Health checks de entidades: certifique-se de que sua empresa permaneça em compliance onde quer que você opere
Administrar uma empresa multinacional não é uma tarefa fácil. Os requerimentos legais e os processos regulatórios podem diferir muito de uma jurisdição para outra e podem mudar a qualquer momento. Isto faz com que a manutenção do controle sobre a gestão e administração de entidades fora do país de origem de uma empresa possa ser um processo trabalhoso e complexo. No entanto, realizar health checks regulares sobre a entidade é uma ótima maneira de garantir que sua empresa permaneça em compliance, não importa o quão difícil esta tarefa seja.
Operar um negócio internacional é um grande desafio. As empresas se veem sobrecarregadas com a responsabilidade de acompanhar os desdobramentos legislativos e regulatórios em diferentes jurisdições. As regras e regulamentações locais podem mudar frequentemente, levando a descuidos ou confusões que podem fazer com que as empresas não permaneçam em compliance e sejam alvos de penalidades e sujeitas a danos à reputação.
Por exemplo, durante o processo de uma aquisição, as informações de ex-diretores ou endereços arquivados podem não ser atualizadas junto às autoridades relevantes, deixando a empresa em situação de não compliance.
Por vezes, as entidades são estabelecidas com pressa para cumprir prazos e pequenas equipes jurídicas são reunidas, o que indica que os recursos são pouco distribuídos e as ações necessárias possam ser negligenciadas. Esta abordagem pode levar a gestão a não estar totalmente ciente das obrigações locais e internacionais envolvidas, além de desconhecerem como e quando elas devem ser mantidas e atualizadas.
Não compliance: consequências e considerações
As consequências pelo não compliance podem ser punitivas. As organizações podem enfrentar penalidades financeiras ou até mesmo perder o privilégio de fazer negócios em uma jurisdição específica. Em casos mais graves, os diretores da empresa podem ser responsabilizados pessoalmente e, dependendo da jurisdição, até serem presos.
Devido aos eventos mundiais ocorridos nos últimos anos, muitas jurisdições foram forçadas a se adaptar rapidamente e otimizar seus processos operacionais por meio da adoção da digitalização. Normalmente, este é um passo que representa um avanço favorável em direção à redução do atrito comercial. No entanto, a implementação acelerada de processos digitais para substituir as tradicionais interações presenciais, em alguns casos, realmente adicionaram complexidade de curto prazo. O mais recente Índice Global de Complexidade Corporativa da TMF Group aprofunda a análise sobre estes desafios.
No entanto, a combinação do aumento da digitalização com planos para constituir e expandir empresas em novas jurisdições é um aspecto fundamental que destaca a importância de realizar health checks na entidade, para garantir que toda a documentação seja devidamente atualizada e para verificar se novas regras ou regulamentações foram introduzidos em qualquer jurisdição.
Com isso em mente, é evidente que as empresas multinacionais se beneficiariam de dedicar recursos para revisar periodicamente suas estruturas e processos no exterior e garantir que todas as operações estejam totalmente em compliance nas jurisdições onde operam.
Mas no que isso implica exatamente, e por onde você deve começar?
Como planejar seu próximo health check e o que você deve considerar?
Quando se trata de garantir que uma entidade permaneça em compliance, o planejamento é a chave para o sucesso. A realização frequente de health checks da entidade não é apenas uma boa prática, mas também é altamente recomendável para manter todas as bases legais protegidas. Esta medida é particularmente importante ao adquirir uma entidade em uma transação de fusão e aquisição (M&A) ou ao processar uma transição de um modelo de governança descentralizado para um modelo centralizado. Medidas simples, como a introdução de um calendário de compliance para cada jurisdição e tipo de entidade, podem ajudar uma empresa a manter os prazos de arquivamento, por exemplo.
Também é aconselhável contratar um responsável local para ajudar a acompanhar atualizações nas regras e regulamentos locais. Eles não apenas dominarão o idioma local dentro da jurisdição, mas também estarão familiarizados com a cultura empresarial local e, portanto, estarão bem-posicionados para permanecerem atualizados sobre quaisquer mudanças que ocorrerão do ponto de vista jurídico e administrativo.
Um health check da entidade deve abranger alguns dos dados básicos dela, como:
- nome da empresa
- número de registro
- data de constituição
- status comercial
- endereço registrado e endereço comercial principal
Além disso, a análise deve se estender a informações sobre:
- ações (tipos, números, valores, capital)
- acionistas (e assembleias de acionistas)
- balanços financeiros (arquivamentos, final de ano comercial, relatórios, prazos, última data arquivada)
- reuniões de conselho
- diretores e executivos
- quaisquer procurações
Realizando um health check por conta própria
Desde que você disponha de tempo e recursos, é possível realizar um health check da entidade por conta própria. No entanto, você precisa ter certeza de que entende os requerimentos em cada jurisdição onde opera seus negócios.
Isso implicaria saber onde e como obter a confirmação das autoridades locais de que sua empresa está totalmente em compliance e se existem regras ou regulamentos atualizados que precisam de sua atenção imediata. Em algumas jurisdições, você precisará visitar órgãos governamentais pessoalmente e solicitar arquivos específicos para preencher documentações necessárias. Desta forma, a desvantagem clara é que este pode ser um processo bastante demorado. E uma vez que sua empresa opere em cinco ou mais jurisdições, os requerimentos para realizar health checks da entidade se tornam ainda mais desafiadores.
É neste momento que um provedor de serviços local e experiente com grande conhecimento sobre a jurisdição e suas regras corporativas pode representar uma grande vantagem.
Ajuda ao seu alcance
Se você não souber por onde começar, a TMF Group pode ajudar sua empresa com health checks regulares da entidade e manter sua empresa em compliance durante todo o ano.
Somos líderes globais em gestão global de entidades e serviços relacionados. Estamos presentes em 87 países, com mais de 11.000 experts espalhados pelo mundo. Onde quer que você opere, nossos profissionais falam o idioma, conhecem a cultura empresarial local e podem te ajudar a lidar com quaisquer questões de compliance.
Também fornecemos um conjunto completo de serviços contábeis e fiscais, de RH e folha de pagamento, para ajudar a manter sua entidade em situação regular durante todo o seu ciclo de vida – da constituição à dissolução.
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