Guia de folha de pagamento global
O que é folha de pagamento global?
Em termos simples, a folha de pagamento global é o gerenciamento consolidado de todas as necessidades de folha de pagamento de uma organização, em todos os países em que ela possui funcionários. Os benefícios de ter uma folha de pagamento global consolidada incluem maior visibilidade, controle, consistência, compliance e prestação de contas, além de maior eficiência.
Fonte: artigo "Multi-country Payroll (MCP) Consolidation Demystified. Key Considerations for an Employee-Centric Payroll" do Savanta Group.
O conceito de folha de pagamento global parece bastante simples. Afinal, a maioria das organizações multinacionais já consolidou globalmente outros processos corporativos fundamentais, incluindo contabilidade, TI e recursos humanos (RH).
Mas ter uma folha de pagamento global consolidada é mais complexo. As regras, regulamentos e práticas trabalhistas e fiscais são bastante específicas para cada jurisdição e também mudam regularmente. Isso ficou particularmente evidente durante a pandemia, quando a legislação estava mudando todos os meses em alguns países, criando grandes desafios para organizações globais que muitas vezes lutavam para garantir o compliance.
A folha de pagamento é, por sua natureza, única para cada empresa e situação de funcionário, e muitas vezes envolve muito mais interação humana do que outros processos corporativos. Ela requer negociações regulares com escritórios fiscais, reguladores, auditores e instituições financeiras do país – com todas as nuances específicas de idioma, procedimentos, culturais e técnicas que isso implica. Esta complexidade não varia apenas entre regiões, mas também entre países da mesma região – às vezes de forma significativa.
Fonte: Índice Global de Complexidade Corporativa 2021 pela TMF Group
Além disso, do ponto de vista tecnológico, não existe uma plataforma única ou modelo de entrega que possa fornecer folha de pagamento global, ao contrário de outras funções corporativas, como contabilidade e RH.
Estas complexidades impulsionaram o desenvolvimento de vários modelos de entrega diferentes, que as organizações multinacionais precisam considerar ao decidir sobre a melhor forma de lidar com suas necessidades de folha de pagamento global. Elas variam desde o processamento da folha de pagamento totalmente interno, geralmente utilizando soluções de Software como Serviço (Software as a Service – SaaS), passando por modelos híbridos internos/terceirizados, até um serviço totalmente terceirizado. A terceirização pode ser feita por meio de um modelo agregado (contratante principal em conjunto com fornecedores locais terceirizados) ou por meio de um único provedor global que assume todos os aspectos da entrega da folha de pagamento em todos os países.
A forma pela a qual as organizações entregam a folha de pagamento global é o resultado de diversos fatores que melhor atendem aos seus objetivos, ao mesmo tempo em que estão em compliance com as melhores práticas da região ou país. Seja qual for o modelo escolhido, os fornecedores de folha de pagamento precisarão oferecer uma solução flexível aos seus clientes, capazes de se adaptar para satisfazer as exigências de precisão, compliance, eficiência e de prestação de contas da folha de pagamento.
Um artigo recente dos analistas do Everest Group fornece insights mais profundos sobre os desafios, benefícios e principais considerações da consolidação da folha de pagamento internacional.
Você deve consolidar suas operações de folha de pagamento global?
Há um dilema no cerne da consolidação das operações globais de folha de pagamento. Por um lado, as organizações querem se beneficiar da eficiência aprimorada, melhores insights corporativos e relatórios detalhados e precisos que uma solução global de folha de pagamento oferece. Por outro lado, elas precisam do conhecimento local e do entendimento sobre o compliance do país, além de necessidades culturais e linguísticas.
Um exemplo claro é a América Latina, onde a folha de pagamento é, talvez, um dos maiores problemas individuais enfrentados pelas empresas estrangeiras. Os gestores de folha de pagamento não apenas precisam contornar as camadas de complexidade e burocracia inerente para lidar com leis trabalhistas e regras tributárias rígidas, mas também precisam diferenciar entre uma exigência legal e uma prática comumente aceita, que pode ser bastante diferente.
