Garantizar el cumplimiento en la Zona Franca.

Durante los últimos años, Microsoft amplió su presencia en Costa Rica de manera significativa, y pasó de tener 60 empleados en 2018 a tener cerca de 1.700 a fines de 2022. Asimismo, consolidó sus operaciones en una única oficina especialmente diseñada en San José, la capital del país.

En 2018, Microsoft tomó la decisión de mover sus operaciones costarricenses a la Zona Franca (ZF) del país. El régimen de ZF ofrece importantes incentivos fiscales: las empresas gozan de una exención del 100 % de los derechos de importación y exportación, impuestos especiales e impuestos de repatriación de remesas. Las compañías manufactureras que exportan más del 75 % de su producción obtienen una exención del 100 % sobre el impuesto de sociedades por un periodo de ocho años, y una exención del 50 % durante los siguientes cuatro años.

No obstante, para disfrutar de estos beneficios, las empresas como Microsoft deben demostrar el cumplimento de los estrictos y, a menudo, complejos requisitos en materia contable, legal y fiscal, en áreas tales como la inversión de activos fijos y la presentación de informes. Asimismo deben someterse a una auditoría anual por parte de PROCOMER (promotora del comercio exterior de Costa Rica) a fin de garantizar que operan dentro del marco normativo. El incumplimiento puede ocasionar el pago de multas severas y, en última instancia, la pérdida del estatus de empresa que opera en la zona franca.

Microsoft sabía que necesitaba soporte especializado en materia contable y fiscal para preparar y mantener sus sistemas financieros en cumplimiento con el régimen de ZF. Tal como explica Allan Cruz Cubillo, Statutory and Tax Controller, región central LATAM, en Microsoft: “Cuando decidimos mudarnos a la ZF, trabajábamos con varios contratistas temporales para que administren las cuestiones en materia contable y fiscal. Esto supuso un gran esfuerzo de gestión en lo que respecta a la integración, transferencia de conocimiento y capacitación. Tomamos la decisión de tercerizar este trabajo a un proveedor especializado que pudiera cumplir con nuestras necesidades de forma permanente”.

Microsoft invitó a TMF Group a presentar una oferta de servicios por el trabajo de cumplimiento para su oficina en la ZF de Costa Rica. “Lo que me impresionó del equipo de TMF Group desde el comienzo fue la combinación de su amplio conocimiento de los temas y su buena disposición para brindar una solución a medida para nuestras exigencias particulares”, señaló Allan Cruz Cubillo.

“TMF Group demostró que cuenta con el conocimiento y los recursos adecuados para cubrir todas nuestras necesidades en materia contable y fiscal, y prestar soporte en cuestiones relacionadas con la continuidad del negocio y la planificación de la sucesión, con un único equipo”, agregó Allan Cruz Cubillo.

Actualmente, TMF Group brinda soporte a las operaciones reglamentarias y fiscales de Microsoft en Costa Rica en las siguientes áreas:

• Impuestos: impuestos indirectos, impuestos directos, precios de transferencia, nuevas normas locales o cambios en la reglamentación local, régimen de ZF en Costa Rica.
• Balance general y análisis de estados financieros.
• Servicios de soporte contable en los procesos de la compra al pago (P2P) y equipos de registro.
• Tesorería y soporte en transacciones bancarias.
• Auditoría estatutaria (externa), auditoría interna y cumplimiento Sarbanes–Oxley.
  Gestión y orientación en materia estatutaria.
• Nómina: revisión y orientación en materia estatutaria.
• Gestión de correo y documentación.
• Soporte técnico para pedidos de compra.

El equipo de TMF Group trabaja de forma presencial en la oficina de Microsoft en San José. “En particular, valoro la cercana relación laboral con nuestros colegas”, explica Allan Cruz Cubillo. “Disfrutamos tener una comunicación empática y transparente, lo que significa que es muy fácil para nosotros ponernos de acuerdo sobre nuestros requisitos, que ocasionalmente pueden ser difíciles y complejos, y lo que se debe hacer para cumplirlos. Tengo un único punto de contacto y un camino claro para escalar una incidencia si es necesario”.

Un área significativa de cumplimiento en la que TMF Group ha ayudado a Microsoft es en el seguimiento de activos fijos. Es importante que los activos incluidos en la zona franca permanezcan en su ubicación y se utilicen para su finalidad declarada a fin de cumplir las normas del régimen.

TMF Group diseñó un proceso estandarizado para la solución de seguimiento de activos de Microsoft, que ayuda a la empresa a controlar más de 10.000 activos individuales en todas sus operaciones en Costa Rica.

El equipo de TMF Group ha demostrado un gran liderazgo, actuando como un asesor de confianza que siempre va un paso por delante para garantizar la continuidad del negocio, la mejora de los procesos y la transferencia de conocimientos para Microsoft en Costa Rica”, afirma Allan Cruz Cubillo. “Siempre están dispuestos a ayudarnos a lograr resultados aún mejores promoviendo una cultura de aprendizaje y crecimiento dentro de nuestro equipo”.

Una medida del éxito del trabajo de TMF Group con Microsoft fue la opinión del auditor de PROCOMER tras la auditoría anual más reciente, quien comentó que el trabajo de preparación era uno de los mejores ejemplos de orden contable y operativo que había visto en su carrera.

Como resume Allan Cruz Cubillo: “Lo que más satisfacción me da de nuestra relación con TMF Group es la confianza de que todo funciona bien y cumple las normas. Sé que todo está en buenas manos, lo que es satisfactorio tanto para nuestra productividad como para la calidad de vida de nuestro equipo”.

Hemos forjado una relación muy sólida con el equipo de TMF Group. Siempre escuchan y comprenden nuestras necesidades y responden rápidamente con un asesoramiento experto. Han demostrado flexibilidad para satisfacer nuestras exigencias constantemente, y han tenido la visión para identificar áreas de riesgo antes de que se conviertan en problemas reales. No podríamos gestionar las cuestiones de cumplimiento de la zona franca sin su ayuda.

Microsoft (Nasdaq 'MSFT', @microsoft) pemite la transformación digital en la era de la nube inteligente y el intelligent edge. Su misión es la de empoderar a cada persona y organización en el planeta para que puedan obtener mejores resultados.

Ubicada en el corazón de un prominente centro tecnológico y de negocios en San José, la oficina de Microsoft Costa Rica trabaja con clientes del Caribe, Centroamérica, Perú, Ecuador y otros mercados de la región prestando servicios y brindando soporte al cliente, además de manejar las ventas internas a nivel global. En 2018, Microsoft decidió entrar en la Zona Franca de Costa Rica, mientras consolidaba su presencia costarricense en una moderna oficina construida especialmente para la empresa. Ha pasado de tener solo 60 empleados locales en ese momento a unos 1.700 a finales de 2022.

• Servicios prestados por TMF Group: Contabilidad e Impuestos
• Jurisdicciones que cubrimos: Zona Franca de Costa Rica
• Cantidad de empleados: 1.700