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Solution Architect A&T, TMF Group
Publicado
14 setembro 2020
Tempo de leitura
4 minutos

Relatórios estatutários em Centros de Serviços Compartilhados – analisando o cenário geral

Ainda que haja vantagens óbvias na harmonização de certos passos no processo de relatórios estatutários por meio de CSCs, também há muitas perguntas que CFOs devem fazer, escreve Pavlo Boyko.

“Faça mais com menos” é uma demanda comum de líderes sênior de negócios nestes tempos, e líderes financeiros não são exceção. Estabelecer ou expandir o centro de serviços compartilhados (CSC) de finanças são soluções comuns que CFOs analisam.

Um estudo recente (disponível em inglês) da SSON (Shared Service & Outsourcing Network) demonstra que a grande maioria – 72% - lista controle, padronização e otimização como os principais benefícios do modelo de CSC. Quão aplicáveis, no entanto, estes podem ser na conclusão de relatórios estatutários?

Parafraseando um conhecido provérbio: você não consegue padronizar o que não consegue controlar. Qual é o nível de controle que o financeiro pode exercer sobre a escolha dos países para onde uma empresa se expandirá, dada a pressão da indústria? Ou sobre governos locais introduzindo um novo formato de relatórios com pouco aviso prévio?

O recente Índice Global de Complexidade Corporativa da TMF Group demonstra que muitos países estão se aproximando de um modelo de ‘relatório em tempo real’ que requer o envio online de dados nos níveis de transações e com uma maior frequência.

Se ficamos preocupados demais com pequenos detalhes, não conseguimos enxergar o cenário geral.

Vamos olhar mais a fundo para os relatórios estatutários em CSCs e se os “detalhes” (esforço para reduzir custos) estão nos impedindo de ver o “cenário geral” (questões de compliance local específicas em diversos países).

Processos

Historicamente, processos intensivos de transações tais como pagamentos à vista e escrituração foram candidatos imediatos à centralização internacional. Fazer isto permite que você aproveite a padronização de processos, excelência transacional e avanços de tecnologia. Os relatórios estatutários, no entanto, são de um grupo diferente – exigem um processo intensivo de análise.

Ainda que haja vantagens óbvias em harmonizar certos passos do processo de relatórios estatutários, também há muitas perguntas a se fazer. Por exemplo:

Faz sentido centralizar o processo de declarações financeiras estatutárias em um CSC offshore, dadas as diferentes línguas e ambientes regulatórios dinâmicos?

Outro estudo da SSON (também disponível em inglês) destaca as principais razões para empresas não estenderem seus processos de CSC para relatórios estatutários. Cerca de um terço dos respondentes afirmaram que isto se deve aos CSCs não estarem “em dia” com o conhecimento específico de países e com autoridades locais.

Massa crítica

As economias de escala são as vantagens de custo que corporações obtêm devido ao escalamento de suas operações. Economias de escala existem onde processos orientados por volume como escrituração e processos de compra para pagamento são movidos para um CSC. Considere, no entanto, o processo de impostos diretos – no qual apenas uma restituição de impostos anual que deve ser enviada na maioria das jurisdições. As economias de escala são aplicáveis neste caso? Outros impostos locais se qualificam para um mapa de processos separado? Uma filial exclusivamente de marketing deve ser atendida pelo CSC da mesma maneira que entidades operacionais em outros países?

Tecnologia

Avanços realizados nos últimos anos por empresas de ERP (Enterprise Resource Planning) e RPA (Robotic Process Automation) são realmente impressionantes. Uma nota fiscal de compra pode ser lida, reconhecida e arquivada nas contas certas de GL e com os códigos fiscais certos com pouca ou nenhuma intervenção manual. Ainda que isto pouco impressione qualquer expert atualmente, o passo de mudanças legislativas é difícil de replicar. Um exemplo claro neste sentido é a lista de projetos de suporte governamentais relacionados à COVID-19 da TMF Group, que agora inclui mais de mil deles. 

Nenhum ERP consegue cobrir todos os requerimentos estatutários em todos países desde o primeiro dia. Por exemplo – seu ERP global utilizado por um CSC consegue cobrir os requerimentos de SAF-T (Standard Audit File for Tax) na Europa ou de ECD (Escrituração Contábil Digital) no Brasil? Os benefícios valem os custos da adaptação local do ERP em cada país?

Quando se está considerando a estrutura de relatórios estatutários, cada empresa com um CSC financeiro enfrenta a mesma escolha de “construir ou comprar”. A opção de “compra” envolve a terceirização, enquanto “construir” pode ter duas possibilidades – com uma capacidade interna construída em escritórios locais ou centralmente em um CSC.

Cada uma das opções de “compra ou construção” tem vantagens e desvantagens em torno de custos, controle, flexibilidade, retenção de conhecimento e riscos humanos.

Minha recomendação é fazer o teste dos “três nãos”.

  • Não ter controle
  • Não ter massa crítica ou
  • Não ter tecnologia.

Isto ajudará você a identificar processos e áreas que requerem mais foco e possivelmente algumas decisões não padronizadas.

Líderes financeiros devem ter uma abordagem pragmática no nível tático quando estiverem avaliando suas opções de “comprar ou construir”. Avalie detalhadamente cada sub processo com uma lente de “mais com menos” e esteja pronto para soluções híbridas – caso elas se encaixem no cenário geral.

Fale com a TMF Group

Com experts locais em mais de 80 jurisdições, a TMF Group tem o conhecimento local para ajudar seus times a completar a última milha: relatórios locais de contabilidade e impostos que funcionem perfeitamente com seus sistemas e processos de CSC.

Você tem perguntas ou precisa de mais informações? Entre em contato conosco.

Ouça mais do Pavlo no Value Added Talk podcast (disponível em inglês).

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