5 passos para constituir uma empresa no México
O México é um destino atrativo para investidores, mas constituir uma empresa no país pode ser desafiador e exige um profundo conhecimento sobre as regulamentações e políticas locais.
Em nosso Índice Global de Complexidade Corporativa (Global Business Complexity Index – GBCI) 2024, o México foi classificado como a 4ª jurisdição mais complexa para fazer negócios, mantendo sua posição registrada nas edições do GBCI de 2022 e 2023. As intricadas regras e regulamentações do país são os principais impulsionadores desta complexidade, abrir uma conta bancária e obter um visto de trabalho, por exemplo, podem ser processos demorados e trabalhosos.
Mudanças recentes na lei tributária mexicana agora exigem que todas as entidades mexicanas compartilhem informações relevantes sobre os beneficiários controladores aos notários públicos antes de iniciar o processo de constituição. Um beneficiário controlador é definido como qualquer pessoa que se beneficia da participação na estrutura da entidade e/ou possui qualquer tipo de poder de decisão.
5 passos para constituir uma empresa no México
Siga estes passos para garantir que um processo de constituição uniforme no México:
1. Escolha do tipo de entidade
O primeiro passo para constituir uma empresa no México é determinar se a empresa será uma entidade, uma filial ou um escritório de representação. A natureza do negócio orientará o processo de tomada de decisão. Também é importante decidir se você terá um representante local para supervisionar o processo de constituição ou se um expert será designado para auxiliar.
2. Selecione um nome para a entidade
Depois de escolher o tipo de entidade, você precisará selecionar um nome. É aconselhável ter de três a cinco opções antes de solicitar nomes de entidades ao Ministério da Economia. Pode levar entre três dias úteis e uma semana para que o nome proposto da entidade seja aprovado ou rejeitado.
No México, o nome corporativo de uma entidade não está relacionado às marcas registradas, que precisam ser gerenciadas separadamente.
Também é importante observar que as autoridades governamentais mexicanas não são integradas e os registros em diferentes órgãos governamentais são tratados separadamente.
3. Garanta uma boa governança
Se a entidade mexicana tiver acionistas estrangeiros, diversos documentos serão requisitados para lidar com o processo de constituição. Alguns destes documentos precisam ser autenticados e apostilados, ou legalizados (dependendo se o país de origem aderiu à Convenção de Haia), para serem aceitos no México.
Ao contrário de outros países, onde um notário público é uma testemunha e também assina documentos, no México ele é um advogado experiente designado exclusivamente pelo Governador do Estado. Sua função é assinar e autenticar documentos e fornecer aconselhamento jurídico, se necessário.
Se um representante no México auxiliar na constituição da empresa e agir em nome de acionistas estrangeiros, uma procuração (power of attorney – PoA) precisa ser assinada pelos acionistas ou seus representantes, e terá que ser autenticada e apostilada para ter valor legal no México.
Enquanto toda a documentação de constituição da empresa está sendo formalizada, o estatuto social da empresa deve ser redigido, pois todas as entidades corporativas no México devem ter um. As atas de constituição serão adicionadas de acordo com as especificações do estatuto (e incluídos na mesma escritura pública). É obrigatório que os estatutos de qualquer empresa sejam autenticados. Depois que os documentos forem assinados e submetidos ao notário público, o processo legal de constituição da empresa estará concluído. O tempo que se leva para concluir esta etapa pode variar de acordo com o momento em que os documentos originais assinados, autenticados e apostilados forem recebidos pelo notário público mexicano. Depois de recebida toda a documentação necessária, a assinatura da constituição da empresa deve levar menos de 10 dias úteis.
Toda a documentação impressa da entidade deve ser submetida ao notário público mexicano com assinaturas à punho. Assinaturas digitais não são aceitas pelas autoridades mexicanas.
Vale a pena ter em mente que os processos de apostilamento ou de legalização podem levar de duas a três semanas adicionais, dependendo dos outros países envolvidos.
As etapas descritas aqui devem ser conduzidas pessoalmente, não de maneira virtual ou online. O notário público mexicano também supervisiona o registro da empresa perante o Registro Publico de Comercio na cidade onde a empresa terá seu domicílio social. Este processo costumava levar um mês, mas agora pode ser realizado em um dia.
4. Obtenção de um registro fiscal
Sua empresa recém-constituída deve ter um registro fiscal para conduzir negócios no México. Um número de identificação social só pode ser solicitado por um residente ou cidadão mexicano, o que significa que uma PoA deve ser concedida ao indivíduo que solicita este registro.
Registros obrigatórios, incluindo o Registro Nacional de Inversiones Extranjeras e o Instituto Mexicano do Seguro Social, solicitações de abertura de conta bancária ou emissão de faturas, não serão possíveis sem um número de identificação fiscal.
O indivíduo que atua em nome da entidade deve comparecer perante a autoridade fiscal munido das atas de constituição para solicitar o registro fiscal. Esta etapa também pode ser realizada pelo notário público; no entanto, o representante deve ir ao cartório para assinar a solicitação de registro fiscal. É importante estar ciente de que nem todos os notários públicos no México prestam este serviço; os agendamentos foram limitados recentemente devido a regulamentações relacionadas à pandemia, resultando em tempos de espera significativos. Algumas interações podem levar mais de dois meses.
Para obter um registro fiscal, a empresa deve ter um escritório físico no México com uma prova de domicílio autorizado. Este local físico será registrado perante as autoridades mexicanas e será utilizado para verificar a existência legal da empresa e receber memorandos ou notificações das autoridades mexicanas. Este é um dos aspectos mais desafiadores do processo de constituição da empresa, dado que o número de documentos que a autoridade fiscal e outras autoridades governamentais aceitarão é bastante restrito. O processo de obtenção de registro fiscal também deverá ser conduzido presencialmente e não pode ser feito de maneira virtual ou online.
5. Abrir uma conta bancária
Empresas recém-constituídas devem ter uma conta bancária mexicana, pois os impostos só podem ser pagos por bancos mexicanos específicos. Os bancos estrangeiros não possuem as plataformas utilizadas pelas autoridades fiscais mexicanas para receber pagamentos de impostos. Este processo só pode ocorrer depois que a empresa receber seu registro fiscal e pode levar entre seis semanas e três meses.
O primeiro passo para abrir uma conta bancária é lidar com o processo de Conheça Seu Cliente (Know Your Customer – KYC) exigido pelas instituições bancárias, de acordo com suas políticas internas próprias. Esta etapa leva mais da metade do prazo mencionado anteriormente ou, em alguns casos, até um mês para ser concluída.
As instituições bancárias no México não podem iniciar o processo de abertura de uma conta bancária sem que um registro fiscal seja fornecido, e assinaturas digitais nãos erão aceitas. Por este motivo, este processo deve ser conduzido pessoalmente, em uma agência da instituição bancária escolhida.
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