Terceirização da administração de fundos – oito fatores para o sucesso

Para muitas empresas de venture capital (VC) e de private equity (PE), terceirizar a administração de fundos pela primeira vez não é apenas um desafio prático, trata-se também de um desafio emocional. “Perder o controle” e confiar as principais operações a um prestador de serviços terceirizado exige uma mudança de mindset. Da mesma forma, tomar a decisão de trocar de fornecedor também pode parecer muito complexo para valer a pena.

No entanto, a transição para um (novo) prestador de serviços terceirizado de administração de fundos não precisa ser um processo difícil. A seguir, apresentamos oito fatores que podem ajudar a garantir que o processo obtenha êxito.

1. Certificações e expertise

Selecionar um provedor de serviços com as certificações e expertise corretas é crucial. O prestador de serviços deve ser capaz de demonstrar um histórico consolidado dentro da indústria, ter profundo conhecimento sobre os requerimentos regulatórios, estar em compliance com as melhores práticas da indústria e oferecer acesso à tecnologia mais recente.

Deve ser simples determinar se um fornecedor em potencial está presente nas jurisdições certas (tanto para a empresa como para seus investidores), se possui recursos o bastante para a indústria de PE/VC e se possui conhecimento suficiente sobre as estruturas adequadas para cada jurisdição.

2. Grande capacidade de integração e implementação

Os melhores provedores terceirizados possuem processos consistentes e consolidados para a integração de novos clientes ou fundos. Eles oferecerão uma abordagem criteriosa de gerenciamento de projetos para integrar novas entidades em suas plataformas. Além disso, devem ser capazes de fornecer uma ideia clara sobre o período de implementação esperado de acordo com a entidade (sejam novos fundos, fundos existentes, veículos de coinvestimento, entidades de General Partner (GP) ou sociedades gestoras), juntamente com um cronograma e uma descrição sobre a abordagem para a implementação. Um ponto crítico relacionado à movimentação de todas as informações históricas para calcular métricas, como a taxa interna de retorno (TIR), ou a mudança de um prazo final, são algumas das considerações que devem ser feitas.

3. Expectativas claras

A terceirização eficiente da administração de fundos baseia-se em expectativas claras, métricas sobre a performance, e mecanismos de elaboração de relatórios que proporcionam visibilidade e prestação de contas. Devem existir linhas de comunicação abertas, com atualizações regulares, relatórios abrangentes e reuniões periódicas para ajudar a estabelecer e gerar confiança. Os gestores de fundos devem ter acesso aos relatórios de que precisam, sempre que necessário, através de modernos portais de clientes, por exemplo.

O diálogo aberto e transparente promove uma abordagem de parceria colaborativa e ajuda a identificar áreas de melhoria e a resolver rapidamente quaisquer questões.

4. Funções e responsabilidades bem definidas

Idealmente, um fornecedor terceirizado deve providenciar um ponto de contato único que compreenda e possa gerenciar um time de serviços globais e uma variedade de entidades e recursos. Os GPs e gestores de fundos devem conseguir manter relações peer-to-peer com os membros do time do fornecedor terceirizado, sempre que necessário.

Também é importante estabelecer qual nível de envolvimento é exigido por parte da equipe do cliente. Em um cenário ideal, a empresa de investimento deveria ser capaz de fazer a transição para uma função mais voltada para a supervisão, com parceiros e funcionários capacitados para se concentrarem na tomada de decisões estratégicas, na gestão de riscos e na supervisão do compliance.

5. Transparência sobre custos

Um dos principais motivos para terceirizar a administração de fundos é alcançar previsibilidade e eficiência de custos. A transparência sobre os valores, incluindo a discriminação das taxas e encargos relacionados a diferentes atividades, é fundamental. Antes de escolher um fornecedor terceirizado, as empresas de investimento devem avaliar e comparar a estrutura de preços e os custos associados – em uma base comparável – entre os potenciais candidatos. Alguns provedores oferecem um modelo para tornar este processo mais simples. É crucial encontrar um equilíbrio entre custo e valor, levando em consideração a expertise e as capacidades tecnológicas dos potenciais fornecedores.

6. Escalabilidade e flexibilidade

À medida em que as empresas de investimento crescem ou criam fundos, o fornecedor terceirizado deve ter a capacidade de escalar e se adaptar para acomodar a carga de trabalho em expansão ou mudança. A flexibilidade nas ofertas de serviços permite que as empresas adaptem a sua administração de fundos terceirizada para se alinharem com requerimentos específicos, tais como estruturas de fundos, alcance geográfico e formatação de relatórios. Pode fazer sentido terceirizar a administração do lançamento de um fundo específico para testar as habilidades e se há uma boa adaptação por parte do fornecedor.

7. Segurança e privacidade sobre dados

É vital que os administradores de fundos terceirizados tenham em vigor medidas adequadas de segurança e privacidade sobre dados e estejam em compliance com as regulamentações relevantes de proteção de dados. Devem existir tecnologias, protocolos e políticas consistentes – incluindo encriptação, transmissão segura de dados e auditorias regulares – para reduzir o risco de violações de dados ou acesso não autorizado. Contratar um provedor com comprovada reputação em segurança e privacidade de dados ajuda na proteção contra possíveis danos à reputação e violações regulatórias.

8. Gestão de risco e de compliance

A terceirização da administração de fundos não isenta as empresas de investimento de suas responsabilidades de gestão de risco e de compliance. Ainda que um prestador de serviços competente possa reduzir certos riscos operacionais, a responsabilidade, em última análise, cabe à empresa de investimento. Isso torna vital avaliar a estrutura de gestão de riscos, os controles internos e os procedimentos de compliance do prestador de serviços. Expectativas e responsabilidades claras devem ser definidas por meio de acordos contratuais consistentes e acordos de nível de serviço. A realização de monitoramentos e auditorias regulares deve ser feita para garantir o cumprimento dos requerimentos regulamentares e reduzir riscos potenciais associados às atividades terceirizadas.

Ao superar o desafio mental de “perder o controle”, as empresas de PE e VC podem incorporar de maneira adequada a terceirização para um administrador de fundos terceirizado de confiança como uma oportunidade de crescimento e de aumentar a eficiência – e concentrar-se no seu negócio principal de investimento.

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