Gerenciando projetos de localização de sistemas financeiros: um guia prático
O mercado global de sistemas financeiros, também conhecido como enterprise resource planning (ERP), continua crescendo à medida que as empresas buscam consolidar e simplificar seus processos contábeis e fiscais (accounting and tax – A&T) em diferentes jurisdições. Juntamente com os objetivos de negócios globais, a localização de sistemas financeiros é impulsionada pela crescente expansão internacional, pela transição para a administração fiscal 3.0 e pelos requerimentos de A&T em constante evolução.
Apesar desse crescimento de mercado, um estudo da Gartner prevê que mais de 70% dos projetos de localização de sistemas financeiros (ou sistemas ERP localizados) implementados recentemente não atingirão seus objetivos até 2027. Cerca de 25% deles fracassarão completamente. Considerando que a localização de sistemas financeiros é essencial para o crescimento das empresas, como elas podem garantir que seus esforços sejam bem-sucedidos e que os benefícios desejados sejam alcançados em todas as jurisdições?
A preparação é fundamental
Sistemas financeiros globais são, por natureza, amplos e complexos, com diversos componentes interdependentes. A localização contábil e fiscal torna o cenário ainda mais desafiador. Para superar esses obstáculos, as empresas devem investir tempo e preparação antes da implementação, para que seus projetos sejam implementados de forma uniforme e eficiente.
Há quatro fases de preparação que as empresas devem considerar para seus projetos de localização financeira.
1. Reunir as informações corretas
É fundamental coletar informações precisas e atualizadas sobre os requerimentos locais para o tratamento de dados, ferramentas/APIs para a área contábil e fiscal, de faturamento e outros processos de reporte, pois eles variam entre jurisdições. As empresas também devem estar cientes das jurisdições que exigem aprovações específicas das autoridades fiscais locais.
2. Identificar as lacunas
Após a confirmação dos requerimentos locais, é fundamental que a empresa identifique quaisquer lacunas no sistema que possam atrapalhar o compliance. As empresas devem ter uma visão clara para seu sistema financeiro ou ERP. Se houver funções que o sistema não consegue executar, qual é o processo para gerenciá-las?
Uma análise minuciosa do sistema financeiro ajudará a identificar quaisquer lacunas de tecnologia e conhecimento, como a necessidade de adoção de novas ferramentas, interfaces ou funcionalidades. Os líderes das equipes também devem considerar o conhecimento, a expertise e a capacidade interna para gerenciar o projeto.
3. Identificar as soluções
Os sistemas financeiros devem ser configurados para atender tanto aos padrões de TI quanto aos requisitos contábeis e fiscais. Os líderes das equipes devem buscar oportunidades para simplificar o sistema, reduzindo a carga administrativa. Por exemplo, como devem ser os processos atuais e futuros, e quais são as funções e responsabilidades?
Os sistemas financeiros devem estar devidamente alinhados com as políticas e requerimentos de dados locais contábeis e fiscais, além de serem adaptáveis a mudanças e atualizações normativas. Ao integrar, consolidar e atualizar esses sistemas, é importante buscar continuamente oportunidades para redesenhar e aprimorar os processos.
4. Tomar decisões claras
Os gestores devem ter clareza sobre quando o projeto de localização do sistema financeiro deve entrar em operação. Muitas vezes, esses prazos são flexíveis e existe a tentação de prorrogá-los constantemente.
Antes do início do projeto, as empresas devem decidir quem o liderará, quem cuidará da administração, qual treinamento será necessário e como os custos serão mensurados e controlados. Também é preciso avaliar se o projeto precisará ser terceirizado.
Estrutura da TMF Group para o sucesso
Na TMF Group, trabalhamos com muitos clientes em projetos de ERP ao longo dos anos, por isso conhecemos as armadilhas mais comuns e como evitá-las. Para apoiar a localização bem-sucedida de sistemas financeiros em diferentes países, desenvolvemos uma estrutura de projeto que abrange cinco pilares principais.
