As sutilezas da folha de pagamento local
Como muitos de nossos clientes observaram ao longo dos anos, quando se trata de folha de pagamento global, cada país tem um regimento próprio... E o conhecimento local ajuda muito a facilitar a trajetória da expansão internacional.
Em um exemplo recente, a TMF Group estava ajudando uma empresa multinacional a se estabelecer na Itália. No que diz respeito à empresa, ela havia tomado todas as precauções para evitar surpresas. No entanto, encontramos um problema logo no início do processo: a Itália só permite pagamentos de terceiros a partir de uma lista específica de bancos italianos locais. O banco do cliente – com o qual eles negociaram cautelosa e continuamente um relacionamento global para contabilidade local e folha de pagamento – não estava nessa lista.
O conhecimento de nossos experts locais sobre as regras e regulamentos italianos ajudaram muito o cliente a lidar com essa situação delicada, de modo que ele conseguiu negociar uma solução envolvendo o pagamento por meio de uma conta fiduciária que criamos.
Este não é um cenário incomum, nem é o único problema de ordem financeira que as empresas internacionais podem enfrentar ao contratar funcionários em um novo país. Ao pagar salários a funcionários no exterior, é prudente monitorar diversas questões, incluindo:
- confiabilidade de transferência de dinheiro
- exposição ao risco cambial tanto para a empresa quanto para o funcionário
- questões legais, bancárias e de compliance específicas do país
- consolidação e custo de contas e relatórios.
Realizar pagamentos com uma conta do exterior expõe as operações de folha de pagamento a riscos; o câmbio não é estático e pode ser difícil consolidar, prever e executar a folha de pagamento ao lidar com moedas estrangeiras. É raramente realista fixar este risco nos pacotes salariais dos funcionários locais. A maioria das empresas prefere efetuar os pagamentos localmente, fazer o faturamento na moeda local e lidar com a folha de pagamento local como parte de um relacionamento de um fornecedor global, de modo a trazer mais segurança ao lidar com mercados de câmbio por vezes voláteis.
As transferências bancárias internacionais também têm seus próprios riscos. As empresas que transferem dinheiro de uma conta no exterior para uma conta de uma filial local precisam levar em consideração a velocidade do pagamento, bem como as considerações sobre o câmbio. Muitos bancos têm relacionamentos recíprocos para ajudar a facilitar as transferências para essa finalidade (conhecidas como acordos de parceria entre bancos). Alternativamente, as empresas podem realizar pagamentos por meio de uma plataforma padronizada globalmente aceita, como a SWIFT ou Bacs. Mas os serviços de transferência bancária – embora satisfaçam uma necessidade essencial – podem ser caros e demorados. Os pagamentos podem levar vários dias porque geralmente são agrupados, o que pode culminar em atrasos de pagamento de salários.
Muitos países exigem que impostos e até mesmo salários sejam pagos por meio de uma conta local do país. Na Grécia, por exemplo, os funcionários precisam ter uma conta na mesma instituição financeira de seu empregador. Às vezes, os bancos globais que afirmam ser capazes de processar pagamentos em qualquer lugar geralmente sugerem que fazem isso utilizando um modelo específico próprio, e isso pode não corresponder às exigências locais que os sistemas de folha de pagamento fornecem. Além disso, alguns países têm controle sobre a quantidade de dinheiro transferida para o país em uma única transação, devido a preocupações com a lavagem de dinheiro, o que pode causar problemas em uma operação global de folha de pagamento.
O ideal é que as empresas que recebem receita em moeda local paguem primeiro os salários locais a partir desta receita. Mas isso nem sempre é possível – e vale a pena ter um plano alternativo. Uma operação integrada de folha de pagamento internacional pode ajudar as empresas a responder melhor às flutuações cambiais e às necessidades dos funcionários por meio de melhores análises e previsões e, consequentemente, à volatilidade do mercado.
Além das regulamentações bancárias e contábeis locais, há diversos fatores de compliance local a serem considerados. Por exemplo, uma empresa que gerencia sua operação global de folha de pagamento em Genebra precisa garantir que seus poucos funcionários na Venezuela assinem manualmente seus contracheques conforme é exigido pela lei local. E há muitos outros exemplos como este ao lidar com uma operação de folha de pagamento internacional.
Uma maneira de lidar com essa complexidade é trabalhar com um parceiro de folha de pagamento com experts fluentes em inglês e no idioma local, capazes de gerenciar sua folha de pagamento local e com o compliance – globalmente.