Fonte: Índice Global de Complexidade Corporativa 2021 pela TMF Group.
O grande desafio é saber como lidar com mercados menores, onde pode haver poucos funcionários na folha de pagamento em um país específico. Não apenas os mercados menores apresentam desafios em termos de limitações de recursos, mas o custo de qualquer iniciativa de folha de pagamento global deve ser ponderada em relação ao número relativamente pequeno de funcionários sendo pagos.
De muitas maneiras, administrar uma folha de pagamento para cinco funcionários não é diferente de executá-la para 500 pessoas. Existem alguns fatores comuns, incluindo a necessidade de coletar dados, fazer cálculos e cumprir a legislação trabalhista e as obrigações de relatórios corporativos, mas é aí que as semelhanças terminam.
A dificuldade em lidar com a folha de pagamento entre uma população menor de funcionários é um desafio em projetos de folha de pagamento global e talvez seja o principal fator para decidir qual modelo global de entrega de folha de pagamento utilizar.
Idealmente, as organizações devem ser capazes de implementar uma solução de folha de pagamento flexível que combine os benefícios da consolidação global e a expertise local.
Qual modelo de folha de pagamento se adequa melhor para você?
Como mencionado anteriormente, existem diversas abordagens possíveis para criar uma solução global de folha de pagamento:
Totalmente interna – esta abordagem oferece os benefícios de altos níveis de controle, visibilidade, prestação de contas e segurança. A grande desvantagem é que ter recursos de folha de pagamento internos dedicados é realmente viável somente em locais maiores, como sedes, escritórios regionais e centros de serviços. É improvável que escritórios em mercados menores tenham orçamento para empregar experts dedicados à folha de pagamento com o conhecimento e as habilidades necessárias para lidar com ela de forma eficaz. Os funcionários destes locais precisam ser atendidos pelos times de folha de pagamento de outros países, que podem não ter o conhecimento regulatório local, ou mesmo as habilidades linguísticas, para lidar com eles de maneira eficiente. Em alguns casos, mesmo com este modelo, há outra solução híbrida em potencial – “processamento” – em que algumas das funções são terceirizadas para um fornecedor de folha de pagamento. Isso pode incluir o cálculo do bruto para o líquido e a produção de resultados da folha de pagamento, tais como relatórios, folhas de pagamento e arquivos bancários.
Híbrido interno/terceirizado – para contornar o desafio de adotar a abordagem totalmente interna, algumas organizações empregam recursos internos de folha de pagamento em mercados maiores e a terceirizam para parceiros para cobrir mercados menores, regional ou localmente. Isso fornece uma forma flexível e relativamente econômica de acessar o expertise e o conhecimento local da folha de pagamento em mercados menores.
Serviço gerenciado – agregador terceirizado – este modelo lida parcialmente com o desafio de gestão de fornecedores externos, deixando a responsabilidade global pela folha de pagamento a um contratante principal, que gerencia fornecedores terceirizados em mercados menores onde não há cobertura. Novamente, isso pode levar a uma visibilidade limitada e linhas de responsabilidade pouco claras, com fornecedores terceirizados potencialmente adotando uma postura de terceirização da culpa quando as coisas dão errado.
Serviço gerenciado – parceiro – neste modelo, preferido pela TMF Group, um único provedor de terceirização de folha de pagamento assume total responsabilidade pela entrega global de folha de pagamento em todos os países em que a organização opera. Isso permite um único ponto de contato para a organização recorrer quando há mudanças a serem feitas ou quando há questões a serem tratadas, e as linhas de responsabilidade são muito claras.
A opção de adicionar serviços que vão além da folha de pagamento também é uma consideração crucial ao identificar um modelo adequado. Por exemplo, a TMF Group oferece um pacote de serviços complementares – que vão desde a administração de RH e de benefícios a serviços de consultoria – além de um roadmap de desenvolvimento planejado que permite a inclusão de componentes adicionais mais adiante.
