中国新《档案法》2021年施行,企业档案管理要注意哪些方面?

中国新《档案法》的实施,会对企业带来何等影响?企业又该注意哪些方面?对此,TMF中国办事处专家汇整了五大重点,旨在为企业提供指引。

对于企业而言,档案是保护企业合法权益的法律凭证,是维护企业和员工利益的保障。在企业发展的过程中,档案也作为重要的信息资源。良好的档案管理还能够帮助企业整理好重要的商业机密。

而新《档案法》的实施,会对企业带来何等影响?企业又该注意哪些方面?

背景缘由:

作为新中国第一部档案法,《中华人民共和国档案法》于1987年公布并于1988年1月1日起正式施行。此后,为适应经济社会发展,档案法分别在1996年和2016年经历了两次修正。

今年6月20日,新修订的《中国人民共和国档案法》(以下简称新《档案法》)由十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过并公布,将于明年1月1日起施行。

有何变化?

新《档案法》由原来的六章27条扩充到八章53条,新增“档案信息化建设”和“监督检查”两个章节,对加强档案信息化建设、保障档案信息安全以及档案主管部门监督检查机制作出了具体规定。此外,新法还明确了相关违法行为的处罚金额,使其更具操作性。

企业需注意些什么?

一. 档案机构和档案工作人员的设置

新《档案法》规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案。

另外,根据《外商投资企业档案管理暂行规定》,外商投资企业应当加强对其档案工作的领导,把企业档案工作列入企业管理计划,并确定管理档案的部门和人员负责企业的档案工作。

可见,《档案法》也适用于外资企业。外资企业的档案工作和档案管理也是国家档案工作和档案管理的组成部分。外资企业应当根据自身实际情况,设立档案部门或委任相关人员负责企业的档案管理工作。

二. 健全档案管理制度及档案服务外包

新《档案法》规定,应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织,必须建立档案工作责任制,依法健全档案的管理制度。

健全的档案管理制度应当包含归档制度、保管制度、利用制度、信息化制度等,好让企业档案工作能够顺利实施。外资企业也应当制定适合自己的档案管理制度,以作为企业内部规章管理的一部分,并依据企业的发展情况及时做出更新或者修订。

关于档案保存的地点和要求,新《档案法》规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备,确保档案的安全;同时采用先进技术,实现档案管理的现代化。《外商投资企业档案管理暂行规定》也如是指出。

然而现实情况是,很多外资企业并不具备符合要求的档案保存场所,因此将档案保管外包给有资质的第三方档案服务企业。所以,为了适应这种新变化,在这次修订中,新《档案法》也相应加入了相关条款。

外资企业可以选择委托符合条件的档案服务企业(受托方)进行档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务。受托方应当建立档案服务管理制度,遵守有关安全保密规定,确保档案的安全。

三. 档案信息化建设和电子档案

伴随着信息技术的发展,越来越多的档案已经由传统的纸质载体转变为电子化载体,档案信息化建设和保证档案信息安全也成为了新时期档案工作的重中之重。

新《档案法》明确了电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。前提是电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

外资企业在日常经营活动中,应当积极推进电子档案管理信息系统建设,与办公自动化系统、业务系统等互相衔接。

四. 档案归档范围

根据新《档案法》规定,就外资企业而言,应当纳入归档范围的是能够反映企业主要研发、建设、生产、经营和服务活动,以及维护企业权益和职工权益的材料。

《外商投资企业档案管理暂行规定》则更为具体地列举出外资企业文件材料的归档范围,共14个方面,给外资企业归档工作提供了明确的指引。

五. 档案保管期限

档案保管期限分永久、长期、短期三种。具有长远查考利用及研究价值的永久保存;在一定时期内有查考利用价值的长期或短期保存;凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限从长。

在归档范围内的重要文件材料,应当永久保管;一般性文件材料,应当定期保管,一般分为30年、10年。

会计档案作为企业经营过程中形成的一种特殊档案,国家档案局专门制定了《会计档案管理办法》,并规定了各类会计档案的保管期限。

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TMF中国办事处全球实体管理专家提醒,外资企业应当遵守上述相关法律法规,认真做好本企业各类档案的归档和管理工作,依法合规地从事经营活动,避免违规行为的发生。

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