Verificações de integridade da entidade: certifique-se de que sua empresa permaneça em compliance onde quer que você opere
Dirigir uma empresa multinacional não é uma tarefa fácil. As exigências legais e os processos regulatórios podem diferir muito de uma jurisdição para outra e podem mudar a qualquer momento. Isto faz com que a manutenção do controle sobre a gestão e administração de entidades fora do país de origem de uma empresa possa ser um processo trabalhoso e complexo. Realizar verificações regulares de integridade da entidade é uma ótima maneira de manter sua empresa em compliance.
Operar um negócio internacional é um grande desafio. As empresas se veem sobrecarregadas com a responsabilidade de acompanhar os desdobramentos legislativos e regulatórios em diferentes jurisdições. As regras e regulamentações locais podem mudar frequentemente, levando a descuidos ou confusões que podem fazer com que as empresas não fiquem em compliance – e sejam alvos de penalidades ou sujeitas a danos à reputação.
Por exemplo, durante o processo de uma aquisição, as informações de ex-diretores ou endereços arquivados podem não ser atualizados junto às autoridades relevantes, deixando você em no lado errado do compliance corporativo.
Por vezes, as entidades são criadas com pressa para cumprir prazos e as equipes jurídicas mínimas são reunidas, o que indica que os recursos são pouco distribuídos e as ações necessárias possam ser negligenciadas. Esta abordagem pode levar a gestão a não estar totalmente ciente das obrigações locais e internacionais envolvidas, além de desconhecerem como e quando elas devem ser mantidas e atualizadas.
Não-compliance: consequências e considerações
As consequências para uma empresa que falha com relação ao compliance podem ser punitivas. As organizações podem enfrentar penalidades financeiras ou até mesmo perder o privilégio de fazer negócios em uma jurisdição específica. Às vezes, em situações mais graves, os diretores da empresa podem ser responsabilizados pessoalmente e, dependendo da jurisdição, podem até ser presos.
Também vale a pena considerar como a pandemia da Covid-19 impactou a criação e o crescimento dos negócios em todas as jurisdições, e o motivo da pandemia colocar em evidência a necessidade de verificações frequentes de integridade da entidade como algo que é mais importante do que nunca.
No mais recente relatório do Índice Global de Complexidade Corporativa da TMF Group (GBCI 2022), analisamos mais profundamente os muitos desafios que as empresas enfrentam ao criar uma entidade legal e, em seguida operar e sair de uma jurisdição estrangeira.
Durante a pandemia, muitas jurisdições foram forçadas a adaptar e otimizar rapidamente seus processos operacionais, adotando a digitalização. Normalmente, este é um movimento positivo para reduzir o atrito nos negócios, no entanto, a introdução precipitada de processos digitais para substituir as interações tradicionais e pessoais, em alguns casos, adicionou alguma complexidade de curto prazo.
No início da pandemia, observamos um congelamento inicial da expansão dos negócios e a criação de novas entidades desacelerou drasticamente. Com o arrefecimento da pandemia, quando o mundo corporativo começou a reabrir, as empresas que estavam prontas para iniciar seus planos de expansão descobriram que o processo de incorporação de um novo negócio demorava muito mais do que antes.
Também houve interferências no impacto ou interesse em novos arranjos de entidades, pois muitas empresas queriam observar como o mundo corporativo se acomodaria antes de fazer planos concretos.
Com a mudança de muitas empresas para um novo modelo de negócio digitalizado e com planos de incorporação e expansão corporativa em novas jurisdições, é fundamental que as verificações de integridade da entidade sejam realizadas para garantir que toda a documentação seja mantida atualizada e para verificar se há novas regras ou regulamentos introduzidos em uma jurisdição específica.
Com isso em mente, as empresas multinacionais se beneficiariam dedicando recursos para revisar periodicamente suas estruturas e processos no exterior e garantir que todos os negócios estejam em total compliance nas jurisdições em que operam.