Uma oferta completa de serviços de RH vai permitir que a organização gerencie de forma efetiva o investimento significativo feito em capital humano, segura de que seu fornecedor atende a todas as suas necessidades - tanto a curto quanto a longo prazo.
Qual é o papel da tecnologia ao gerenciar a folha de pagamento global?
Um dos maiores benefícios da consolidação da folha de pagamento é a consistência e o controle decorrentes de políticas e processos robustos de folha de pagamento global ou em vários países, em vez de gerenciar cada mercado em uma base local individual. Esta medida reduz erros no processamento da folha de pagamento e minimiza o risco de não-compliance para organizações que operam em várias jurisdições.
A adoção deste modelo requer tecnologia apropriada para dar suporte às operações de folha de pagamento em escala global. Dada a grande variedade de plataformas de folha de pagamento em todo o mundo, há uma tendência crescente de adoção de middleware para fornecer uma visão consolidada do status do processamento da folha de pagamento e para gerar relatórios unificados da folha de pagamento em todos os mercados ativos.
Este middleware corporativo global é uma camada sobre vários sistemas de folha de pagamento e é capaz de reunir todos os dados de relatórios necessários de maneira mais precisa, segura e de forma ágil. Ele também permite que os profissionais de folha de pagamento analisem as informações mantidas em sistemas em todo o mundo, facilitando a detecção de problemas e a identificação de tendências.
Embora as plataformas de tecnologia online sejam vitais para fornecer relatórios e análises globais de folha de pagamento, é fundamental que estas informações sejam tratadas pelas pessoas certas nos níveis global, regional e local para garantir que a folha de pagamento seja entregue de maneira precisa, pontual e em compliance. O conhecimento da legislação e das exigências de cada país, juntamente com a capacidade de se comunicar no idioma local, são fundamentais.
O motivo mais comum para as organizações terceirizarem seus serviços de folha de pagamento global para parceiros como a TMF Group é de obter acesso a experts e seus conhecimentos, tanto em termos de idioma quanto em relação à legislação local.
Como gerenciar a folha de pagamento durante carve-outs, fusões e aquisições?
A folha de pagamento desempenha um papel importante para lidar com a execução de carve-outs, fusões e aquisições (mergers and acquisitions – M&A). No entanto, os problemas enfrentados pela folha de pagamento nem sempre são compreendidos em outras partes da organização, principalmente em negócios internacionais.
Reunir organizações que utilizam softwares, agendas e políticas de pagamento diferentes é complexo, e não conseguir sucesso nesta tarefa pode levar a sérios problemas de compliance. Os pacotes de benefícios devem ser adequados, enquanto o atraso no pagamento desgasta a relação com os funcionários, prejudica a reputação da empresa e pode resultar em multas.
Os impulsionadores de M&A variam muito, desde aquisições planejadas há muito tempo para impelir empresas a novos mercados e geografias, passando por negócios oportunistas que aproveitam as condições de mercado a curto prazo, até acordos táticos que trazem produtos, tecnologias ou experiência. Como resultado, as exigências que recaem sobre a folha de pagamento também variam de negócio para negócio – exigindo que ela reaja, muitas vezes a curto prazo, de diferentes maneiras a diferentes situações.
Um problema que o time de folha de pagamento enfrenta, no entanto, é que ele normalmente é um parceiro júnior no ciclo de M&A, muitas vezes com informações repassadas com atraso e decisões tomadas sem avaliar o impacto nas operações de folha de pagamento. A folha de pagamento nunca estará em primeiro plano nas operações altamente sensíveis e muitas vezes rigidamente regulamentadas de M&A – mas como um parceiro a longo prazo, o impacto das decisões tomadas no ciclo de M&A pode ser grave.
Fonte: Artigo ‘Cross-border carve-outs. Why one third fail and how to get them right’, da TMF Group
É fundamental considerar a folha de pagamento o quanto antes ao gerenciar fusões e aquisições.
