Trabalhar de qualquer lugar: risco de compliance ou uma oportunidade para os empregadores?

Para muitos funcionários, trabalhar de casa se tornou o novo normal. Algo que antes era um benefício exclusivo oferecido para poucos, rapidamente se tornou normal para muitos, como resultado da pandemia de Covid-19.

Muitos não apreciaram a experiência: trabalhar de um apartamento apertado, preso em uma cidade barulhenta e ou superlotada, transformando a mesa da cozinha em uma escrivaninha improvisada. Sem dúvida eles estão estudando maneiras para melhorar suas situações, e reavaliar onde moram terá sido uma opção óbvia.

Já existem muitos exemplos por todo o mundo em que os funcionários se aproveitaram do trabalho remoto para melhorar a infraestrutura doméstica, o estilo de vida ou o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. No Reino Unido, por exemplo, espera-se que Londres experimente seu primeiro declínio populacional desde 1988. Da mesma forma, nos EUA, tem-se visto mudanças migratórias na Bay Area, com estados como a Flórida provando ser um destino popular para aqueles que fogem do alto custo de vida da Califórnia, com o objetivo de garantir um custo de vida ou taxa de imposto de renda menores.

Enquanto a atração por trabalhar de um lugar mais pacífico ou exótico, de assistir a reuniões remotamente do campo ou responder e-mails da praia possa ser irresistível para os funcionários, para os empregadores, permitir que os empregados decidam livremente de onde preferem trabalhar pode acarretar uma série de armadilhas perigosas.

Os empregadores estão preparados para isso?

O fato de os empregadores estarem ou não preparados para esse cenário dependerá muito da empresa em questão e se ela já tinha políticas ou processos de trabalho flexíveis em vigor.

Em um estágio relativamente precoce da pandemia, grandes empresas de tecnologia 

deram declarações sobre um futuro de trabalho remoto que reverberaram em todo o mundo. O Facebook admitiu que a pandemia acelerou sua reflexão sobre a organização do trabalho, e agora está considerando permitir que cerca de 50% de sua força de trabalho se torne remota nos próximos 10 anos. Da mesma forma, o Twitter, que já tinha uma política de trabalho flexível vigente, afirmou que permitir que seus funcionários trabalhem de qualquer lugar tem sido um objetivo comercial chave há muito tempo.

Para muitas outras empresas o pensamento pode não ter sido o mesmo. As organizações que antes não tinham políticas, uma cultura de trabalho flexível ou infraestrutura para lidar com o trabalho remoto foram forçadas a se adaptar rapidamente ao que em muitos países era uma determinação do Estado para os funcionários trabalharem de suas casas. Outras empresas podem ter tido problemas no processo de adaptação; por exemplo, naquelas onde um gerente pode ter assinado acordos de trabalho remoto inadvertidamente, sem saber que eles poderiam levar a violações regulatórias.

Em todo caso, parece provável que muitas empresas terão que se envolver com o trabalho remoto ou flexível a longo prazo. Para fazer isso, aquelas que ainda não têm políticas ou procedimentos em vigor terão que controlar a situação – ou buscar ajuda para fazê-lo.

Para além das questões processuais relacionadas à solicitação e aprovação de solicitações para trabalhar com flexibilidade, as organizações terão de garantir que analisam alterações contratuais, mudanças tributárias individuais ou corporativas, ou até mesmo o estabelecimento de entidades em novas localizações. Além disso, elas precisarão implementar mecanismos robustos de governança interna para acompanhar onde a equipe está trabalhando, e se realmente está trabalhando onde diz estar.

Considerações internacionais

A situação se torna mais complicada para empregadores se um funcionário decidir se mudar para um país totalmente diferente.

As empresas podem ter a responsabilidade de garantir que os funcionários tenham o direito de trabalhar na jurisdição para a qual planejam se mudar se o desejo de permanência se estender por um prazo indeterminado. Se a realocação for apenas temporária, os empregadores terão que lidar com a lei de imigração local para estabelecer o período que eles podem permanecer antes que seu status de residente fiscal seja alterado. Em muitos países, esse período é normalmente de cerca de seis meses, ou 183 dias. No entanto, a interpretação das regras deve ser sempre revista em relação a quaisquer tratados fiscais entre os países e as circunstâncias particulares. Além disso, as empresas também devem considerar quaisquer implicações de previdência social em função do trabalho fora do país de origem, uma vez que normalmente o posicionamento fiscal geral não é seguido. A falta de familiaridade com esses regulamentos pode resultar em responsabilidades ou penalidades para empregadores e funcionários.