1. Requerimentos do sistema financeiro
É fundamental mapear objetivos claros e resultados desejados no início de um projeto de localização. As empresas devem definir o que desejam que o sistema execute e compreender o que é necessário para alcançar este objetivo.
Estes requerimentos devem ser comunicados à equipe interna, ao parceiro de implementação de TI e aos consultores externos de localização, especialmente quando o projeto se estende por uma escala global com variações nos requerimentos e obrigações locais.
2. Regulamentações locais de dados
Há dois tipos de dados a serem considerados em um projeto de localização de sistema financeiro: regulamentações locais sobre aspectos contábeis, fiscais e de faturamento, e os dados financeiros existentes em sistemas legados.
As regulamentações locais variam muito e devem ser refletidas adequadamente no sistema financeiro. Por exemplo, a iniciativa Making Tax Digital (MTD) da His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) no Reino Unido exige que as empresas registradas para efeitos de IVA mantenham registros digitais, utilizem software com API para declarações de IVA e estabeleçam ligações entre pacotes de software para evitar a transferência manual e falível de dados.
As empresas que migram de um sistema legado para um novo sistema financeiro terão de migrar grandes quantidades de dados, especialmente em casos de fusões e aquisições. Este é o momento ideal para realizar uma avaliação, limpeza e verificação de dados, garantindo que apenas os dados necessários sejam transferidos para o novo sistema financeiro ou para o sistema atualizado.
O processo de mapeamento e transferência de dados deve ser o mais simples e eficiente possível. As empresas devem reservar tempo suficiente para concluir este processo adequadamente.
3. Processos
Assim como acontece com os dados, é importante avaliar completamente os processos antes da implementação do novo sistema. Uma revisão de processos garantirá que todos os processos atuais sejam compreendidos corretamente, bem como o que mudará no novo sistema financeiro como parte da localização.
Também é importante identificar quais processos devem ser manuais e quais devem ser automatizados, além de como os processos serão afetados pela aplicação prática das regulamentações locais. Mapear e documentar os processos de negócios, funções e responsabilidades exige um grande esforço inicial, mas traz resultados a longo prazo.
Diferentes sistemas financeiros ou de ERP têm funcionalidades diferentes para relatórios contábeis e fiscais, portanto, as empresas devem compreender o impacto dos processos nessas funcionalidades e dedicar tempo suficiente a essa descoberta para evitar atrasos.
4. Pessoas
É importante identificar os principais stakeholders no projeto, desde experts internos da área contábil e fiscal até especialistas externos em localização, parceiros de implementação de TI e usuários finais do sistema. Todas as partes devem estar envolvidas no planejamento e na execução do projeto.
Especialistas em localização de sistemas financeiros desempenham um papel fundamental. Eles trazem conhecimentos essenciais sobre as regulamentações locais e internacionais, além de soluções de processos de ponta, e podem encontrar soluções alternativas quando necessário. Eles conseguem traduzir regras fiscais e contábeis em instruções para fornecedores de TI e atuar como gerentes de projeto de ponta a ponta.
5. Testes
Os testes são um elemento-chave que frequentemente resulta em falhas porque as empresas subestimam sua necessidade e o tempo necessário para a implementação. Antes do seu lançamento, o sistema deve ser testado em todas as suas funcionalidades, configurações e reportes (incluindo testes em nível transacional).
As empresas devem reservar tempo suficiente para cenários de validação, testes de segurança e testes de direitos de acesso. Isso permite que quaisquer problemas de configuração ou de acesso à segurança sejam identificados e corrigidos antes de seu lançamento.
A localização de sistemas financeiros tornou-se parte integrante do compliance contábil e fiscal para empresas multijurisdicionais. O planejamento prévio e a análise de processos não apenas ajudam a garantir o progresso eficiente do projeto, mas também a capacidade do sistema de se adaptar às constantes mudanças nas regras e regulamentações a longo prazo.
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