A folha de pagamento tem um impacto na experiência do funcionário?
É fundamental que os funcionários tenham uma experiência positiva ao interagir com os provedores e sistemas de folha de pagamento. A consolidação da atividade de folha de pagamento em um portal interativo e seguro pode melhorar a eficiência, a produtividade e permitir um maior envolvimento dos funcionários de maneira consistente.
À medida que as empresas se expandem e passam a contratar em novos locais, a necessidade de entrega eficaz da folha de pagamento se torna cada vez mais importante. A folha de pagamento não se limita a simplesmente fornecer os holerites e pagamentos em dia para os funcionários; também envolve o compartilhamento de documentos individuais, a disponibilização de documentação de RH para manter os funcionários atualizados com relação às políticas mais recentes da empresa e a gestão de consultas diárias levantadas pelos funcionários sobre seus salários e outros direitos.
Uma maneira pelas quais as organizações podem atender a essas necessidades de maneira eficiente – e aumentar o envolvimento dos funcionários por meio da simplificação do acesso e maior clareza, ao mesmo tempo em que reduzem a carga do time de folha de pagamento – é oferecendo um portal único e seguro de folha de pagamento global. Este portal deve permitir que os funcionários:
- acessem suas informações empregatícias a qualquer hora, em qualquer lugar, utilizando um computador, tablet ou dispositivo móvel
- visualizem, imprimam, baixem e salvem os holerites localmente, sem recorrer a um e-mail
- acessem uma biblioteca de documentos centralizada, onde eles possam facilmente encontrar e baixar coisas como contratos de trabalho, políticas corporativas ou um documento de viagem e despesas
- comunicarem-se diretamente com o departamento de RH ou de folha de pagamento por meio de um sistema de tickets, em vez de ter que enviar várias perguntas por e-mail para um indivíduo ou uma caixa de entrada compartilhada.
Quais são as armadilhas potenciais ao implementar a folha de pagamento global?
A consolidação da folha de pagamento global tem muitos benefícios, mas há vários obstáculos para que ela tenha êxito se os recursos certos não estiverem disponíveis para ajudá-la. A seguir estão algumas das principais armadilhas que vemos à medida que as organizações procuram migrar da gestão da folha de pagamento local para a global:
O risco de inércia – embora a eficiência seja um fator-chave na seleção de um modelo de folha de pagamento, muitas vezes é bastante desafiador para “práticas históricas” (como o processamento manual de aprovações), que podem limitar o alcance e o escopo da capacidade global de entrega de folha de pagamento.
Falta de conhecimento e experiência local – a falta de conhecimento sobre a legislação local e outras exigências é um dos maiores desafios e um dos maiores riscos ao implementar soluções globais de folha de pagamento. Ter um contato local, capaz de se comunicar no idioma local, é fundamental.
Não-compliance e inconsistências internacionais – as organizações que implementam a folha de pagamento global geralmente têm dificuldade em encontrar informações sobre a legislação e compliance locais e, consequentemente, obter consistência nas políticas e processos em toda a organização global. Ainda é bastante comum que as organizações não tenham nenhum processo ou política de folha de pagamento global ou em vários países e, em vez disso, gerenciem cada mercado individualmente e localmente. Isso aumenta muito o risco de não-compliance, que pode levar a penalidades severas e até à prisão em algumas jurisdições. Por exemplo, as empresas que infringirem o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (General Data Protection Regulation – GDPR) da União Europeia podem ser multadas em até quatro por cento de seu faturamento.
Não conseguir ter a visão global – a maioria das organizações ainda não tem a capacidade de visualizar o status do processamento da folha de pagamento em cada um de seus mercados ativos, muito menos tem a capacidade de consolidar um único relatório global da folha de pagamento para todas as suas operações.