Como resultado das restrições de viagem em função da Covid-19, este pode ser um cenário com o qual empregadores já têm lidado caso um colaborador se veja impossibilitado de retornar ao seu país de origem. Nesses casos, os funcionários já podem ter inadvertidamente ultrapassado o prazo de permissão de seu visto e trabalhado em uma jurisdição estrangeira por mais tempo que as leis de imigração locais normalmente permitem. Entretanto, as autoridades considerarão qualquer situação que surja junto com as diretrizes estatais de viagem atuais ou de longo prazo, por exemplo, restringir viagens, desencorajar passeios ou permitir apenas viagens essenciais.

Existem outros riscos aos quais as empresas podem estar expostas com trabalhadores que se mudam para além de suas fronteiras. Por exemplo, os tipos ou números de benefícios que os empregadores seriam legalmente obrigados a fornecer variam, dependendo da localização. Também pode haver questões de compliance a serem levadas em consideração, particularmente se o trabalho que está sendo realizado for delicado ou sujeito a regras específicas que podem ser comprometidas pela realocação. As empresas também devem ser obrigadas a prover treinamento ou orientação sobre a cultura e os costumes locais, ou mesmo proteção se houver alguma questão específica de segurança.

Em certos casos, um empregador pode até ser legalmente obrigado a se estabelecer na jurisdição onde um funcionário deseja trabalhar. O registro de uma entidade em determinados locais pode ser complexo, demorado ou caro, principalmente se os procedimentos de incorporação forem complicados por exigências em torno da nomeação de diretores locais ou o estabelecimento de instalações físicas.

Como os empregadores podem se beneficiar disso? 

Embora haja riscos evidentes envolvidos, muitos deles podem ser mitigados. Mas vale a pena o tempo e o esforço para criar ou atualizar as políticas sobre o trabalho remoto?

Sem dúvida alguns funcionários terão interesse em retornar ao escritório em tempo integral. Outros vão preferir continuar a trabalhar de casa a longo prazo, ou pelo menos mudar para um modelo de trabalho híbrido no qual eles trabalhem remotamente parte do tempo

Aqueles que são instruídos a retornar ao escritório poderiam ser desencorajados pela falta de flexibilidade de seus empregadores. Não apenas permitir que os funcionários trabalhem de onde quiserem, mas oferecer flexibilidade sobre como e quando trabalham, e demonstrando que é um empregador que se preocupa com o bem-estar e as escolhas feitas por eles.

Portanto, as empresas que não oferecem flexibilidade em nenhum grau estão se colocando em risco de perder talentos; as organizações que aceitam esta mudança não apenas fortalecem suas posições em termos de retenção de funcionários, mas também se tornam mais atraentes para novas contratações potenciais, ganhando assim uma vantagem competitiva.

Outro ponto positivo para empresas é que a abordagem mais flexível pode ampliar o escopo onde elas podem procurar as pessoas certas para preencher vagas. Ao invés de limitar a busca àqueles que vivem a uma distância comutável da sede de um escritório ou empresa, ou pagar para realocar o candidato certo, optar por recrutar funcionários remotos de forma eficiente significa que você pode considerar a contratação de talentos flexíveis de qualquer lugar do mundo.

Além de dar um maior pool de talentos para as empresas escolherem, contratar funcionários em países onde os salários são tipicamente menores também pode representar uma oportunidade para economias significativas de custos.

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Se você está pensando em oferecer trabalho flexível ou remoto a seus funcionários a longo prazo, você precisará garantir que tenha políticas e procedimentos robustos em vigor para mitigar quaisquer riscos potenciais.

Da mesma forma, se os acordos de trabalho remoto implementados com urgência durante a pandemia podem tê-lo exposto a riscos, pedir ajuda para avaliar e resolver quaisquer pendências seria uma medida prudente.

Na TMF Group, a combinação do alcance global e do conhecimento local de nossos especialistas em RH e folha de pagamento significa que estamos em uma posição ideal para ajudá-lo com os desafios onde quer que você faça negócios ou tenha funcionários para gerenciar.

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