Mas no que isso implica exatamente, e por onde você deve começar?
Como planejar sua próxima verificação de integridade da entidade... E o que considerar
O planejamento é a chave do sucesso para garantir que uma entidade permaneça em compliance. A realização frequente de verificações de integridade da entidade não é apenas uma boa prática, mas também é altamente recomendável para manter todas as bases legais protegidas. Esta medida é particularmente importante ao adquirir uma entidade em uma transação de fusão e aquisição (mergers and aquisitions – M&A) ou ao processar uma transição de um modelo de governança descentralizado para um modelo centralizado. Medidas simples, como a introdução de um calendário de compliance para cada jurisdição e tipo de entidade, podem ajudar uma empresa a manter os prazos de arquivamento, por exemplo.
Também é aconselhável contratar um recurso local para ajudar a acompanhar atualizações nas regras e regulamentos locais. Eles não apenas falarão o idioma local dentro da jurisdição, mas também estarão familiarizados com a cultura empresarial local e, portanto, estarão bem-posicionados para permanecerem cientes de quaisquer mudanças que ocorrerão do ponto de vista jurídico e administrativo.
Uma verificação de integridade da entidade deve abranger alguns dos dados básicos dela, como:
- nome da empresa
- número de registro
- data de incorporação
- status comercial
- endereço registrado e endereço comercial principal
Além disso, deve se estender a informações sobre:
- ações (tipos, números, valores, capital)
- acionistas (e assembleias de acionistas)
- balanços financeiros (arquivamentos, final de ano comercial, relatórios, prazos, última data arquivada)
- reuniões de conselho
- diretores e executivos
- quaisquer procurações
Você pode realizar uma verificação de integridade da entidade sozinho... Ou deve recorrer a um profissional?
Desde que você disponha de tempo e recursos, é possível realizar uma verificação de integridade da entidade por conta própria. No entanto, você precisa ter certeza de que entende as exigências em cada jurisdição onde opera seus negócios.
Isso implicaria saber onde e como obter a confirmação das autoridades locais de que sua empresa está totalmente em compliance e se existem regras ou regulamentos atualizados que precisam de sua atenção imediata. Em algumas jurisdições, você precisará visitar órgãos governamentais pessoalmente e solicitar arquivos específicos para preencher os documentos necessários. A desvantagem clara é que este pode ser um processo bastante demorado.
Uma vez que sua empresa opere em cinco ou mais jurisdições, as exigências para realizar verificações de integridade da entidade se tornam muito mais complexas. Especialmente com relação à capacidade de acompanhar as mudanças nas regras corporativas locais que entram em vigor.
É neste momento que um provedor de serviços local e experiente com grande conhecimento sobre a jurisdição e suas regras corporativas pode representar uma grande vantagem. O provedor de serviços local precisará conhecer as regras e regulamentos mais atualizados para se fazer negócios na jurisdição e saber exatamente o que é necessário para remediar quaisquer problemas de compliance rapidamente.
A terceirização das verificações de integridade da entidade também pode ser uma opção de custo relativamente baixo para manter sua empresa em compliance e sem correr riscos.
Ajuda ao seu alcance
Se você não tiver certeza de como começar, a TMF Group pode ajudar sua empresa com verificações regulares de integridade da entidade e manter sua empresa em compliance durante todo o ano.
Somos líderes globais em gestão global de entidades e serviços relacionados. Estamos presentes em 85 países, com 9.100 experts espalhados pelo mundo. Onde quer que você opere, nossos profissionais falam o idioma, tem o conhecimento e conhecem a cultura empresarial local e podem te ajudar a lidar com quaisquer questões de compliance.
Também fornecemos um conjunto completo de serviços de contabilidade e impostos, RH e folha de pagamento, para ajudar a manter sua entidade em situação regular durante todo o seu ciclo de vida – da criação à dissolução.
Faça uma consulta hoje se precisar de mais informações ou suporte com as verificações de integridade da sua entidade.
