Como uma relação bem-sucedida de terceirização de folha de pagamento pode otimizar a experiência de seus funcionários
A experiência do funcionário (employee experience – EX) descreve como ele vê a empresa como um todo e sua função dentro dela. Isso afeta tudo em um negócio, desde a cultura local até a retenção de talentos e até mesmo a produtividade. Quando a experiência do funcionário é positiva eles ficam satisfeitos, engajados e capazes de realizar seu trabalho de forma eficiente. Esse é um efeito em cadeia que se espalha por toda a empresa.
Com muitas empresas afetadas pela pandemia da Covid-19 – e o trabalho remoto se tornando a regra, em alguns casos – é provavelmente mais importante do que nunca que as empresas coloquem os interesses de seus funcionários na linha de frente de suas preocupações e, acredite ou não, o processamento contínuo da folha de pagamento tem um papel fundamental a desempenhar neste contexto.
Por que o processamento da folha de pagamento deveria impactar a EX?
Independentemente de seu tamanho, as empresas precisam acertar sua folha de pagamento nas datas preestabelecidas, ou elas correm o risco de deixar os funcionários insatisfeitos, resultando em baixa produtividade e desinteresse. Esta é uma das razões pelas quais ter “apenas” um provedor de folha de pagamento não é suficiente. As empresas precisam ter um parceiro que seja flexível o suficiente para ser capaz de se adaptar ao crescimento da empresa e às necessidades específicas.
Alguns provedores afirmam que isso pode ser feito com o software de folha de pagamento certo, mas é preciso mais do que boa tecnologia para impactar positivamente a experiência do funcionário de um cliente.
E esta é uma lição que as empresas que estão entrando no mundo da terceirização pela primeira vez às vezes aprendem da maneira mais difícil.
O que pode dar errado?
Em suma, muitos fatores podem contribuir para erros no processamento da folha de pagamento de uma empresa, o que, consequentemente, cria um impacto negativo na experiência do funcionário. Eles podem incluir:
- a complexidade regulatória local que envolve cálculos de dedução e benefícios locais obrigatórios;
- ter que processar a folha de pagamento em vários países, o que se traduz em um espectro diversificado de complexidades regulatórias em cada um de seus idiomas locais;
- protocolos de segurança para manter o compliance com a privacidade de dados;
- integração com diferentes plataformas (HCMs, T&A, ERPs, etc.); e
a necessidade de gerar diferentes tipos de relatórios.
O Fórum Econômico Mundial declarou que há uma epidemia global de problemas de saúde mental e doenças relacionadas. Os empregadores têm o dever para com seus funcionários de pagá-los corretamente e dentro do prazo, para evitar ansiedade desnecessária.
Se associando a um provedor de folha de pagamento
Acreditamos que um provedor terceirizado deve ser uma extensão da equipe de folha de pagamento do cliente, formando uma parceria forte e flexível que evolui conforme as necessidades do cliente, com a sensação de fazerem parte de uma equipe.
É uma combinação de entender a necessidade do cliente e ter:
- uma abordagem colaborativa na relação;
- uma comunicação saudável e fluente adotada;
- acordos de nível de serviço (Service Level Agreemente – SLA) adequados em vigor (e compliance com eles); e
- o conhecimento local.
- … junto com a tecnologia que permita todos os itens acima.
No complexo ambiente de terceirização de folha de pagamento, o objetivo é estabelecer parcerias criando e construindo relações abertas e de confiança, onde a cultura corporativa de um cliente é bem compreendida e alinhada pelo provedor terceirizado, para criar um modelo de entrega que possa das suporte ao cliente, ao mesmo tempo em que fornece um serviço único ao cliente que atende às necessidades comerciais dos clientes e melhora a experiência dos funcionários.
Para isso, os clientes esperam e exigem uma mentalidade inovadora e voltada para o futuro, para sempre encontrar formas de simplificar um mundo complexo. Nos negócios, a velocidade é importante. Muitas decisões e ações comerciais têm um impacto direto na experiência do funcionário. Serviço de qualidade, flexibilidade, adaptabilidade, cooperação e uma abordagem rápida e voltada para a solução são fundamentais para conseguir e reter clientes mantendo seus funcionários satisfeitos.
Um processo de folha de pagamento bem-sucedido deve inspirar o sentimento de um funcionário ser o ativo mais valioso de uma empresa.
O que contribui para uma ótima experiência do funcionário do cliente é sempre receber seu pagamento corretamente e dentro do prazo, ter uma compreensão de “como as coisas funcionam”, recebendo orientações descomplicadas, e ter acesso único, simples e seguro, aos documentos pessoais e da empresa.
“Nossa equipe é nosso ativo mais importante”. Muitas empresas têm feito essa afirmação ao longo dos anos, mas ainda pode haver funcionários que pensam que o negócio está valorizando mais a tecnologia e/ou a rentabilidade da empresa. A personalização é o futuro no mundo da terceirização dos recursos humanos e folha de pagamento (HRP, em inglês).
O papel da tecnologia no mundo da terceirização da folha de pagamento
Na TMF Group, vemos a tecnologia como um elemento que facilita o processo de folha de pagamento. Para nós, o papel do nosso time continua sendo o fator crítico para o processamento bem-sucedido da folha de pagamento.
A tecnologia é importante, mas é um meio para atingir uma finalidade. A capacidade de serviço envolvida em qualquer tecnologia, juntamente como o conhecimento das jurisdições locais, é onde o valor é realmente agregado. Normalmente, o mercado é apaixonado pela tecnologia, mas a mecânica de execução perfeita e a boa experiência depende da equipe que faz o melhor uso dessa tecnologia.
Os clientes procuram por um processo contínuo, dirigido por profissionais que reconhecem onde as coisas podem dar errado. A integração total com o cliente é fundamental para entender a cultura e suas práticas comerciais, como elas operam, onde normalmente cometem erros e como aproveitar nossa experiência com elas.
A capacidade de ser flexível e se adaptar às práticas comerciais de um cliente é essencial para obter o resultado que eles desejam. Pode haver nuances, seja entre países, entre práticas comerciais ou diferenças culturais, e é neste ponto que o valor de uma parceria vem à tona. O provedor de folha de pagamento pode ter padrões rígidos – na verdade, deveria ser uma obrigação – mas eles também devem ser maleáveis o suficiente para se adequar perfeitamente à cultura única do cliente.
Como a TMF pode ajudar?
Não somos “apenas” um provedor de folha de pagamento. Adotamos uma abordagem de parceria com nossos clientes, adaptamos nossos serviços às suas necessidades e processos específicos.
Visite nossa página de serviços globais de folha de pagamento e RH para saber como podemos ajudá-lo a otimizar a experiência de seus funcionários.
