Fechamento de ano – Checklist essencial para contadores na Europa
A coordenação de um grupo e os relatórios de uma empresa local podem tornar o fechamento de fim de ano um processo complexo. Mas siga este guia e você evitará muitas dores de cabeça tarde da noite.
Com as atividades de fechamento de ano chegando, é tempo para as empresas pensarem em seus requerimentos de relatórios de contabilidade de grupo e locais. Fazer estas checagens essenciais ajudará seus times de contabilidade a alinhar seus processos e remover um pouco da complexidade do que pode ser um trimestre especialmente estressante.
1. Revise prazos de entregas
Este é a primeira e mais básica checagem que deve ser feita por empresas. Na maior parte do tempo, os prazos para o relatório do gripo são muito mais curtos que os prazos para a preparação de declarações de finanças locais. Por exemplo, na Alemanha, que está classificada na 21ª posição global em termos de complexidade financeira, as declarações de finanças locais precisam ser preparadas e enviadas até 31 de dezembro do ano seguinte. Na Bélgica, o prazo final para as declarações financeiras de 2018 é mais curto – o final de julho de 2019. Cada país tipicamente dá aos contadores mais tempo para preparar e fechar contas, enquanto no nível de reporte de grupo, os prazos são geralmente muito mais curtos. E esta diferença entre prazos tem um impacto no calendário de fechamento de ano; os eventos pós fechamento de balanço e como eles são refletidos na declaração financeiras. Então, tire um tempo para checar todos os prazos de envios antes de começar quaisquer procedimentos de fechamento.
2. Confira os requerimentos de auditoria e consolidação
Há diferenças fundamentais quando se olha para a auditoria estatutária de um grupo versus uma perspectiva local de relatórios. Na maior parte dos países da UE, é necessário realizar uma auditoria estatutária se um certo limite de rotatividade, ativos ou número de funcionários é excedido. Além da auditoria estatutária, as empresas devem ter em mente os requerimentos de consolidação, já que existem alguns limites em termos de rotatividade, ativos e número de funcionários. E, novamente, estes limites diferem de acordo com o país. As empresas precisam garantir que estão em compliance com os limites em cada país onde operam.
3. Note mudanças nos requerimentos de formato e envio
Há diferenças fundamentais na aplicação do IFRS e GAAP local em toda a Europa. Na Holanda, Itália e Portugal, não é necessário declarar movimentações do fluxo de caixa. Isso pode ser comparado a Alemanha e França onde é requerido que contas consolidadas, ou corporações listadas em mercados de capitais que enviem declarações financeiras que sigam o formato IFRS. Alguns países exigem demonstrações de resultados completas e declarações de renda que sejam amplamente consistentes com o IFRS para PMEs, e outros países não requerem demonstrações de resultados completas. Na França, Alemanha, Noruega, Portugal e Polônia, a declaração de outras receitas não existe.
Também tenha em mente que os países frequentemente revisam e fazem emendas na legislação. Quais mudanças no formato e nos passos de envio de formulários de contabilidade aconteceram desde o último fechamento de ano da empresa? Como estas mudanças afetam seus relatórios de grupo?
4. Entenda as diferenças nas políticas e tratamentos de contabilidade
Essa área tem um checklist próprio. Todos os itens seguintes precisam ser cuidadosamente considerados por empresas, e é fundamental garantir que o nível correto de informações seja coletado para identificar o tratamento de contabilidade adequado de acordo com as leis locais.
- Confira a abordagem para estimativas (grupo x local): é comum haver diferentes abordagens nos níveis local e global, por exemplo, com estimativas de custos de pensão, estimativas de bônus, acúmulo de férias e assim por diante.
- Reveja as provisões e contingências: A Holanda permite que uma provisão seja feita, mesmo que não haja uma obrigação. Enquanto isso, Alemanha e Itália solicitam provisões para todos os riscos, o que parece ir muito além do que outros países e o IFRS exigem.
- Ajuste de eventos: Na Alemanha, é exigido ter-se um conhecimento profundo dos dados do balanço para eventos que levem a um ajuste, e o conhecimento profundo dos dados do balanço é mandatório. Apesar disso, riscos previsíveis e perdas que ocorram até a folha de balanço levam a ajustes se aparecerem entre a data do balanço e a data de preparação de demonstrações financeiras. Enquanto isso, na Holanda, as distribuições de lucros podem sempre levar a ajustes, e dividendos propostos e declarados depois do fim do ano são inclusos nas obrigações atuais.
- Confira a reavaliação: alguns países têm opções para isso (Holanda, Romênia, Portugal e Polônia). Qualquer empresa que tenha optado pela reavaliação, receberá uma taxação clara.
5. Colabore com o time jurídico
Esta é uma ideia que é comumente ignorada, e negligenciar este aspecto pode levar não só a atrasos na entrega de demonstrações financeiras, mas, em casos extremos, a penalidades. Entenda os requerimentos de corporate secretarial de fim de ano em seu calendário de fechamento e garanta que estes requisitos sejam considerados juntamente com outras interdependências.
O fechamento de fim de ano na Europa é sempre um período estressante, mas com um pouco de preparo e um bom planejamento, ele pode ser feito sem surpresas inesperadas.
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Nossos experts em contabilidade e compliance fiscal localizados em toda a Europa têm um conhecimento profundo de requerimentos individuais de países e políticas contábeis. Podemos ajudar sua empresa a integrar estas diferenças a processos de fechamento financeiro de grupos de maneira bem-sucedida.
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Como se classificam os países europeus globalmente em termos de complexidade de contabilidade e impostos? Faça o download do Índice de Complexidade Financeira 2018 para saber mais.