A folha de pagamento multijurisdicional como um diferencial estratégico para a expansão global
O cenário da folha de pagamento global está passando por uma transformação importante, com constantes mudanças legislativas e ambientes regulatórios em constante evolução, gerando níveis crescentes de complexidade. Organizações com operações de folha de pagamento em diferentes países estão recorrendo, cada vez mais, a soluções globais de folha de pagamento.
No entanto, não basta simplesmente atender a esses novos requerimentos. Para desfrutar das oportunidades que essa transformação oferece, as empresas devem encarar a folha de pagamento não apenas como uma função administrativa, mas como um diferencial voltado para o crescimento.
Para empresas que desejam expandir para novos mercados, a folha de pagamento costuma ser um ponto frequentemente negligenciado em sua estratégia de expansão. É uma das poucas funções que afeta todos os funcionários, todos os meses. Durante a expansão, a estratégia de folha de pagamento de uma empresa se torna um teste de estresse para sua maturidade operacional. Pagar as pessoas de forma precisa e pontual em todos os países em que se opera é essencial antes que as empresas considerem expandir.
Então, como as empresas podem se adequar ao cenário global de folha de pagamento em rápida evolução e, ao mesmo tempo, usar sua estratégia de folha de pagamento para uma expansão bem-sucedida?
Desafios para a folha de pagamento durante a expansão
O maior desafio da folha de pagamento que as organizações enfrentam ao expandir para novos mercados é a falta de conhecimento sobre os requerimentos de compliance locais. O novo mercado tem um contexto desconhecido. Empresas que tentam navegar nesse cenário sem um planejamento prévio – ou seja, sem contar com o conhecimento local – correm o risco de sofrer com penalidades pelo não compliance, que em alguns países são bastante severas. Além disso, expandir para um novo mercado sem as ferramentas certas pode levar a erros com custos elevados, além de desperdício de tempo.
Outro desafio importante é a falta de infraestrutura para dar suporte ao novo mercado. Empresas que se expandem para uma nova jurisdição não possuem entidades locais existentes. Elas precisarão registrar uma nova entidade de acordo com as regulamentações locais e configurar operações de RH e folha de pagamento, muitas vezes com poucos funcionários. A falta de recursos e de conhecimento sobre os processos locais exerce imensa pressão sobre as operações existentes.
Ferramentas como o Índice Global de Complexidade Corporativa (GBCI) podem ajudar as organizações a conhecer os desafios regulatórios e operacionais que surgem ao ingressar em novos mercados. No entanto, elas geralmente precisam de mais do que isso – é necessário dispor de um parceiro com conhecimento e presença local para gerenciar os processos administrativos de expansão de acordo com as leis locais. Desde a criação de uma entidade legal até o fornecimento de um diretor temporário para cuidar das operações de RH e folha de pagamento, além da administração contábil e fiscal, esta é a maneira mais eficiente de expandir de forma segura e econômica.
Os riscos de adotar um modelo distinto de folha de pagamento global
Organizações que operam em diferentes jurisdições com diversos fornecedores de folha de pagamento enfrentam diversos riscos operacionais que podem impactar significativamente a capacidade da empresa de escalar ou expandir.
Soluções de folha de pagamento distintas — sejam internas ou fornecidas por diferentes provedores — comprometem a consistência, tanto para os funcionários quanto para a marca. Processos administrativos demorados reduzem a agilidade da empresa em uma economia global cada vez mais exigente, prejudicando a eficiência operacional. A necessidade de se comunicar com diferentes fornecedores, em vez de contar com um ponto de contato único, afeta a visibilidade geral, o que pode impactar a gestão da folha de pagamento e gerar falhas operacionais e problemas de compliance.
Uma preocupação fundamental é o custo de executar múltiplas folhas de pagamento. Muitas empresas desconhecem o custo total da folha de pagamento e frequentemente gastam mais dinheiro em diversas soluções locais do que gastariam com um fornecedor global único.
Outra área de risco é a avaliação que as pessoas fazem da empresa. Uma experiência inconsistente na folha de pagamento desvaloriza o ambiente de trabalho para os funcionários, dificultando a atração e a retenção dos melhores talentos.
O que as empresas deixam de considerar ao estabelecer uma folha de pagamento global
Um erro que os times de liderança frequentemente cometem é enxergar a folha de pagamento global como uma solução sistêmica quando, na verdade, ela é um modelo de serviço. As empresas nem sempre consideram a importância do modelo de serviço em comparação com a tecnologia utilizada para entregá-lo.
Embora contar com uma boa tecnologia seja essencial para dar suporte a um modelo de folha de pagamento gerenciada, ela é apenas um componente da folha de pagamento global. As empresas que buscam uma solução de folha de pagamento global devem considerar o pacote completo – como o modelo de folha de pagamento funciona em conjunto com as pessoas que o executam, bem como a tecnologia que elas utilizam.
O valor estratégico da folha de pagamento consolidada
Empresas que migram de múltiplos fornecedores para uma solução de folha de pagamento consolidada conquistam muito mais controle e visibilidade sobre seus processos de folha de pagamento. Uma solução de folha de pagamento mais flexível permite escalar com mais facilidade e uma gestão melhorada sobre os custos da área de folha de pagamento e RH.
A gestão integrada da folha de pagamento global oferece um nível de análise e inteligência de dados que podem aprimorar sua estratégia de folha de pagamento, o que, por sua vez, ajuda sua empresa a tomar melhores decisões de negócios.
Ter o parceiro certo para gerenciar a folha de pagamento multijurisdicional proporciona um modelo de governança global consistente que aumentará a satisfação dos funcionários e dos times de folha de pagamento e RH, levando à retenção de talentos em ambas as áreas.
Um modelo de folha de pagamento global baseado nas melhores práticas deve incorporar os seguintes elementos:
- Uma estratégia interna consolidada de gestão de capital humano (human capital management – HCM)
- Um provedor com um robusto modelo global de governança de contas
- Um provedor com talentos e conhecimento locais em cada país onde sua empresa opera
- Um provedor com tecnologia inovadora para gerenciar dados, integrações, relatórios/análises e fluxos de trabalho
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Preparar sua função de folha de pagamento para o futuro é crucial para escalar seus negócios de forma eficaz e eficiente, além de manter o controle sobre os processos. Podemos ajudar sua empresa a transformar suas operações de folha de pagamento em uma diferencial estratégico.
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