Lidando com as armadilhas globais de gestão de entidades

Mantendo o controle sobre as pequenas coisas – abrindo uma conta bancária

Muitas vezes, os atrasos na constituição e preparação para fazer negócios em um país podem não decorrer das normas estabelecidas pelo governo local, como se poderia imaginar, mas sim de órgãos do setor privado, como os bancos. Em muitas jurisdições, os bancos são altamente regulamentados e realizam amplas verificações antes de estabelecer entidades com contas bancárias corporativas, principalmente para aqueles que vêm de países estrangeiros.

Globalmente, o tempo médio para criar uma conta bancária no exterior leva mais tempo do que o próprio processo de incorporação. Em algumas jurisdições, existem prazos muitos diferentes para incorporação e abertura de uma conta bancária. Por exemplo, em Malta, Hong Kong e na Holanda, a incorporação geralmente é possível dentro de uma semana, enquanto a abertura de uma conta bancária no exterior leva mais de seis meses.

O Índice Global de Complexidade Corporativa anual da TMF Group explora os fatores que impulsionam o sucesso ou o fracasso da expansão internacional dos negócios, incluindo detalhes sobre a abertura de contas bancárias nas 77 jurisdições que o relatório abrange.

O menor prazo para se abrir uma conta bancária é de duas a três semanas; este é o caso de 16% das jurisdições incluídas no GBCI. Na maioria das jurisdições – 41% – leva cerca de um mês.

No entanto, pode levar muito mais tempo. Em 28% das jurisdições pesquisadas, a abertura de uma conta bancária leva de dois a três meses, em 7%, de quatro a seis meses, e em 8% das jurisdições, mais de seis meses.

Estes dados mostram que a abertura rápida de uma conta bancária não deve ser subestimada, mas sim como parte da criação e operacionalização de uma entidade. O melhor conselho que podemos dar àqueles que desejam abrir uma conta bancária para uma nova entidade no exterior é de iniciar o processo o quanto antes.

As empresas também devem evitar a armadilha de supor que os processos serão iguais ou mesmo semelhantes em diferentes jurisdições. Há uma infinidade de obstáculos pelos quais você precisa passar, e eles podem variar muito de jurisdição para jurisdição.

Muitas vezes são as pequenas coisas que podem ter um grande impacto e causas atrasos. Para abrir uma conta bancária nos EUA, por exemplo, você precisa de um número de identificação fiscal; não é necessariamente difícil obtê-lo, mas você deve tê-lo antes de iniciar conversas com um banco para abrir uma conta.

O médico vai vê-lo agora: realizando um exame de rotina da entidade

Neste ambiente regulatório em rápida evolução, é importante saber que suas entidades estão em situação regular. A boa prática é revisar o status de todas as suas entidades pelo menos uma vez por ano. Embora pareça uma coisa fácil de se fazer, na realidade pode ser algo difícil e que exige auxílio local para ser realizado adequadamente.

Um exame de rotina da entidade deve abranger algumas das informações básicas da entidade, como seu nome, número de registro, data de constituição, status comercial, endereço registrado e endereço comercial principal. Além disso, elas devem se estender às informações sobre ações (tipos, números, valores, capital), acionistas, demonstrativos financeiros (arquivos, relatórios anuais, prazos, última data de arquivamento), reuniões do conselho, diretores, oficiais e quaisquer procurações.

Uma empresa pode realizar uma verificação externa com as autoridades locais, como a câmara de comércio local, dependendo da jurisdição, para verificar se todos os documentos estão arquivados e se os diretores, as reuniões do conselho, os endereços e demais informações estão atualizadas. Internamente, a empresa pode verificar com as partes correspondentes interessadas nas áreas tributária, jurídica e financeira, para averiguar se todas as ações necessárias foram concluídas.

Se estiver defeituoso, conserte – processos internos

Realizar um exame de rotina em suas entidades é uma coisa, mas, ao mesmo tempo, é preciso atentar-se aos seus processos internos e conferir se eles estão funcionando.

Temos uma tendência a ser muito indulgentes, ou até mesmo negligentes, quando se trata de processos internos defeituosos relacionados a ao compliance e ao gerenciamento de entidades. Quando qualquer disfunção começa a se tornar aparente, é tarde demais.

Alguns sinais claros de que seus processos estão defeituosos incluem:

1. As contas da empresa estão sendo arquivadas com atraso

Todos sabemos que erros podem acontecer, e circunstâncias inesperadas podem levar a atrasos com os prazos. Mas o atraso crônico de sua documentação é um sinal claro de que seus processos vigentes precisam de uma revisão.

2. Reguladores à vista

As autoridades que realizam verificações aleatórias e auditorias surpresa virão sem aviso prévio. No entanto, se você estiver recebendo um número estranhamente alto de correspondências de autoridades em qualquer jurisdição específica solicitando mais informações sobre as atividades de sua empresa, existe uma boa chance de que algo esteja errado.

3. Recebimento de multas por não compliance

Se uma – ou mais – de suas entidades não cumprir as regulamentações e você estiver recebendo penalidades como consequência, parece que os problemas de processo estão bastante evidentes e você precisa agir rapidamente para resolvê-los.

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Nossa combinação de alcance global, conhecimento local e experiência multidisciplinar é a solução você para lidar com as armadilhas de gestão de entidades internacionais.

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