчетов о производительности расчета заработной платы, для поддержки более обоснованных бизнес-решений и обеспечения большего контроля и последовательности в глобальных операциях.

Например, может быть полезно видеть расходы на выплату заработной платы в одной валюте, чтобы облегчить анализ глобальных затрат. Или же желательно иметь возможность обмениваться отчетами с руководством, расположенным по всему миру, в едином формате.

Комплексное сервисное и технологическое решение необходимо для предоставления глобальной услуги по расчету заработной платы, которая также поддерживает точную и своевременную глобальную отчетность, аналитику, прозрачность и контроль основных данных. Вот некоторые критерии, которые следует учитывать организациям при выборе или внедрении глобального решения по расчету заработной платы:

Статус процесса – видимость статуса обработки расчетов заработной платы на индивидуальном уровне, по всему миру, с легким доступом к данным через стандартный глобальный инструмент отчетности, который облегчает повседневную рабочую нагрузку. Ищите инструменты, предоставляющие комплексные информационные панели: диаграммы, шкалы рисков и статистические показатели, которые позволят вам полностью визуализировать результаты расчета заработной платы.

Доступность – решение должно позволять руководству получать доступ к нужной информации о заработной плате в нужное время и из любой точки мира.

Консолидация – возможность консолидировать данные о заработной плате из разрозненных систем в единый формат; глобальные отчеты помогут получить значимые сведения, которые позволят принять более обоснованные бизнес-решения.

Эффективность – выбор стандартных отчетов или возможность загрузки основных данных в собственное хранилище данных для внутренней отчетности помогает повысить эффективность. Это также снижает степень недовольства, повышает вовлеченность сотрудников и, таким образом, улучшает качество услуг по расчету заработной платы.

Контроль – ключевые показатели эффективности (КПЭ, KPI) широко распространены в индустрии расчета заработной платы. Но насколько они видимы в текущей деятельности? Убедитесь, что имеется доступ к инструментальным панелям мониторинга KPI для отслеживания результатов работы поставщиков и собственных служб.

Аудит – необходимо иметь комплексный механизм аудита и инструмент отчетности, чтобы ваши аудиторы были спокойны.

Если вы рассматриваете, как один из вариантов для вашей компании, аутсорсинг расчета заработной платы в разных странах, вам стоит ознакомиться с нашим руководством об аутсорсинге расчета заработной платы.

Получайте информацию и обновления о глобальной системе расчета заработной платы на почту (на английском языке)

Подписаться

Мы делаем сложный мир проще

TMF Group является ведущим поставщиком ключевых административных услуг, помогая клиентам инвестировать и безопасно работать по всему миру.

Наши 9100 экспертов и 120 офисов в 85 юрисдикциях по всему миру обслуживают корпорации, финансовые учреждения, управляющие активами, частных клиентов и семейные офисы, предоставляя комплексные услуги по бухгалтерскому учету, налогообложению, начислению заработной платы, администрированию фондов, соблюдению требований по управлению организациями, обеспечивающие успех глобального бизнеса.

Мы знаем, как быстро, безопасно и эффективно предоставить доступ к самым перспективным рынкам мира, как бы сложно это ни было. Вот почему более 60% Fortune Global 500 и FTSE 100, а также почти половина из 300 ведущих частных инвестиционных компаний работают с нами.

Наша уникальная глобальная модель предоставления бизнес-услуг, подкрепленная инновационными цифровыми платформами, позволяет охватывать такие разнообразные секторы, как рынки капитала, частные инвестиции, недвижимость, фармацевтика, энергетика и технологии, а эксперты на местах оказывают локальную поддержку.

С годовым ростом в среднем на 8% начиная с 2013 года TMF Group определенно является надежным партнером. Независимо от того, работаем ли мы в локальной юрисдикции или на международном уровне, с малым количеством сотрудников или несколькими тысячами, мы непрерывно оказываем бизнесу критически важную поддержку, необходимую для его роста и эффективного функционирования.