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Senior Director Fund Services, TMF Group
Head of Product Innovation Fund Services North America, TMF Group
Development Director, TMF Group
Publicado
04 septiembre 2023
Tiempo de lectura
5 minutos

Tercerizar la administración de fondos: ocho factores para el éxito

Para las empresas de inversión, la tercerización de la administración de fondos ofrece importantes ventajas en forma de eficiencia operativa, ahorro de costos y acceso a tecnología y conocimientos especializados. Sin embargo, para quienes tercerizan por primera vez o se plantean cambiar de proveedor, el proceso puede parecer desalentador. En el siguiente artículo analizamos ocho criterios para el éxito de la tercerización.

Para muchas empresas de capital de riesgo (VC – Venture Capital) y capital privado (PE - Private Equity), tercerizar la administración de fondos por primera vez no es sólo un desafío práctico, sino también emocional. “Dejar ir” y confiar las operaciones principales a un proveedor de servicios externo requiere un cambio de mentalidad. Del mismo modo, tomar la decisión de cambiar de proveedor puede parecer un dolor de cabeza que no vale la pena.

Sin embargo, la transición a un (nuevo) proveedor externo de administración de fondos no tiene por qué ser difícil. Detallamos ocho factores que pueden contribuir a que el proceso sea un éxito.

1. Trayectoria y experiencia

Seleccionar un proveedor de servicios con las credenciales y la experiencia adecuadas es fundamental. El proveedor de servicios debe ser capaz de demostrar una trayectoria consolidada en el sector, tener un conocimiento profundo de los requisitos normativos, ajustarse a las mejores prácticas del sector y ofrecer acceso a la tecnología más avanzada.

Debería ser sencillo determinar si un proveedor potencial está presente en las jurisdicciones adecuadas (tanto para la empresa como para sus inversores), si cuenta con la asignación de recursos adecuada al sector de las PE/VC y si tiene conocimientos suficientes de las estructuras apropiadas para cada jurisdicción.

2. Sólida capacidad de integración e implementación

Los mejores proveedores de tercerización cuentan con procesos sólidos y bien establecidos para la incorporación de nuevos clientes o fondos. Ofrecerán un enfoque riguroso de gestión de proyectos para la incorporación de nuevas entidades a sus plataformas. Deben ser capaces de proporcionar una idea clara del periodo de implementación previsto por la entidad (ya sean nuevos fondos, fondos existentes, vehículos de coinversión, entidades de socios generales o sociedades de gestión), junto con un calendario y un enfoque de la implementación. Un punto de decisión en torno a la transferencia de toda la información histórica para calcular métricas, como la tasa interna de rentabilidad, o la transferencia a partir de una fecha límite son algunas de las consideraciones que deben tenerse en cuenta.

3. Expectativas claras

El éxito de la tercerización de la administración de fondos se basa en expectativas claras, parámetros de rendimiento y mecanismos de información que ofrezcan visibilidad y responsabilidad. Debe haber líneas abiertas de comunicación, con actualizaciones regulares, informes exhaustivos y reuniones periódicas para ayudar a establecer la confianza. Los gestores de fondos deben poder acceder a los informes que necesiten, cuando los necesiten, a través de portales avanzados para clientes, por ejemplo.

El diálogo abierto y transparente fomenta un enfoque de colaboración y ayuda a identificar áreas de mejora y a abordar cualquier preocupación con prontitud.

4. Roles y responsabilidades bien definidas

Lo ideal sería que un proveedor de tercerización ofreciera un único punto de contacto que entendiera y pudiera gestionar un equipo de servicio global y una serie de entidades y recursos. Los directores generales y los gestores de fondos deben poder mantener relaciones de igual a igual con los miembros del equipo del proveedor de tercerización, siempre que sea necesario.

También es importante establecer qué nivel de implicación se requiere del equipo del cliente. En un mundo ideal, la empresa de inversión debería ser capaz de pasar a un papel más centrado en la supervisión, con socios y empleados facultados para centrarse en la toma de decisiones estratégicas, la gestión de riesgos y la supervisión del cumplimiento.

5. Transparencia del costo

Una de las principales razones para tercerizar la administración de fondos es lograr la previsibilidad y la eficiencia de los costos. La transparencia en la fijación de precios, incluido un desglose de las comisiones y gastos de las distintas actividades, es esencial. Antes de elegir a un proveedor de tercerización, las empresas de inversión deben evaluar y comparar la estructura de precios y los costos asociados - por igual - entre los posibles candidatos. Algunos proveedores ofrecen una plantilla para facilitar esta tarea. Es fundamental encontrar un equilibrio entre costo y valor, teniendo en cuenta la experiencia y las capacidades tecnológicas de los posibles proveedores.

6. Adaptabilidad y flexibilidad

A medida que las empresas de inversión crecen o lanzan nuevos fondos, el proveedor subcontratado debe tener la capacidad de escalar y flexibilizarse para adaptarse a la carga de trabajo creciente o cambiante. La flexibilidad en la oferta de servicios permite a las empresas adaptar su administración tercerizada de fondos a requisitos específicos, como estructuras de fondos, alcance geográfico y formatos de información. Puede tener sentido tercerizar la administración de un fondo específico para tantear el terreno y comprobar si el proveedor se adapta bien.

7. Seguridad y privacidad de la información

Es fundamental que los administradores de fondos tercerizados dispongan de medidas adecuadas de seguridad y privacidad de los datos, y que cumplan la normativa pertinente en materia de protección de datos. Para mitigar el riesgo de filtración de datos o de acceso no autorizado, deben aplicarse tecnologías, protocolos y políticas sólidas, como el cifrado, la transmisión segura de datos y las auditorías periódicas. Contratar a un proveedor con un historial probado en seguridad y privacidad de datos ayuda a protegerse contra posibles daños a la reputación e infracciones de la normativa.

8. Cumplimiento y gestión del riesgo

La tercerización de la administración de fondos no exime a las empresas de inversión de sus responsabilidades en materia de gestión de riesgos y cumplimiento de la normativa. Aunque un proveedor de servicios competente puede aliviar ciertos riesgos operativos, la responsabilidad recae en última instancia en la empresa de inversión. Por ello, es fundamental evaluar el marco de gestión de riesgos, los controles internos y los procedimientos de cumplimiento del proveedor de servicios. Deben definirse expectativas y responsabilidades claras mediante acuerdos contractuales sólidos y acuerdos de nivel de servicio. Deben realizarse controles y auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y mitigar los posibles riesgos asociados a las actividades tercerizadas.

Al superar el reto mental de “dejar ir”, las empresas de capital de riesgo y de capital de inversión pueden adoptar con éxito la tercerización a un administrador de fondos externo de confianza como una oportunidad de crecimiento y eficiencia, y centrarse en su actividad principal de inversión.

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