Las ventajas y desventajas de los centros de servicios compartidos para la contabilidad y las finanzas

¿Establecer un centro de servicios compartidos (CSC) es la jugada adecuada para su compañía? Le compartimos algunos factores claves para considerar.

Las compañías que buscan consolidar y centralizar sus funciones de contabilidad y finanzas, normalmente quieren hacerlo por:

  • La estandarización de procesos y la eficiencia: con procesos estandarizados, es más fácil diseñar y actualizar el ambiente de control y elaborar informes consistentes de entrada y salida. El trabajo de revisión se simplifica y las reiteraciones se reducen.
  • El ahorro de costos: esto es lo más fácil. La automatización y el proceso de optimización pueden reducir costos sustancialmente.
  • La perspectiva de negocios: las compañías con una función de contabilidad descentralizada invierten una cantidad de tiempo significativa recolectando información, pero no la analizan. Para cuando la información de gestión sea recolectada y los informes estén disponibles, podría estar desactualizada y ser irrelevante.

El establecimiento de centros de servicios compartidos puede ayudar a las compañías a ahorrar dinero y operar de forma más eficiente. No obstante, las ventajas también deben compararse con las desventajas.

Las ventajas

1. Cultura orientada al rendimiento

La mayoría de las compañías no utilizan KPI (indicadores clave de rendimiento, en español) para monitorear las actividades de las funciones internas de contabilidad y finanzas. Aquellas que sí lo hacen, tienden a enfocarse en indicadores tradicionales externos, incluyendo días de cuentas por cobrar y días de cuentas por pagar. El enfoque total cambia con un CSC. Las funciones de contabilidad y finanzas son gestionadas como un servicio, y medidas desde una perspectiva de eficiencia y productividad.

Los KPI más populares utilizados en los CSC miden el número de facturas por FTE (equivalente a tiempo completo, en español), el costo del FTE como porcentaje de ingresos, porcentaje de errores, número de entradas manuales, etc. El monitoreo continuo de estos KPI ayuda a las organizaciones a identificar áreas de mejora y automatización.

2. Gestión de talento

En muchos países, quienes se desempeñan en el área de finanzas se quejan de los desafíos para obtener el nivel adecuado de habilidades y experiencia. La centralización de las funciones de contabilidad y finanzas puede ayudar a resolver algunos de estos problemas mediante la localización de actividades en los países con el talento disponible.

3. Organización simplificada

La transformación hacia un modelo de CSC impulsa a las organizaciones a reconsiderar íntegramente la manera en la que operan. Es una oportunidad de revisar no solo cómo se pueden realizar determinadas tareas de manera más eficiente, sino también de preguntarse si las tareas son realmente necesarias.

Las desventajas

1. Riesgos de cumplimiento

¿Cómo se asegura que el CSC se mantenga en cumplimiento con las leyes locales en todos los países en los que opera su negocio? Si bien la contabilidad transaccional puede acomodarse fácilmente en un CSC, aún habrá una necesidad de cumplir con los requisitos de presentación de informes contables y financieros locales. Los procesos adicionales, incluyendo la reconciliación de datos y herramientas para la supervisión y el seguimiento, podrían necesitar ser desarrollados y monitoreados, y podría buscarse la asistencia especializada para cubrir cualquier falta de conocimiento.

2. La falta de conocimiento técnico local

Las reglas contables y tributarias locales difieren entre países. Sí, hay aspectos en común, pero cada país tiene sus propias regulaciones y requisitos de presentación de informes que son únicos. Nuestra investigación demuestra que en el 70% de las jurisdicciones encuestadas, las autoridades locales determinan el formato de los informes contables. Existen muchos países en los cuales los GAAP locales (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, en español) son diferentes a las IFRS (Normas Internacionales de Información Financiera, en español). Ambos deben ser convertidos a GAAP locales y reglas para depreciación, reevaluación de moneda extranjera o consideración de capitalización de activos fijos.

Si bien existe una tendencia en la alineación de reglas con el IVA (Impuesto al Valor Agregado) y el IGV (Impuesto General sobre las Ventas), el impuesto corporativo y la retención de impuestos se basan en reglas específicas locales, y las disposiciones para la deducibilidad de gastos o para lo que representa la suficiente documentación de respaldo aún pueden variar. Es muy difícil para un centro de servicios compartidos estar 100% informado y actualizado en cada jurisdicción en el mundo. Los expertos de TMF Group en más de 80 jurisdicciones no solo mantienen el cumplimiento con los estándares actuales, sino que también monitorean los cambios regulatorios y comparten actualizaciones con los clientes a tiempo.

3. La falta de relaciones locales

El contacto regular con las autoridades fiscales locales es un factor importante para mantener sus operaciones en cumplimiento. La habilidad para conversar con las autoridades en el idioma local y responder preguntas rápidamente es fundamental. Las zonas horarias también son importantes. La falta de respuesta a tiempo y de manera adecuada puede generar multas y penalidades.

Otro problema fundamental es la ubicación y la adaptación cultural. ¿Está en el mismo país o en una ubicación remota? Los CSC en el mismo país son más populares. Si bien el ahorro de costos es menor, los aspectos no financieros (tales como una mejor adaptación cultural) pueden ser ventajosos.

Contáctenos

Al considerar cambiarse a un CSC, una buena idea es comenzar el proceso de transición en una región menos compleja y obtener asesoría especializada, a fin de identificar los informes de salida que pueden ser estandarizados y las variaciones específicas para cada jurisdicción que deben considerarse.

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