Gerar uma folha de pagamento global incorreta pode ter implicações significativas. Para a maioria das organizações, produzir uma folha de pagamento global pode parecer uma tarefa assustadora. É por isso que muitas organizações estão optando por trabalhar com um parceiro global que também tenha o conhecimento local adequado em cada mercado. Este parceiro pode assumir grande parte do trabalho pesado, garantindo o compliance com as regras e regulamentos locais desde o início, economizando tempo e dinheiro e permitindo que as organizações se concentrem no quadro estratégico geral.
É essencial ter um plano de continuidade de negócios implementado?
A pandemia chamou a atenção para a importância dos conceitos básicos de negócios, como folha de pagamento, e a necessidade de resiliência e flexibilidade em resposta às condições de negócios em rápida mudança.
A maioria das organizações possui planos de continuidade de negócios (business continuity plans – BCPs), mas eles tendem a ser específicos para cada país e relacionados a eventos ou incidentes pontuais, como ataques cibernéticos. Agora o momento é de expandir estes planos para incluir a folha de pagamento e pensar em estratégias onde as tarefas possam ser compartilhadas por outras filiais.
Esta reformulação muitas vezes resulta em uma mudança geral na forma como o BCP é abordado – por exemplo, um escritório na Bélgica que dá suporte ao processamento de folha de pagamento na França. É provável que esta divisão de encargos continue à medida que a pandemia arrefecer, com as empresas buscando tornar suas operações mais simplificadas para lidar com novas turbulências.
O que você precisa para ter visibilidade de suas operações de folha de pagamento global?
A capacidade de monitorar uma operação de folha de pagamento global é fundamental. É importante dispor de uma solução que forneça análises para informar efetivamente o desempenho da folha de pagamento, apoiar decisões de negócios mais bem informadas e garantir maior controle e consistência nas operações globais.
Por exemplo, pode ser útil ver os custos da folha de pagamento em uma única moeda para auxiliar na análise global de custos. Ou pode ser desejável poder compartilhar relatórios em formato único com a administração distribuída pelo mundo.
Uma solução abrangente de serviço e tecnologia é essencial para fornecer um serviço global de folha de pagamento que também oferece suporte a relatórios globais precisos e atualizados, análises, visibilidade e controle dos principais dados. A seguir serão apresentados alguns critérios que as organizações devem ter em mente ao escolher ou implementar uma solução global de folha de pagamento:
Status do processamento – a clareza sobre o status do processamento da folha de pagamento em nível individual, em todo o mundo, com fácil acesso aos dados por meio de uma ferramenta de relatório global padronizada que alivia os volumes de trabalho diários. Procure painéis abrangentes – gráficos, mapas de calor e estatísticas métricas – que permitam visualizar detalhadamente os resultados da folha de pagamento.
Acessibilidade – a solução deve permitir que os gestores acessem as informações corretas da folha de pagamento no momento certo, e de qualquer lugar do mundo.
Consolidação – se for capaz de consolidar dados da folha de pagamento de sistemas distintos em um formato único, os relatórios globais ajudarão a produzir insights importantes que podem conduzir a decisões de negócios mais bem informadas.
Eficiência – uma seleção de relatórios padronizados ou a capacidade de fazer download dos principais dados em seu próprio data warehouse para relatórios internos ajuda a melhorar a eficiência. Isso também reduz as frustrações, aumenta o engajamento dos funcionários e, portanto, oferece um serviço de folha de pagamento aprimorado.
Controle – os principais indicadores de desempenho são comuns no ramo de folha de pagamento. Mas quão visíveis eles são nas operações atuais? Certifique-se de que haja acesso aos painéis de monitoramento de indicadores-chave de performance (Key Performance Indicators – KPIs) para acompanhar os resultados do fornecedor e do próprio serviço.
Auditoria – ela deve ter um mecanismo abrangente de auditoria e uma ferramenta de relatório, para dar tranquilidade aos seus auditores.
Se você está considerando a terceirização de folha de pagamento em vários países como uma das opções para sua empresa, confira nosso guia sobre terceirização de folha de pagamento.
