O que fazer quando os planos de continuidade de negócios falham

Não existe um livro de regras para cenários como a pandemia global, e mesmo as empresas mais bem preparadas devem pensar com calma. No entanto, existem medidas que as empresas podem aplicar para ajudar a planejar e lidar com estes tipos de perturbações inesperadas.

Falha no planejamento, planejamento falho. O velho ditado é certamente um sábio conselho, mas mesmo os melhores Planos de Continuidade de Negócios (Business Continuity Plans – BCPs) provavelmente apresentarão alguma falha diante na grave perturbação e incerteza causada por eventos globais na escala da pandemia de Covid-19 e da guerra na Ucrânia.

Mesmo os piores cenários previstos – como guerras, crimes cibernéticos ou desastres naturais – têm sido historicamente mais localizados, sem o impacto global nas pessoas, processos e sistemas que estas crises estão causando.

Como resultado, as empresas em todo o mundo estão tendo que repensar suas estratégias rapidamente. A questão, portanto, é como as empresas podem garantir respostas eficazes, eficientes e rápidas durante esta crise?

Colocando as pessoas como prioridade

Os funcionários devem ser a prioridade para todos os negócios. Medidas para protegê-los e apoiá-los devem ser postas em prática se ainda não estiverem no planejamento. A crise provavelmente afetará um grande número de funcionários de diferentes maneiras, portanto, é preciso considerar medidas atenuantes que podem ser tomadas agora para conduzirem a empresa a longo prazo.

Quanto se trata de operar a folha de pagamento global, acompanhar as mudanças na legislação é fundamental para garantir que o negócio esteja operando dentro das regras e regulamentos locais. As coisas estão evoluindo diariamente, por isso é importante acompanhar e responder às mudanças que acontecem neste cenário. Com tantas pessoas ainda trabalhando principalmente de casa, os gestores precisam considerar diferentes técnicas para manter seus times e funcionários de apoio em situações pessoais delicadas, com distanciamento social e possíveis doenças entre seus familiares, ou até mesmo alojados em abrigos temporários.

A comunicação com os funcionários é fundamental. Criar uma atmosfera transparente na qual os funcionários se sintam confortáveis para falarem sobre suas situações individuais aos seus superiores será fundamental para definir o melhor caminho a ser seguido. Da mesma forma, os líderes devem ser claros, diretos e tranquilos com os funcionários, mantendo os times conectados e seguindo na mesma direção.

Desenvolvendo resiliência

Os funcionários devem ser a prioridade para todos os negócios. Medidas para protegê-los e apoiá-los devem ser postas em prática se ainda não estiverem no planejamento. A crise provavelmente afetará um grande número de funcionários de diferentes maneiras, portanto, é preciso considerar medidas atenuantes que podem ser tomadas agora para conduzirem a empresa a longo prazo.

Quanto se trata de operar a folha de pagamento global, acompanhar as mudanças na legislação é fundamental para garantir que o negócio esteja operando dentro das regras e regulamentos locais. As coisas estão evoluindo diariamente, por isso é importante acompanhar e responder às mudanças que acontecem neste cenário. Com tantas pessoas ainda trabalhando principalmente de casa, os gestores precisam considerar diferentes técnicas para manter seus times e funcionários de apoio em situações pessoais delicadas, com distanciamento social e possíveis doenças entre seus familiares, ou até mesmo alojados em abrigos temporários.

A comunicação com os funcionários é fundamental. Criar uma atmosfera transparente na qual os funcionários se sintam confortáveis para falarem sobre suas situações individuais aos seus superiores será fundamental para definir o melhor caminho a ser seguido. Da mesma forma, os líderes devem ser claros, diretos e tranquilos com os funcionários, mantendo os times conectados e seguindo na mesma direção.

Pensando à frente

Depois que as empresas garantirem que seus processos fundamentais funcionam normalmente, é importante planejar o futuro.

É necessário identificar o nível mínimo de serviço viável e certificar-se de que o backup esteja disponível para manter essas operações críticas em funcionamento em meio a qualquer turbulência adicional. Com as cadeias de suprimentos globais sob ameaça, as empresas precisam criar planos para contornar qualquer possível interrupção.

O ambiente de trabalho também deve ser considerado. Onde e como as pessoas realizam seu trabalho mudou, e os gestores podem precisar de treinamento adicional sobre como lidar com seus relatórios remotamente. Pensar com antecedência sobre as formas pelas quais as pessoas poderão manter contato – como os times de marketing e vendas podem gerar e estimular leads da melhor forma utilizando uma nova combinação de interações online e presenciais?

Economicamente, os impactos das crises atuais provavelmente prevalecerão até muito depois que elas cessarem. As empresas devem reter liquidez adicional e estar atentas à manutenção do fluxo de caixa. Sempre que necessário, elas devem ter conversas antecipadas com os credores e garantir que as interrupções nas negociações das dívidas sejam realizadas a partir de uma posição de transparência antes que os pagamentos comecem a ser atrasados.

À medida que os governos revertem medidas emergenciais de apoio às empresas – como permitir arquivamentos atrasados e um hiato no recolhimento de imposto corporativo – é vital que as empresas cumpram suas obrigações.

Alguns setores, sem dúvida, serão mais afetados no curto e médio prazo, e o grau de dificuldade que as empresas enfrentarão dependerá de vários fatores, incluindo quanto dinheiro elas têm no banco, e do quão ágeis são seus processos de trabalho.

As organizações que vão perdurar são aquelas que adaptam e articulam seus negócios e estratégias de planejamento de continuidade à medida em que os cenários de crise evoluem. Se você precisar de ajuda para entender como minimizar os riscos de não-compliance em seu processamento de folha de pagamento, quer sua empresa tenha um único funcionário ou milhares em todo o mundo, visite nossa página de  serviços globais de folha de pagamento. Talvez possamos te ajudar.